PAGE檔案借閱制度2020一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案借閱過程的規(guī)范性、安全性和保密性。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司各類規(guī)章制度、文件、通知等行政檔案。2.項目合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)檔案。3.財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)檔案（根據(jù)財務(wù)保密規(guī)定，部分內(nèi)容借閱需特殊審批）。4.人事檔案（僅限查閱相關(guān)規(guī)定允許的部分信息，借閱需經(jīng)人力資源部門批準(zhǔn)）。5.其他經(jīng)公司檔案管理部門認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機密等核心機密的檔案。2.正在進行中的重要項目且不宜公開的檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定不得公開或限制借閱的檔案。三、借閱申請與審批（一）申請流程1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進行審批，并簽署意見。（二）審批權(quán)限1.一般檔案借閱，由部門負(fù)責(zé)人審批即可。2.涉及重要機密或跨部門的檔案借閱，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，再由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.人事檔案借閱，必須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.財務(wù)檔案借閱，除部門負(fù)責(zé)人審批外，還需財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時間審批人應(yīng)在收到借閱申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，特殊情況需及時與借閱人溝通說明。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，需提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.重要項目檔案借閱期限根據(jù)項目實際情況確定，但最長不得超過[X]個月。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門，不得擅自拖延。2.歸還檔案時，借閱人需確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞或遺失，應(yīng)及時向檔案管理部門報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理部門在接收歸還檔案時，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后在借閱登記臺賬上予以注銷。五、借閱檔案的使用與保管（一）使用要求1.借閱人只能將檔案用于申請借閱時注明的目的，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。2.借閱人在使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)印。如需復(fù)印，需提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用統(tǒng)一的摘錄紙，并注明摘錄日期、摘錄人等信息。摘錄內(nèi)容不得泄露檔案機密信息。（二）保管責(zé)任1.借閱人在借閱期間對所借檔案的安全負(fù)責(zé)，應(yīng)采取必要的措施防止檔案丟失、損壞或泄密。2.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱人溝通并采取相應(yīng)措施。六、檔案查閱（一）查閱范圍除上述借閱范圍外，因工作需要可申請查閱檔案，但查閱方式應(yīng)根據(jù)檔案性質(zhì)和保密要求確定。（二）查閱申請與審批查閱申請流程與借閱申請流程相同，審批權(quán)限根據(jù)檔案重要性和保密級別確定。（三）查閱方式1.一般檔案查閱可在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理人員協(xié)助查閱。2.涉及機密檔案查閱，需在檔案管理部門的監(jiān)督下進行，查閱人不得將檔案帶離指定地點。3.如需查閱電子檔案，應(yīng)通過公司檔案管理系統(tǒng)進行，檔案管理部門應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和操作記錄。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.借閱人在借閱檔案期間應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給任何第三方。3.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲環(huán)境的安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。3.對于電子檔案，應(yīng)建立備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出借閱期限未歸還檔案。（此處可根據(jù)實際情況進一步細化違規(guī)行為，如擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案等）（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告，并要求及時糾正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如罰款、降職、辭退等，并追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失或損壞的，應(yīng)責(zé)令責(zé)任人采取補救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制