PAGE檔案館檔案登記統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案館檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量、狀況及利用情況，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本檔案登記統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館所保管的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案登記統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則：檔案登記統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.保密性原則：對(duì)檔案登記統(tǒng)計(jì)過(guò)程中涉及的機(jī)密信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案登記（一）檔案收集登記1.檔案形成部門(mén)或移交單位在向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來(lái)源等信息。2.《檔案移交登記表》一式兩份，一份由檔案形成部門(mén)或移交單位留存，一份交檔案館存檔。3.檔案館接收人員應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通解決，并在《檔案移交登記表》上注明。（二）檔案整理登記1.在檔案整理過(guò)程中，整理人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案整理工作登記表》，記錄檔案的分類、編號(hào)、裝訂等情況。2.《檔案整理工作登記表》應(yīng)詳細(xì)記錄每類檔案整理的起始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、整理人員等信息。3.整理完成后，整理人員應(yīng)將《檔案整理工作登記表》交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后存檔。（三）檔案編目登記1.檔案編目人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，填寫(xiě)《檔案編目登記表》。2.《檔案編目登記表》應(yīng)記錄檔案的編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等編目信息。3.編目完成后，編目人員應(yīng)將《檔案編目登記表》交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后存檔。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)編目信息建立相應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于檔案的檢索和利用。（四）檔案上架登記1.檔案上架人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案上架登記表》，記錄檔案上架的庫(kù)房位置、架位號(hào)等信息。2.《檔案上架登記表》應(yīng)按照檔案的類別和保管期限順序填寫(xiě)，確保檔案存放有序。3.上架完成后，上架人員應(yīng)將《檔案上架登記表》交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后存檔。同時(shí)，應(yīng)在庫(kù)房顯著位置設(shè)置檔案存放示意圖，標(biāo)明各類檔案的存放位置，方便查找和管理。三、檔案統(tǒng)計(jì)（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為季度或年度。2.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)應(yīng)涵蓋各類檔案，包括已登記入庫(kù)的檔案和正在整理、編目過(guò)程中的檔案。3.統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)檔案登記記錄，填寫(xiě)《檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》，詳細(xì)統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量、新增數(shù)量、減少數(shù)量等情況。4.《檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后進(jìn)行匯總分析，形成檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)告。報(bào)告應(yīng)包括檔案數(shù)量的變化趨勢(shì)、各類檔案數(shù)量占比等內(nèi)容，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案利用統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用者在利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用登記表》，注明利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)《檔案利用登記表》進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《檔案利用統(tǒng)計(jì)表》。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括利用檔案的人次、利用檔案的數(shù)量、利用目的分類統(tǒng)計(jì)等。4.《檔案利用統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后進(jìn)行匯總分析，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)告。報(bào)告應(yīng)分析檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為優(yōu)化檔案服務(wù)、提高檔案利用率提供參考依據(jù)。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案保管過(guò)程中存在的問(wèn)題，采取有效措施加以解決。2.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的完好情況、破損情況、霉變情況、蟲(chóng)蛀情況等。3.檢查人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案保管狀況檢查表》，詳細(xì)記錄檢查結(jié)果。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)注明問(wèn)題類型、所在檔案類別及數(shù)量、處理建議等。4.根據(jù)《檔案保管狀況檢查表》，統(tǒng)計(jì)人員填寫(xiě)《檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)表》，對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后進(jìn)行匯總分析，形成檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)報(bào)告。報(bào)告應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議，確保檔案的安全保管。四、檔案登記統(tǒng)計(jì)工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.檔案管理人員按照各自的職責(zé)范圍，負(fù)責(zé)收集相關(guān)的檔案登記統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。收集的數(shù)據(jù)應(yīng)來(lái)源于檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)的全面性和準(zhǔn)確性。2.在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中，應(yīng)注意數(shù)據(jù)來(lái)源的可靠性，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，剔除明顯錯(cuò)誤或不符合要求的數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)錄入1.將收集到的數(shù)據(jù)及時(shí)錄入到檔案登記統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)或相關(guān)表格中。錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行錄入，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。2.在錄入過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)，避免錄入錯(cuò)誤。對(duì)于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行二次錄入核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）數(shù)據(jù)審核1.數(shù)據(jù)錄入完成后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定的審核人員對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性等。2.審核人員應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給錄入人員進(jìn)行修改。審核通過(guò)的數(shù)據(jù)方可進(jìn)入統(tǒng)計(jì)分析環(huán)節(jié)。（四）統(tǒng)計(jì)分析1.根據(jù)審核后的數(shù)據(jù)，運(yùn)用適當(dāng)?shù)慕y(tǒng)計(jì)方法進(jìn)行分析。統(tǒng)計(jì)分析應(yīng)圍繞檔案管理的目標(biāo)和要求，對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進(jìn)行深入分析，揭示檔案管理工作中的規(guī)律和問(wèn)題。2.統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)以圖表、報(bào)表、報(bào)告等形式呈現(xiàn)，直觀反映檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。分析報(bào)告應(yīng)提出針對(duì)性的建議和措施，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)。（五）結(jié)果反饋與應(yīng)用1.將檔案登記統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)的相關(guān)人員，包括檔案管理人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人等。反饋方式可采用會(huì)議、報(bào)告、內(nèi)部通報(bào)等形式，確保相關(guān)人員了解檔案管理工作的情況。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施和工作計(jì)劃，將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)用于檔案管理工作的決策和實(shí)踐中，不斷提高檔案管理水平。五、檔案登記統(tǒng)計(jì)資料管理（一）資料歸檔1.對(duì)檔案登記統(tǒng)計(jì)過(guò)程中形成的各類資料，包括《檔案移交登記表》、《檔案整理工作登記表》、《檔案編目登記表》、《檔案上架登記表》、《檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》、《檔案利用統(tǒng)計(jì)表》、《檔案保管狀況檢查表》、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔資料應(yīng)按照檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。（二）資料保管1.設(shè)立專門(mén)的檔案登記統(tǒng)計(jì)資料保管庫(kù)房或?qū)９?，?duì)歸檔資料進(jìn)行妥善保管。保管庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保資料的安全。2.對(duì)保管的資料應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。同時(shí)，應(yīng)建立資料保管臺(tái)賬，記錄資料的出入庫(kù)情況。（三）資料查閱1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案登記統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案登記統(tǒng)計(jì)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱資料，查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，不得擅自涂改、損壞、抽取或復(fù)制資料。查閱完成后，應(yīng)及時(shí)歸還資料，并在《檔案登記統(tǒng)計(jì)資料查閱登記表》上記錄查閱情況。3.外單位人員查閱檔案登記統(tǒng)計(jì)資料，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。查閱過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保資料的安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案登記統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案登記統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括檔案登記統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，工作流程是否規(guī)范，資料管理是否妥善等。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案登記統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)接受上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)整改。（二）考核評(píng)價(jià)辦法1.制定檔案登記統(tǒng)計(jì)工作考核評(píng)價(jià)辦法，明確考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。考核指標(biāo)應(yīng)涵蓋檔案登記統(tǒng)計(jì)工作的各個(gè)方面，如數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、工作及時(shí)性、資料完整性等。2.考核評(píng)價(jià)應(yīng)定期進(jìn)行，一般為年度考核。考核結(jié)果應(yīng)與檔案管理人員的績(jī)效掛鉤，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的人員進(jìn)行批評(píng)教育或相應(yīng)的處罰。（三