PAGE聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的所有聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目，包括但不限于工程建設(shè)、技術(shù)合作、商務(wù)合作等項(xiàng)目。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.分類科學(xué)原則按照項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，維護(hù)公司的合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目各部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作符合制度要求。3.負(fù)責(zé)聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目的檔案管理工作，明確各部門和人員的檔案管理職責(zé)。2.監(jiān)督、檢查本項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。（三）項(xiàng)目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)歸還檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，具體如下：1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等）。項(xiàng)目合同（包括聯(lián)營(yíng)合同、工程承包合同、技術(shù)合同、采購(gòu)合同等）。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類文件工程設(shè)計(jì)文件（包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）。工程施工文件（包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知等）。工程監(jiān)理文件（包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等）。工程質(zhì)量檢驗(yàn)文件（包括原材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等）。工程進(jìn)度文件（包括工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表等）。工程安全文件（包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等）。項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理文件（包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、資金支付憑證等）。項(xiàng)目物資管理文件（包括物資采購(gòu)計(jì)劃、物資驗(yàn)收記錄、物資出入庫(kù)憑證等）。項(xiàng)目會(huì)議文件（包括項(xiàng)目例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等）。項(xiàng)目往來(lái)文件（包括與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商等的往來(lái)函件、傳真等）。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告等。項(xiàng)目竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）。項(xiàng)目質(zhì)量保修書、使用說(shuō)明書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類文件材料，不得遺漏。3.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。4.收集的文件材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋原件保存單位公章。（三）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰。4.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，并編制檔案目錄。（二）保管期限聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體如下：1.永久保管項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等）。項(xiàng)目合同（包括聯(lián)營(yíng)合同、工程承包合同、技術(shù)合同、采購(gòu)合同等）。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告等。項(xiàng)目竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）。2.長(zhǎng)期保管工程設(shè)計(jì)文件（包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）。工程施工文件（包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知等）。工程監(jiān)理文件（包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等）。工程質(zhì)量檢驗(yàn)文件（包括原材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等）。工程進(jìn)度文件（包括工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表等）。工程安全文件（包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等）。項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理文件（包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、資金支付憑證等）。項(xiàng)目物資管理文件（包括物資采購(gòu)計(jì)劃、物資驗(yàn)收記錄、物資出入庫(kù)憑證等）。項(xiàng)目會(huì)議文件（包括項(xiàng)目例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要等）。項(xiàng)目往來(lái)文件（包括與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商等的往來(lái)函件、傳真等）。3.短期保管項(xiàng)目質(zhì)量保修書、使用說(shuō)明書等。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照保管期限、類別等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可利用性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位查閱聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。2.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)印日期、復(fù)印人。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要借閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.外部單位借閱聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同借閱。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)遵守檔案借閱制度，按時(shí)歸還檔案，不得逾期不還。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.借閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)印日期、復(fù)印人。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單，報(bào)檔案鑒定小組鑒定。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀價(jià)值，并簽署鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照或錄像留存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管