PAGE林業(yè)科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)林業(yè)科研檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在林業(yè)科研、生產(chǎn)、管理等方面的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開(kāi)展的林業(yè)科研項(xiàng)目所形成的各類檔案的管理，包括項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定、推廣應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則林業(yè)科研檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映林業(yè)科研活動(dòng)的全過(guò)程，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理林業(yè)科研項(xiàng)目各階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的林業(yè)科研檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)林業(yè)科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全林業(yè)科研檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。5.參與林業(yè)科研項(xiàng)目的驗(yàn)收和鑒定工作，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件材料移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生的林業(yè)科研文件材料的收集、整理和保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.在林業(yè)科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的工作，確保項(xiàng)目檔案的順利歸檔。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目申報(bào)階段：項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目論證材料、上級(jí)主管部門(mén)的批復(fù)文件等。2.研究過(guò)程階段：實(shí)驗(yàn)方案、研究記錄、調(diào)查數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)術(shù)論文、研究成果報(bào)告等。3.成果鑒定階段：成果鑒定申請(qǐng)書(shū)、鑒定材料、鑒定證書(shū)、查新報(bào)告等。4.推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、應(yīng)用效果報(bào)告、用戶反饋意見(jiàn)等。5.其他與林業(yè)科研項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、合作協(xié)議、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目產(chǎn)生的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)重要的原始記錄、數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的質(zhì)量要求。（三）整理方法1.按照林業(yè)科研項(xiàng)目的類別、階段和文件材料的性質(zhì)進(jìn)行分類，如分為綜合管理類、研究實(shí)驗(yàn)類、成果推廣類等。2.對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄。4.對(duì)聲像、電子等特殊載體的檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，并注明相關(guān)信息，如錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理，并填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份。2.將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)按照檔案管理要求進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，將其歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。（二）保管期限1.林業(yè)科研檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案，如重大科研項(xiàng)目的成果報(bào)告、涉及國(guó)家機(jī)密的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般科研項(xiàng)目的檔案、具有一定參考價(jià)值的文件材料等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的科研記錄等。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放索引，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)按照其載體類型進(jìn)行分類保管，如照片、底片、錄音帶、錄像帶等，并注明相關(guān)信息。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的安全和完整。2.優(yōu)先滿足本公司/組織內(nèi)部林業(yè)科研、生產(chǎn)、管理等工作的需要。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（三）借閱要求1.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。3.借閱者在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，借閱者應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行使用和管理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否反映了林業(yè)科研項(xiàng)目的全過(guò)程。2.檔案的保存價(jià)值，根據(jù)保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案是否仍有保存必要。3.檔案的保密性，對(duì)涉及敏感信息的檔案進(jìn)行審查，確定是否仍需保密。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清單，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定清單進(jìn)行審核，通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽(tīng)取相關(guān)人員意見(jiàn)等方式，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清單，一式兩份。2.檔案管理部門(mén)按照檔案銷毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀處理，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法。3.在檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立林業(yè)科研檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便于查詢和檢索。3.檔案檢索功能：開(kāi)發(fā)檔案檢索模塊，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。4.檔案利用管理：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱申請(qǐng)、復(fù)制申請(qǐng)等功能，提高檔案利用效率。5.系統(tǒng)安全管理：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)