PAGE鎮(zhèn)文化站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鎮(zhèn)文化站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化事業(yè)發(fā)展中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合我鎮(zhèn)文化站實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)文化站各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鎮(zhèn)文化站檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自截留、銷毀或據(jù)為己有。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映文化站各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性。3.分類科學原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室鎮(zhèn)文化站設立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善鎮(zhèn)文化站檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計鎮(zhèn)文化站各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、鑒定、銷毀等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高工作人員的檔案意識和業(yè)務能力。6.參與文化站重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。（二）各部門兼職檔案員鎮(zhèn)文化站各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并按規(guī)定定期向綜合檔案室移交檔案。其主要職責包括：1.負責本部門各類文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門文件材料進行分類、裝訂，編制目錄，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案整理、編目、鑒定等工作，提供有關(guān)檔案信息。4.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全，防止檔案的丟失和損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍鎮(zhèn)文化站檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級文件：上級黨委、政府及文化主管部門下發(fā)的與文化站工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.文化站文件：文化站制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.業(yè)務活動檔案：文化站組織開展的各類文化活動（如文藝演出、展覽展示、文化培訓等）的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等。4.文化資源檔案：鎮(zhèn)域內(nèi)文化遺產(chǎn)、民間藝術(shù)、文化名人等方面的資料。5.設備檔案：文化站購置的辦公設備、文化設施等的采購合同、使用說明書、維修記錄等。6.人事檔案：文化站工作人員的人事檔案材料。7.財務檔案：文化站的財務收支憑證、賬目報表等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實、完整。2.對于重要文件和資料，應實行“雙套制”收集，即同時保存紙質(zhì)和電子文檔。3.收集過程中，要注意對文件材料的分類和標識，便于后續(xù)整理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應清晰、準確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案整齊存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.服務文化站工作原則：檔案利用應緊密圍繞文化站的工作需要，為文化事業(yè)發(fā)展提供有力支持。3.方便快捷原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務。（二）利用范圍1.文化站工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位及社會公眾因工作或研究需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.文化站工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位及社會公眾查閱檔案，需持單位介紹信或有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)文化站負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，利用者應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復制手續(xù)。（四）利用登記檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、復制情況等，登記記錄應妥善保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定標準根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行鑒定。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。鑒定標準如下：1.反映文化站主要職能活動和基本歷史面貌的，對文化事業(yè)發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.在較長時間內(nèi)對文化站工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.在較短時間內(nèi)對文化站工作有參考價值的檔案，列為短期保管。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，確定檔案的保管期限。2.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報文化站負責人批準。（五）銷毀經(jīng)批準銷毀的檔案，應在檔案鑒定小組的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期和方式，銷毀記錄應妥善保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標推進鎮(zhèn)文化站檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)準確無誤。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案圖像與對應的數(shù)據(jù)庫記錄進行掛接存儲，建立完整的檔案數(shù)字化信息體系。（三）數(shù)據(jù)庫管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行分類、存儲、檢索和維護。2.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.加強對檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理，設置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。