PAGE企業(yè)信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企業(yè)信息檔案管理，確保企業(yè)信息檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，提高公司管理水平和運(yùn)營效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在企業(yè)信息檔案管理方面的活動，包括但不限于各類文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料、客戶信息、員工檔案等的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：企業(yè)信息檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與公司相關(guān)的各類信息檔案，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保企業(yè)信息檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，保障公司商業(yè)機(jī)密和信息安全。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的分類、編號、整理、存儲、檢索等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。5.時效性原則：及時更新和維護(hù)企業(yè)信息檔案，確保檔案信息與公司實(shí)際情況保持一致，為公司決策提供及時準(zhǔn)確的依據(jù)。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)信息檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中管理公司各類信息檔案，進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號、整理、存儲和檢索。定期對檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳。2.各部門負(fù)責(zé)本部門各類信息檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門產(chǎn)生的重要文件、合同等檔案資料移交至檔案管理部門統(tǒng)一保管。在檔案管理部門的協(xié)助下，做好本部門檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理利用。3.員工個人員工應(yīng)妥善保管個人在工作中形成的各類文件資料，并按照公司規(guī)定及時移交相關(guān)部門。嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料，不得泄露公司機(jī)密信息。在工作需要時，按照規(guī)定程序申請查閱、借閱檔案資料，并履行相應(yīng)的登記和歸還手續(xù)。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、決議、會議紀(jì)要等。2.合同協(xié)議類：涵蓋公司簽訂的各類采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。3.財(cái)務(wù)檔案類：包含會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案類：涉及員工個人基本信息、入職離職資料、薪酬福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、獎懲記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型劃分，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)項(xiàng)目檔案等，具體包括市場調(diào)研資料、客戶信息、產(chǎn)品資料、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢測報(bào)告、研發(fā)文檔等。6.技術(shù)資料類：如公司擁有的專利技術(shù)文件、技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案等。7.其他檔案類：不屬于上述分類的其他重要文件和資料，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、重大活動記錄等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)，確保每個檔案編號唯一。2.分類代碼按照上述檔案分類進(jìn)行編制，用大寫字母表示，如行政文件類為“XZ”，合同協(xié)議類為“HT”等。3.年度采用公元紀(jì)年，取年份后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。4.流水號為四位數(shù)字，從0001開始依次遞增，用于區(qū)分同一類別、同一年度的不同檔案。5.例如，一份2023年的行政文件，編號為“XZ230001”；一份2022年簽訂的銷售合同，編號為“HT220010”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的時間順序和重要程度，及時收集本部門產(chǎn)生的各類信息檔案。2.對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后立即進(jìn)行收集，確保檔案的完整性和時效性。3.涉及多個部門共同形成的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，并及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交，辦理交接手續(xù)。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。2.每份檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案資料應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行打印、復(fù)印或掃描，確保字跡清晰、圖像完整。對于不符合規(guī)格的紙張，應(yīng)進(jìn)行裁剪或粘貼處理。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)保持一致，相互對應(yīng)。5.整理后的檔案應(yīng)按照分類順序依次排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息，便于查找和管理。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案存放安全、有序。2.檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求（溫度14℃24℃，相對濕度45%60%）。3.對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案存儲服務(wù)器，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，保障電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。（二）保管期限1.企業(yè)信息檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況確定，分為永久保管、定期保管兩種。2.永久保管的檔案：包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、涉及公司重大權(quán)益和重要?dú)v史事件的文件等。3.定期保管的檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為3年、5年、10年三種。具體如下：保管期限為3年的檔案：如一般性的行政文件、短期合同協(xié)議、普通財(cái)務(wù)報(bào)表等。保管期限為5年的檔案：如員工年度考核記錄、部分業(yè)務(wù)檔案等。保管期限為10年的檔案：如重要的技術(shù)資料、長期合同協(xié)議、重要人事檔案等。4.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管責(zé)任1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案存放安全、完整。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況時，檔案管理人員應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。4.各部門在使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要必須帶出公司的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人負(fù)責(zé)查閱監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案資料的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及公司機(jī)密信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。（三）外部查閱與借閱1.因工作需要，外部單位或個人查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.公司檔案管理部門收到申請后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照公司保密規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督。3.外部單位或個人借閱公司檔案的，除按照上述外部查閱申請流程辦理外，還應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保公司檔案信息安全。借閱期限和歸還要求按照公司內(nèi)部借閱規(guī)定執(zhí)行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)定期對公司檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的保管期限是否屆滿，是否仍有保存價值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定小組根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。2.鑒定檔案時，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的重要性和保存價值。對于反映公司重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注，確保其長期保存。3.對于保管期限屆滿且確無保存價值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字，并將相關(guān)記錄歸檔保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的企業(yè)信息檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。3.利用信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的流程化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的科學(xué)性和精細(xì)化水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：支持將各類檔案資料進(jìn)行電子化錄入，包括文件的掃描、文字錄入等，并按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行存儲管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程在線辦理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的信息化管理，并對借閱情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.權(quán)限管理：根據(jù)用戶角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，確保在系統(tǒng)故障或其他意外情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。6.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案數(shù)量、利用情況、保管期限分布等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化安全保障1.建立健全信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全性。3.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全隱患。同時，加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的安全教育和培訓(xùn)，提高用戶的安全意識和操作技能。4.制定數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全場所。同時進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。八、附則（