PAGE校車使用檔案管理制度一、總則（一）目的為加強校車使用管理，規(guī)范校車使用檔案建設(shè)，確保校車運行安全、有序，依據(jù)《校車安全管理條例》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。本制度旨在通過建立完善的校車使用檔案，全面記錄校車從購置到報廢全過程的相關(guān)信息，為校車的日常管理、維護(hù)保養(yǎng)、安全檢查、應(yīng)急處置等工作提供準(zhǔn)確、詳實的依據(jù)，保障師生乘坐校車的安全。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所有用于接送師生的校車，包括自有校車和租用校車。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容真實、合法、有效。2.完整性原則：全面記錄校車使用過程中的各類信息，做到資料完整、不遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如實反映校車的實際情況。4.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保管和查閱應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案內(nèi)容（一）校車基本信息檔案1.車輛購置信息校車的品牌、型號、車架號、發(fā)動機號、購置時間、購置價格等詳細(xì)信息。購車發(fā)票、車輛合格證、車輛購置稅完稅證明等相關(guān)原始憑證的復(fù)印件。2.車輛技術(shù)參數(shù)車身尺寸、座位數(shù)、核載人數(shù)、整備質(zhì)量、最大允許總質(zhì)量等技術(shù)參數(shù)。車輛的安全配置，如安全帶、安全錘、滅火器、急救箱等配備情況。3.車輛保險信息交強險、商業(yè)險的保險單號、保險期限、保險金額等信息。保險理賠記錄，包括事故時間、地點、原因、理賠金額等。（二）校車維護(hù)保養(yǎng)檔案1.維護(hù)保養(yǎng)計劃根據(jù)校車的使用年限、行駛里程、使用頻率等制定年度維護(hù)保養(yǎng)計劃。計劃內(nèi)容包括維護(hù)保養(yǎng)項目、時間安排、責(zé)任人等。2.維護(hù)保養(yǎng)記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的時間、地點、維修項目、更換零部件名稱及型號、維修費用等詳細(xì)記錄。維修保養(yǎng)過程中的照片、維修工單、零部件更換清單等相關(guān)資料。3.定期檢測報告按照規(guī)定定期對校車進(jìn)行安全技術(shù)檢測，檢測報告應(yīng)包括車輛外觀、制動系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎磨損等方面的檢測結(jié)果。檢測不合格項目的整改記錄，包括整改措施、整改時間、整改責(zé)任人及整改后復(fù)查情況。（三）校車安全檢查檔案1.日常安全檢查記錄駕駛員每日對校車進(jìn)行的安全檢查記錄，包括車輛外觀、輪胎氣壓、制動系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、車內(nèi)設(shè)施等方面的檢查情況。檢查發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時維修或上報，并記錄處理結(jié)果。2.月度安全檢查記錄每月由專人對校車進(jìn)行全面安全檢查的記錄，檢查內(nèi)容包括車輛整體狀況、安全設(shè)施配備、駕駛員資質(zhì)等。檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況，對存在安全隱患的校車下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限，整改完成后進(jìn)行復(fù)查并記錄復(fù)查結(jié)果。3.專項安全檢查記錄在特殊時期或針對特定安全問題開展的專項安全檢查記錄，如汛期、冬季等季節(jié)性安全檢查，以及對校車消防設(shè)施、應(yīng)急逃生通道等專項檢查。專項檢查報告，包括檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等。（四）校車駕駛員檔案1.駕駛員基本信息駕駛員的姓名、性別、年齡、身份證號碼、準(zhǔn)駕車型、駕駛證有效期等個人基本信息。駕駛員的聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。2.駕駛員資質(zhì)證明駕駛證原件及復(fù)印件，確保駕駛證準(zhǔn)駕車型與所駕校車相符，且駕駛證狀態(tài)正常。從業(yè)資格證原件及復(fù)印件，證明駕駛員具備從事校車駕駛工作的資格。3.駕駛員培訓(xùn)記錄參加校車駕駛員相關(guān)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核結(jié)果等。培訓(xùn)證書及相關(guān)資料復(fù)印件。4.駕駛員獎懲記錄對駕駛員在安全駕駛、服務(wù)質(zhì)量等方面的獎懲情況記錄，包括獎勵時間、獎勵事由、處罰時間、處罰原因等。（五）校車運行檔案1.運行線路及時間安排校車的運行線路圖，標(biāo)注起點、終點、途經(jīng)站點及行駛里程。詳細(xì)的運行時間表，包括每日各趟次的出發(fā)時間、到達(dá)時間、預(yù)計行駛時間等。2.乘車學(xué)生信息乘坐校車學(xué)生的名單，包括姓名、年級、班級、家庭住址、聯(lián)系方式等。學(xué)生乘車座位安排表，確保學(xué)生乘坐安全有序。3.運行記錄校車每日運行的實際情況記錄，包括出車時間、回場時間、行駛里程、運行過程中的異常情況（如車輛故障、交通事故等）及處理情況。運行過程中的視頻監(jiān)控資料，保存一定期限，以備查閱。（六）校車事故檔案1.事故基本情況事故發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、傷亡情況等詳細(xì)信息。事故現(xiàn)場照片、視頻資料，以及相關(guān)證人證言。2.事故調(diào)查處理記錄事故調(diào)查過程中形成的各類文件、報告，包括事故原因分析、責(zé)任認(rèn)定等。事故處理結(jié)果，如對相關(guān)責(zé)任人的處理決定、事故賠償情況等。3.事故整改措施根據(jù)事故原因制定的整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。整改措施的落實情況及效果評估。三、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.各部門負(fù)責(zé)收集、整理本部門職責(zé)范圍內(nèi)與校車使用相關(guān)的資料，并按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行分類、編號。2.資料收集應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保檔案信息的真實性和可靠性。對于重要資料，應(yīng)保留原始憑證，并同時提供復(fù)印件作為檔案備份。（二）檔案歸檔1.每月末，各部門將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核、驗收，確保檔案資料符合要求。2.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行歸檔，建立檔案目錄索引，便于查詢和管理。3.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全、完整和可查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、檔案架等。（二）保管期限1.校車基本信息檔案、校車事故檔案應(yīng)永久保存。2.校車維護(hù)保養(yǎng)檔案、校車安全檢查檔案、校車駕駛員檔案、校車運行檔案的保管期限為自校車報廢之日起不少于10年。（三）檔案整理與清查1.檔案管理部門每年定期對檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.每兩年對檔案進(jìn)行一次全面清查，核實檔案數(shù)量、保管狀況及存放位置等，確保檔案賬實相符。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱校車使用檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及校車安全事故調(diào)查、處理等特殊情況的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信、工作證等有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對查閱人員進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.原則上不允許借閱校車使用檔案。如因特殊原因確需借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱人聯(lián)系方式等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過7個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任。2.對涉及校車安全、駕駛員信息、學(xué)生個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱范圍，防止信息泄露。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（二）違規(guī)處理1.對違反檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。