PAGE實行檔案化管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用公司/組織的各類檔案。3.指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理和歸檔工作，對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。6.負責檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的工作性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織的各類業(yè)務(wù)活動檔案，如市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案。3.項目檔案類：針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收報告等檔案。4.財務(wù)檔案類：主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)方面的檔案。5.聲像檔案類：包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.實物檔案類：如公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用分類號加流水號的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：編號為XZGLXXXX，其中XZGL為行政管理類的分類代碼，XXXX為流水號。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類別，分別設(shè)置分類代碼，如市場營銷類編號為SYSCXXXX，生產(chǎn)管理類編號為SCGLXXXX等，XXXX為流水號。3.項目檔案類：編號為XMDAXXXX，其中XMDA為項目檔案類的分類代碼，XXXX為流水號。每個項目單獨編號，項目編號下再根據(jù)檔案內(nèi)容進行細分編號。4.財務(wù)檔案類：編號為CWDAXXXX，其中CWDA為財務(wù)檔案類的分類代碼，XXXX為流水號。5.聲像檔案類：編號為SXDAXXXX，其中SXDA為聲像檔案類的分類代碼，XXXX為流水號。根據(jù)聲像資料的形成時間、內(nèi)容等進行編號。6.實物檔案類：編號為SWDAXXXX，其中SWDA為實物檔案類的分類代碼，XXXX為流水號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時將形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)將檔案移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查，對未及時移交或收集不全的檔案，督促相關(guān)部門及時整改。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.整理檔案時，應(yīng)保持檔案的原始順序，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進行整理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序排列上架，存放整齊有序，并定期進行清點核對。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標識。4.實物檔案應(yīng)妥善保管，陳列展示時應(yīng)注意保護，防止損壞。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管期限為16年至50年的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.短期保管期限為5年以下的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案鑒定小組負責鑒定工作。2.檔案鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，確定檔案的存毀。4.對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。5.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。六、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱、借閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、部門、查閱、借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）檔案移交1.公司/組織因機構(gòu)變動、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認