PAGE心理室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強心理室檔案管理，確保心理室檔案的完整性、準確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在心理健康服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織心理室的所有檔案管理工作，包括心理咨詢記錄、心理測評報告、心理健康教育資料等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映來訪者的心理狀況和咨詢過程。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護來訪者的隱私，未經授權不得泄露檔案內容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范。二、檔案分類與編號（一）分類1.心理咨詢檔案：記錄每次心理咨詢的過程、來訪者基本信息、咨詢問題、咨詢方案、咨詢效果等。2.心理測評檔案：包含各類心理測評報告，如智力測評、人格測評、心理健康測評等。3.心理健康教育檔案：有關心理健康教育活動的策劃、實施、效果評估等資料。4.來訪者信息檔案：集中存放來訪者的基本資料，如姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、職業(yè)等。（二）編號為便于檔案的查找和管理，對每類檔案進行編號。編號采用字母與數字相結合的方式，例如：心理咨詢檔案：XLZX年份序號，如XLZX2023001表示2023年第1份心理咨詢檔案。心理測評檔案：XLCP年份測評類型序號，如XLCP2023MMPI001表示2023年第1份明尼蘇達多項人格測驗測評檔案。心理健康教育檔案：XLJY年份活動主題序號，如XLJY2023職場心理健康001表示2023年第1份職場心理健康教育活動檔案。來訪者信息檔案：XLFS序號，如XLFS001表示第1位來訪者的信息檔案。三、檔案收集與整理（一）收集1.心理咨詢師在每次咨詢結束后，應及時將咨詢記錄整理歸檔，包括咨詢過程中的對話摘要、來訪者反饋、咨詢師分析等。2.心理測評實施完成后，測評人員應在規(guī)定時間內將測評報告提交至檔案管理人員，報告應包含測評結果、分析解讀等內容。3.心理健康教育活動結束后，活動負責人應將活動策劃方案、活動記錄、參與人員反饋、效果評估報告等資料收集齊全后交予檔案管理人員。4.對于新來訪的客戶，接待人員應在首次咨詢或測評前，收集來訪者的基本信息，并填寫來訪者信息登記表，及時傳遞給檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員收到各類檔案資料后，應按照分類標準進行初步分類。2.對每份檔案進行編號，并在檔案首頁填寫檔案編號、類別、來訪者姓名、日期等基本信息。3.檢查檔案資料的完整性，對于缺失的部分應及時與相關人員溝通補充。4.將整理好的檔案按照編號順序依次存放，便于查找和管理。四、檔案存儲與保管（一）存儲1.心理室應設置專門的檔案存儲區(qū)域，確保檔案存放安全、整潔、通風良好。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。3.對于電子檔案，應存儲在安全的服務器或存儲設備中，并定期進行備份，防止數據丟失。（二）保管1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，如有問題應及時采取措施進行處理。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案存儲區(qū)域，確保檔案的保密性。3.按照檔案保管期限的要求，對不同類型的檔案進行妥善保管。一般心理咨詢檔案保管期限為[X]年（根據行業(yè)慣例和實際情況確定），心理測評檔案保管期限為[X]年，心理健康教育檔案保管期限為[X]年，來訪者信息檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，按照相關規(guī)定進行銷毀或存檔。4.做好檔案存儲區(qū)域的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案類別及編號等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字批準后，交檔案管理人員進行查閱。3.檔案管理人員應在指定地點提供檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案不被損壞、涂改或泄露。4.查閱人員不得擅自將檔案帶出指定查閱地點，如需復印部分內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印操作。復印后的檔案復印件應與原件核對無誤，并由檔案管理人員注明用途后存檔。（二）借閱1.原則上不允許借閱心理室檔案，如因特殊情況確需借閱的，需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經心理室負責人、公司/組織分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應對借閱檔案進行詳細登記，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、預計歸還日期等。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。如發(fā)現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理人員，并承擔相應責任。5.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.心理室所有工作人員應嚴格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。未經來訪者書面同意，不得向任何第三方泄露來訪者的檔案信息。2.在檔案管理工作中，涉及來訪者隱私的信息應進行加密處理，如采用密碼保護、權限設置等方式，防止信息被非法獲取。3.檔案管理人員在整理、查閱、借閱檔案過程中，應注意遮擋檔案內容，避免無關人員看到。4.定期對工作人員進行保密教育和培訓，提高保密意識，防止因疏忽導致檔案信息泄露。（二）安全保障1.加強檔案存儲區(qū)域的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備，確保檔案存儲環(huán)境的安全。2.對檔案管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力，如火災、水災等突發(fā)事件的應對方法。3.制定檔案安全應急預案，明確在發(fā)生安全事故時的應急處置流程，確保檔案能夠得到及時有效的保護。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且無需繼續(xù)保存的。2.檔案內容涉及的來訪者已明確表示不再需要保密，且同意銷毀的。3.檔案因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復且無保存價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理人員根據檔案銷毀條件，定期清理到期檔案，編制檔案銷毀清單，清單內容包括檔案編號、類別、名稱、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清單經心理室負責人審核簽字后，報公司/組織分管領導批準。3.批準后的檔案銷毀清單交檔案管理人員組織實施銷毀工作。銷毀工作應在指定地點進行，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)督，確保