PAGE局檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。（四）職責(zé)分工1.綜合檔案室負(fù)責(zé)制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括本局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、大事記、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)工作類：涉及本局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件、資料、合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.人事管理類：干部職工的人事檔案、任免文件、考核材料、工資福利、獎(jiǎng)懲記錄等。4.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.聲像及實(shí)物類：本局工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、光盤、獎(jiǎng)杯、證書、印章等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)和數(shù)量，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)方式，便于檔案的查找和管理。（四）整理方法1.分類：將收集到的檔案按照行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理、聲像及實(shí)物等類別進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙張較小或破損的文件材料進(jìn)行粘貼、修補(bǔ)，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便查閱和檢索。三、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向綜合檔案室移交。2.對(duì)于一些特殊的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、目錄完整。2.檔案應(yīng)編制移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（三）移交程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案及移交清單一并送至綜合檔案室。2.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.經(jīng)核對(duì)無誤后，綜合檔案室接收檔案，并在移交清單上簽字蓋章。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等確定其保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來源、形式等因素，綜合分析檔案的保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管檔案。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管檔案，保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.對(duì)已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將其歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案。外單位查閱本局檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局提出查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到綜合檔案室查閱。查閱申請(qǐng)應(yīng)留存檔案。（三）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.需要復(fù)印、拍照檔案的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋1.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將查閱情況反饋給綜合檔案室，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或?qū)n案利用有意見建議，應(yīng)及時(shí)提出。2.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)本局重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保存要求。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，確保其與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：通過關(guān)鍵詞、分類號(hào)、題名等多種方式進(jìn)行檔案檢索查詢，快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。3.借閱管理：對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行登記、審批和跟蹤管理，確保檔案借閱的規(guī)范、安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔