PAGE餐飲門店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強餐飲門店檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在門店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本餐飲門店各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指餐飲門店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：門店檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映門店經(jīng)營管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善門店檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理門店各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案的安全保密工作，采取必要的防護措施，確保檔案的安全。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，協(xié)助解決檔案管理工作中存在的問題。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.門店經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、賬冊、憑證等。2.門店采購、銷售、庫存等業(yè)務活動的相關資料。3.門店員工的人事檔案、培訓記錄、績效考核等資料。4.門店的廣告宣傳資料、促銷活動方案、客戶反饋等。5.門店的設施設備檔案、維修記錄、安全檢查報告等。6.其他與門店經(jīng)營管理有關的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對收集到的檔案資料應進行初步整理，剔除無關文件，確保檔案資料的質量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，如分為行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、人事管理類、財務管理類、設施設備管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速檢索。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案內容的完整性，不得損壞檔案。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類：包括門店的行政文件、會議記錄、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度等。2.業(yè)務經(jīng)營類：包括采購合同、銷售合同、訂單、庫存記錄、客戶信息管理等。3.人事管理類：包括員工檔案、招聘記錄、培訓記錄、績效考核、薪酬福利等。4.財務管理類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。5.設施設備管理類：包括設施設備檔案、維修記錄、保養(yǎng)計劃、安全檢查報告等。6.市場營銷類：包括廣告宣傳資料、促銷活動方案、市場調研報告、客戶反饋等。7.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“大類代碼+流水號”的形式，如“XZGL001”表示行政管理類第1份檔案。2.大類代碼采用兩位字母表示，具體如下：XZGL：行政管理類YWJY：業(yè)務經(jīng)營類RSGL：人事管理類CWL：財務管理類SSBGL：設施設備管理類SXY：市場營銷類QT：其他類3.流水號采用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對門店具有重要歷史意義和長期利用價值的檔案，如門店的章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等，應永久保管。2.定期保管：對門店在一定時期內具有查考利用價值的檔案，根據(jù)其重要程度和時間跨度，分別確定保管期限為3年、5年、10年等。3.保管期限的確定：由檔案管理部門會同相關部門根據(jù)檔案的性質、內容和重要程度進行鑒定，提出保管期限建議，報門店負責人批準。（二）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：應存儲在專門的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份應采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案：應按照檔案的類型分別進行保管，如照片檔案應沖洗成照片后進行裝冊保管，錄像檔案應刻錄成光盤后進行保管。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全。2.檔案庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。六、檔案的利用（一）利用范圍1.門店內部各部門在經(jīng)營管理活動中需要查閱檔案的。2.門店員工因工作需要查閱個人檔案的。3.外部單位因工作需要查閱門店檔案的，應按照相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.門店內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.門店員工查閱個人檔案，應填寫《個人檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱門店檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)門店負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱情況進行記錄。（三）利用要求1.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進行復印。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。4.查閱檔案的人員應嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、性質、重要程度等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。鑒定意見應明確檔案的保管期限是否需要調整，是否需要銷毀等。3.鑒定小組應將鑒定意見報門店負責人批準。經(jīng)批準后的鑒定意見應作為檔案管理工作的依據(jù)。（二）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)門店負責人簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀