PAGE公司上墻檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項經(jīng)營、管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司經(jīng)營、管理活動的各個方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。3.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.建立健全本部門檔案管理制度，明確檔案管理人員職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行清查和核對。3.按照公司檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門歸檔，并配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.對本部門涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，按照規(guī)定為查閱、借閱人員提供檔案，并做好檔案的歸還和清點工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入、存儲和管理工作，提高檔案管理效率。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁涂改、偽造、銷毀檔案。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等文件。3.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。5.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。6.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件，如項目策劃書、可行性研究報告、技術(shù)方案、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告等。7.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。8.公司行政事務(wù)文件，如公文、函件、通知、請示、報告等。9.公司宣傳資料、廣告策劃、新聞報道等文件。10.公司各類證照、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。11.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。12.公司基建檔案，包括工程立項文件、設(shè)計圖紙、施工許可證、施工合同、竣工驗收報告等。13.公司員工個人提交的具有保存價值的文件，如個人工作總結(jié)、技術(shù)成果報告等。14.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，定期收集本部門形成的各類檔案，并及時整理、分類，確保檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.對重要文件、合同等，應(yīng)及時收集原件，并妥善保管。如因特殊原因無法收集原件的，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件存放地點和出處。4.對電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、人事檔案類、財務(wù)檔案類、基建檔案類、固定資產(chǎn)檔案類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得影響檔案的查閱和利用。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對接收的檔案進(jìn)行再次整理和核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。4.對不符合歸檔要求的檔案，綜合管理部門應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正，直至符合要求為止。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、人事任免文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[X]年。主要包括一般性的合同協(xié)議、生產(chǎn)經(jīng)營文件、行政事務(wù)文件等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。主要包括臨時性的文件、一般性的報表等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜內(nèi)，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查找和利用。3.聲像檔案：如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行整理，并標(biāo)注相關(guān)信息，如拍攝時間、地點、人物、事件等。聲像檔案應(yīng)存放在專門的檔案盒或檔案袋內(nèi)，并注明保管期限和密級。（四）檔案保管期限的變更與鑒定1.檔案保管期限的變更：檔案保管期限確需變更的，應(yīng)由檔案管理人員提出申請，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行變更。2.檔案鑒定：綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存或銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀的評估，并形成鑒定意見。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)有公司人員陪同。（二）查閱程序1.查閱申請人應(yīng)在檔案查閱申請表上填寫詳細(xì)的查閱內(nèi)容和查閱時間，并提交給綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，查找相關(guān)檔案，并將檔案提供給查閱申請人。3.查閱申請人應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字確認(rèn)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案。4.查閱過程中，查閱申請人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.公司內(nèi)部人員利用檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，不得擅自將檔案提供給外部單位或個人。3.公司外部單位利用檔案，應(yīng)按照公司與外部單位簽訂的協(xié)議或合同約定的方式和范圍進(jìn)行，不得超出約定范圍利用檔案。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如設(shè)置專門的保密檔案室、配備保密設(shè)備、限制查閱人員范圍等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁在非工作場所談?wù)摍n案機(jī)密信息。3.查閱重要檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.對檔案的復(fù)印、摘錄、拍照等行為，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記，確保檔案信息不被泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對電子檔案應(yīng)采取安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)等，防止電子檔案被病毒感染、黑客攻擊或數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的出入庫時間、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。5.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處理能力。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因保管不善或其他原因造成損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無繼續(xù)保存價值的檔案。3.涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫檔案銷毀申請表，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案銷毀申請表應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀申請表應(yīng)提交給檔案銷毀執(zhí)行