PAGE審計(jì)局檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)審計(jì)局檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)局在各項(xiàng)審計(jì)工作中形成的各類檔案資料的移交管理，包括但不限于審計(jì)項(xiàng)目檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原始狀態(tài)，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映審計(jì)工作的全過(guò)程。3.及時(shí)規(guī)范原則：檔案形成后應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序及時(shí)移交，移交過(guò)程應(yīng)規(guī)范有序，確保檔案質(zhì)量。4.便于利用原則：檔案移交應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案移交的范圍與分類（一）審計(jì)項(xiàng)目檔案1.審計(jì)通知書(shū)：包括審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、審計(jì)通知書(shū)及相關(guān)附件。2.審計(jì)工作方案：審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施前制定的工作方案、計(jì)劃等。3.審計(jì)證據(jù)：審計(jì)過(guò)程中收集的各種證明材料、文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)等。4.審計(jì)工作底稿：記錄審計(jì)人員工作過(guò)程和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的詳細(xì)記錄。5.審計(jì)報(bào)告：包括審計(jì)報(bào)告正文、審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)移送處理書(shū)等。6.被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及整改情況：被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的反饋意見(jiàn)以及整改落實(shí)情況的相關(guān)資料。（二）文書(shū)檔案1.上級(jí)文件：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與審計(jì)工作相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.本局文件：本局制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告等。3.對(duì)外發(fā)文：本局發(fā)送給其他單位的文件、函件等。4.收文登記：記錄本局收到的各類文件的登記薄。（三）財(cái)務(wù)檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算：年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制及執(zhí)行情況的相關(guān)資料。2.會(huì)計(jì)憑證：記賬憑證、原始憑證等。3.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。4.財(cái)務(wù)報(bào)表：年度財(cái)務(wù)報(bào)表、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：本局內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)以及接受外部審計(jì)的報(bào)告。（四）電子檔案1.電子審計(jì)項(xiàng)目檔案：與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的電子文檔、數(shù)據(jù)文件、電子表格等。2.電子文書(shū)檔案：本局形成的電子文件，包括電子公文、電子郵件等。3.電子財(cái)務(wù)檔案：電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。三、檔案移交的職責(zé)分工（一）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和裝訂工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、檢查和交接工作。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案移交計(jì)劃和流程，指導(dǎo)檔案形成部門做好檔案整理工作。2.接收檔案形成部門移交的檔案，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核、檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（三）審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.對(duì)審計(jì)項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，督促審計(jì)人員及時(shí)整理和移交檔案。2.審核審計(jì)項(xiàng)目檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。3.配合檔案管理部門做好審計(jì)項(xiàng)目檔案的移交和管理工作。四、檔案移交的流程（一）檔案整理1.檔案形成部門在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束或文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案資料的有序排列。2.審計(jì)項(xiàng)目檔案應(yīng)按照審計(jì)程序的先后順序進(jìn)行排列，文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列，財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求進(jìn)行排列。3.對(duì)每份檔案資料應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、日期、編號(hào)等信息，便于查閱和管理。（二）檔案移交申請(qǐng)1.檔案形成部門整理好檔案后，填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.《檔案移交申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保檔案移交申請(qǐng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、保管期限等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料，直至檔案符合要求。（四）檔案交接1.檔案審核通過(guò)后，檔案形成部門與檔案管理部門辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，注明檔案的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息。2.《檔案交接清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。（五）檔案存儲(chǔ)1.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，按照檔案保管期限進(jìn)行排列上架；對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限等信息，便于檔案的查找和管理。五、檔案移交的時(shí)間要求（一）審計(jì)項(xiàng)目檔案1.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)組應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將審計(jì)項(xiàng)目檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.審計(jì)項(xiàng)目檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。審計(jì)組應(yīng)在檔案移交時(shí)注明檔案的保管期限。（二）文書(shū)檔案1.本局形成的各類文書(shū)檔案，應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理移交至檔案管理部門。2.上級(jí)文件應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)月內(nèi)將財(cái)務(wù)檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.財(cái)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。（四）電子檔案1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步移交。在檔案形成部門整理紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)將相關(guān)電子檔案進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。2.電子檔案移交時(shí)應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合檔案管理要求，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)和登記。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）完整性1.移交的檔案應(yīng)涵蓋審計(jì)工作或文件形成過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括相關(guān)的文件、資料、記錄等，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。2.對(duì)于審計(jì)項(xiàng)目檔案，應(yīng)包括從審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)到結(jié)束的全過(guò)程資料，不得遺漏重要文件和信息。（二）準(zhǔn)確性1.檔案資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)應(yīng)可靠無(wú)誤。審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告等應(yīng)與實(shí)際審計(jì)情況相符，不得存在虛假記錄或錯(cuò)誤信息。2.文件的編號(hào)、日期、名稱等標(biāo)識(shí)應(yīng)準(zhǔn)確清晰，便于查閱和管理。（三）規(guī)范性1.檔案整理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本局制定的檔案分類方案，分類科學(xué)合理，編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一。2.檔案的裝訂應(yīng)整齊牢固，紙張規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，幅面過(guò)大的文件應(yīng)折疊整齊，小于A4紙的文件應(yīng)粘貼在A4紙上。3.檔案目錄應(yīng)編制規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確完整，便于檢索和利用。七、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行自查，檢查檔案移交的流程是否規(guī)范、檔案質(zhì)量是否符合要求、檔案存儲(chǔ)是否安全等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。（二）上級(jí)監(jiān)督1.上級(jí)檔案管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對(duì)本局檔案移交工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。2.本局應(yīng)積極配合上級(jí)監(jiān)督檢查工作，及時(shí)匯報(bào)檔案移交工作情況，對(duì)提出的問(wèn)題和建議應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案移交制度，導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞、泄露等問(wèn)題的，應(yīng)追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、責(zé)令整改、通報(bào)批評(píng)、紀(jì)律處分等，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)依法追究法律責(zé)任。八、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)查閱檔案的必要性和合規(guī)性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。（二）借閱規(guī)定1.本局工作人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手