PAGE公司檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：檔案管理應便于公司內(nèi)部各部門及人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.指導和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。5.負責向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，依法公布檔案信息。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門歸檔。3.負責本部門檔案的日常管理和查閱利用工作，嚴格遵守檔案管理制度。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定銷毀、統(tǒng)計等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案的質(zhì)量。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動地為公司各部門及人員提供檔案利用服務。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.做好檔案管理的各項記錄和統(tǒng)計工作，及時更新檔案管理信息系統(tǒng)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項目計劃、工作報告、財務報表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如通知、通報、請示、批復、會議紀要等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織文件、工會文件、共青團文件等。5.公司員工人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓記錄等。6.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司科技檔案，包括科研項目立項文件、研究報告、技術(shù)圖紙、專利證書等。8.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設備購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書等。9.公司聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。4.各部門應定期將收集的文件材料移交至檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷。3.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，分年度、類別裝訂成冊。4.科技檔案：按照項目、專業(yè)進行分類整理，建立項目檔案卷。5.固定資產(chǎn)檔案：按照資產(chǎn)類別、型號進行分類整理，建立資產(chǎn)檔案卷。6.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間進行分類整理，編制目錄，并配以文字說明。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案應在員工離職后一個月內(nèi)完成歸檔或轉(zhuǎn)遞工作。3.財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照規(guī)定整理裝訂成冊，在次年上半年移交檔案管理部門歸檔。4.科技檔案應在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。5.固定資產(chǎn)檔案應在資產(chǎn)購置、驗收、入賬后及時歸檔。6.聲像檔案應在活動結(jié)束后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收歸檔。3.檔案管理人員按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則對歸檔檔案進行編目、上架，建立檔案檢索系統(tǒng)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，如有疑問可咨詢檔案管理部門。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，定期對檔案進行清點核對，做到賬物相符。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱時需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。3.外部單位或個人查閱公司檔案的，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，借閱時需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并嚴格控制借閱范圍和期限。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)批準后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，并簽訂檔案借閱承諾書。3.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表提供檔案，并當面清點核對。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各相關(guān)部門負責人和檔案管理人員為成員。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.鑒定檔案的價值，主要從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析。3.對于已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，組織實施銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，采用刪除或格式化等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復。(五)銷毀記錄銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀清單上簽字確認。檔案銷毀清單應永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導報送，并抄送相關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)