PAGE中國人壽檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國人壽檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國人壽各級機(jī)構(gòu)、部門及其員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中國人壽檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存公司在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和管理環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案利用工作，為公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司檔案管理整體水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)形成和完整歸檔。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、編目等工作，保證檔案整理的規(guī)范性。3.嚴(yán)格遵守檔案保管制度，妥善保管本部門形成的檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門保管期滿的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行集中管理。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并配合做好相關(guān)手續(xù)辦理和檔案利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，提高檔案管理工作效率。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.公司各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等各種載體形式，應(yīng)保證其齊全、完整、真實(shí)、有效。3.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利開展。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.檔案整理應(yīng)包括區(qū)分全宗、分類、編號、編目、裝訂等環(huán)節(jié)，確保檔案整理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、卷皮進(jìn)行裝訂，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。4.檔案整理過程中應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案索引，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.中國人壽檔案分為業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等大類。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分，如保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案可分為承保檔案、理賠檔案、客戶服務(wù)檔案等；財(cái)務(wù)檔案可分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等；人事檔案可分為員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等；行政檔案可分為公文檔案、會(huì)議檔案、印章檔案等。3.各部門應(yīng)根據(jù)檔案分類方案，結(jié)合本部門工作實(shí)際，對本部門形成的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，確保檔案編號的科學(xué)性和實(shí)用性。2.檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。全宗號為公司代碼；目錄號根據(jù)檔案分類類別設(shè)置；案卷號按照檔案整理順序依次編排；件號為同一案卷內(nèi)文件的順序號。3.電子檔案編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和查詢。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，滿足檔案保管的基本要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要是公司在日常工作中形成的一般性檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、形成時(shí)間、業(yè)務(wù)性質(zhì)等因素，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行審查和調(diào)整，對已過保管期限的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期檢查等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對清單中的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。3.對于擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。3.檔案銷毀過程中應(yīng)保留相關(guān)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門形成的檔案。2.公司外部有關(guān)單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱、借閱公司相關(guān)檔案。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理，并按照規(guī)定收取查閱、借閱費(fèi)用（如有）。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，并說明延期原因。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱、借閱場所和設(shè)備，方便查閱、借閱人員利用檔案。3.檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作，記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息，定期進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和整合，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能模塊，保障檔案信息的安全。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求及時(shí)錄入和更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行修復(fù)。3.嚴(yán)格控制檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限，根據(jù)工作需要為不同人員分配相應(yīng)的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案信息。4.通過檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和智能化，提高檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范化水平。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理監(jiān)督檢查工作，制定監(jiān)督檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確檢查內(nèi)容和方法。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門和各部門檔案管理職責(zé)的履行情況，是否存在檔案管理工作不到位、推諉扯皮等現(xiàn)象。3.檔案保管場所和設(shè)施設(shè)備的安全狀況，是否存在安全隱患。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整