PAGE陜西會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強陜西地區(qū)會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，提高會計檔案管理水平，有效保護和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陜西省行政區(qū)域內(nèi)的國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱各單位）的會計檔案管理工作。（三）管理職責(zé)1.各單位應(yīng)當(dāng)加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。2.各單位的檔案管理機構(gòu)負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，會同會計管理機構(gòu)共同做好會計檔案工作。3.各單位的會計管理機構(gòu)負責(zé)會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和提供利用等工作。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據(jù)明細分類科目開設(shè)賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是指登記固定資產(chǎn)各種資料的卡片，是固定資產(chǎn)進行明細分類核算的一種賬簿形式。（三）財務(wù)會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。月度、季度財務(wù)會計報告通常僅指會計報表，會計報表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負債表和利潤表。半年度、年度財務(wù)會計報告應(yīng)當(dāng)包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。會計報表應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及相關(guān)附表。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構(gòu)臨時保管一年，再移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。3.各單位應(yīng)當(dāng)收集齊全、完整的會計檔案資料，確保會計檔案的真實性、完整性和準確性。對于電子會計檔案，應(yīng)當(dāng)同時收集其元數(shù)據(jù)、相關(guān)軟件、版本、操作手冊等資料，以保證電子會計檔案的可讀取性和可理解性。（二）整理方法1.會計憑證的整理分類：按照記賬憑證的種類和編號順序進行整理，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證張數(shù)。編號：對記賬憑證進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、準確，不得重號、漏號。裝訂：將整理好的記賬憑證連同所附原始憑證，按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理分類：按照總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的順序進行整理。編號：為每本賬簿編寫頁碼，并在賬簿首頁設(shè)置賬簿啟用表，注明賬簿名稱、編號、啟用日期、經(jīng)管人員等信息。裝訂：對于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白頁，按順序編定頁碼后裝訂成冊；對于卡片式賬簿，應(yīng)將卡片分類整理，穿孔后用線繩系緊，裝入卡片箱保管。3.財務(wù)會計報告的整理分類：按照月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告的順序進行整理。編號：為每份財務(wù)會計報告編寫編號，并在報告首頁設(shè)置封面，注明報告名稱、編制單位、編制日期、報告期等信息。裝訂：將財務(wù)會計報告按照編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.其他會計資料的整理分類：按照銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等類別進行整理。編號：為每份其他會計資料編寫編號，并在資料首頁設(shè)置封面，注明資料名稱、形成日期、保管期限等信息。裝訂：對于成冊的其他會計資料，應(yīng)按照上述方法進行裝訂；對于零散的其他會計資料，應(yīng)分類裝入檔案盒，并在檔案盒上注明資料類別、名稱、日期等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管要求1.各單位應(yīng)當(dāng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，建立健全會計檔案的保管制度，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，確保會計檔案的安全和完整。2.會計檔案應(yīng)當(dāng)存放于專用的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防磁等條件，保持適宜的溫度和濕度。3.會計檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進行排列，便于查找和利用。對于電子會計檔案，應(yīng)當(dāng)存儲在磁性介質(zhì)上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.各單位應(yīng)當(dāng)定期對會計檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。五、會計檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.本單位人員查閱會計檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準。2.外單位人員查閱會計檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，經(jīng)本單位會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準，并在檔案查閱登記簿上登記。查閱會計檔案時，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.單位應(yīng)當(dāng)嚴格控制會計檔案的查閱范圍，非因工作需要，不得查閱會計檔案。涉及國家機密的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理和利用。（二）查閱程序1.查閱人員填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準后，由檔案管理人員按照申請表所列內(nèi)容提供會計檔案。3.查閱人員應(yīng)當(dāng)在指定地點查閱會計檔案，查閱過程中應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理制度，不得擅自將會計檔案帶出指定地點。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)當(dāng)將會計檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記簿上簽字確認。（三）復(fù)制規(guī)定1.本單位人員復(fù)制會計檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準。2.外單位人員復(fù)制會計檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，經(jīng)本單位會計管理機構(gòu)負責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準，并在檔案查閱登記簿上登記。復(fù)制會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員進行操作，確保復(fù)制的會計檔案與原件一致。3.復(fù)制的會計檔案應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與原件一同保管，保管期限與原件相同。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.各單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行。2.會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)按照下列程序進行：提出鑒定意見：檔案管理機構(gòu)會同會計管理機構(gòu)對已到保管期限的會計檔案進行全面清查，逐一提出鑒定意見。形成鑒定意見書：根據(jù)鑒定意見，編制會計檔案鑒定意見書，明確鑒定結(jié)論、鑒定依據(jù)、鑒定時間等信息。簽署鑒定意見：會計檔案鑒定意見書應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人、單位負責(zé)人簽字或蓋章。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：編制銷毀清冊：檔案管理機構(gòu)會同會計管理機構(gòu)根據(jù)會計檔案鑒定意見書，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。提出銷毀申請：會計檔案銷毀清冊經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人、單位負責(zé)人簽字或蓋章后，報經(jīng)主管部門批準。組織銷毀：單位應(yīng)當(dāng)在主管部門批準后，組織檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)及相關(guān)人員共同對擬銷毀的會計檔案進行銷毀。銷毀時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督制度，加強對會計檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。會計管理機構(gòu)和檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.單位內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提出審計意見，并督促整改。（二）外部監(jiān)督1.財政部門應(yīng)當(dāng)加強對各單位會計檔案管理工作的監(jiān)督檢查，依法對