PAGE華科學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)華中科技大學(xué)（以下簡稱“華科”）學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華科在校學(xué)生檔案的管理，包括本科生、碩士研究生、博士研究生等各類學(xué)生檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在校期間形成的各類材料，保證檔案材料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，保護(hù)學(xué)生個人隱私，確保檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案內(nèi)容及分類（一）學(xué)生基本信息類1.錄取材料：包括錄取通知書、考生報(bào)名登記表、體檢表等。2.學(xué)籍材料：如學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、成績單、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件等。3.身份證明材料：身份證復(fù)印件等。（二）學(xué)習(xí)成績類1.課程成績單：每學(xué)期的課程考試成績記錄。2.重修、補(bǔ)考記錄：學(xué)生重修、補(bǔ)考的相關(guān)材料。3.輔修、雙學(xué)位材料：輔修專業(yè)、雙學(xué)位學(xué)習(xí)的相關(guān)證明材料。（三）獎懲情況類1.獎勵材料：三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎學(xué)金等各類獎勵的證書及審批表。2.處分材料：違反校規(guī)校紀(jì)受到處分的決定書及相關(guān)材料。（四）黨團(tuán)組織材料1.入黨、入團(tuán)申請書：學(xué)生加入中國共產(chǎn)黨、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)的申請書。2.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信：黨團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的相關(guān)材料。3.黨團(tuán)活動記錄：參與黨團(tuán)活動的證明材料。（五）社會實(shí)踐與志愿服務(wù)類1.社會實(shí)踐報(bào)告：學(xué)生參加社會實(shí)踐活動的報(bào)告。2.志愿服務(wù)證書：參與志愿服務(wù)活動獲得的證書。（六）就業(yè)創(chuàng)業(yè)類1.就業(yè)推薦表：學(xué)校為畢業(yè)生出具的就業(yè)推薦材料。2.就業(yè)協(xié)議書：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議。3.創(chuàng)業(yè)相關(guān)材料：學(xué)生創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目的計(jì)劃書、成果證明等。（七）其他材料1.體檢報(bào)告：學(xué)生在校期間的體檢結(jié)果。2.榮譽(yù)證書、獲獎作品等：學(xué)生獲得的其他各類榮譽(yù)證書及獲獎作品。3.學(xué)生個人申請、說明等材料：學(xué)生個人提交的特殊申請、情況說明等。三、檔案收集（一）收集渠道1.各教學(xué)單位：負(fù)責(zé)收集本單位學(xué)生的課程成績單、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等材料。2.學(xué)生工作部門：收集學(xué)生的獎懲情況、黨團(tuán)組織材料、社會實(shí)踐與志愿服務(wù)等材料。3.招生就業(yè)部門：負(fù)責(zé)收集學(xué)生的錄取材料、就業(yè)創(chuàng)業(yè)類材料等。4.學(xué)生本人：學(xué)生應(yīng)按照學(xué)校要求及時提交個人申請、說明等相關(guān)材料。（二）收集時間1.新生入學(xué)時：學(xué)生應(yīng)按時提交錄取材料、身份證明材料等。2.每學(xué)期結(jié)束后：各教學(xué)單位應(yīng)及時整理并提交學(xué)生的課程成績單等材料。3.學(xué)生獲得獎懲后：相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將獎懲材料歸檔。4.學(xué)生畢業(yè)前：招生就業(yè)部門應(yīng)完成就業(yè)創(chuàng)業(yè)類材料的收集工作。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保收集工作的及時、準(zhǔn)確。2.收集的檔案材料應(yīng)完整、齊全，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.學(xué)生本人提交的材料應(yīng)真實(shí)、有效，如有虛假材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。四、檔案整理（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的分類，進(jìn)行科學(xué)、合理的分類整理。2.遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.裝訂：將每份檔案材料按照一定順序排列，左側(cè)裝訂，確保整齊、牢固。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、學(xué)生姓名、專業(yè)、年級、檔案內(nèi)容等信息，便于查找和管理。3.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、學(xué)生姓名、專業(yè)、年級等信息。（三）整理流程1.初步審核：對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性。2.分類排序：按照檔案內(nèi)容的分類，對材料進(jìn)行排序，確保同一類材料集中在一起。3.裝訂編目：進(jìn)行裝訂和編目工作，形成完整的檔案目錄。4.裝盒存放：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，存放在指定的檔案庫房。五、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.學(xué)生在校期間形成的檔案材料，保管期限為學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間及畢業(yè)后若干年，具體期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案不受損壞。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱學(xué)生檔案。2.學(xué)生本人可按照規(guī)定查閱、復(fù)印本人檔案中的相關(guān)材料。3.用人單位因招聘、考察等需要，可查閱學(xué)生的就業(yè)推薦表、成績單等相關(guān)材料，但須經(jīng)學(xué)校同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要，依法查閱學(xué)生檔案的，按照國家有關(guān)法律法規(guī)辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.校內(nèi)查閱：校內(nèi)各部門查閱學(xué)生檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.學(xué)生本人查閱：學(xué)生本人查閱檔案，需攜帶有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門審核后，方可查閱。如需復(fù)印檔案材料，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。3.校外查閱：用人單位或其他單位查閱學(xué)生檔案時，需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)學(xué)校招生就業(yè)部門或檔案管理部門審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，需經(jīng)學(xué)校同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用部門、利用人、查閱內(nèi)容等。2.檔案利用記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.學(xué)生畢業(yè)時，檔案應(yīng)按照就業(yè)去向轉(zhuǎn)遞至用人單位或相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)。2.學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動時，檔案應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞方式1.檔案轉(zhuǎn)遞一般通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。2.嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞程序1.學(xué)校招生就業(yè)部門或相關(guān)部門根據(jù)學(xué)生的就業(yè)、學(xué)籍變動等情況，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.檔案管理部門按照轉(zhuǎn)遞通知單的要求，整理、密封學(xué)生檔案，并在檔案封口處加蓋密封章。3.將檔案轉(zhuǎn)遞給機(jī)要交通部門或指定的專人，并辦理交接手續(xù)。4.及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。（四）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立檔案轉(zhuǎn)遞記錄制度，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、去向、接收單位等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、轉(zhuǎn)遞等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。3.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、丟失等情況發(fā)生。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理實(shí)際情況，對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案專家等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四