PAGE高校食堂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校食堂檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在食堂管理、服務(wù)保障、食品安全追溯等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高校內(nèi)各食堂的檔案管理工作，包括食堂運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：食堂檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映食堂的實(shí)際工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食堂檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各食堂的檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管食堂各類檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.為學(xué)校各部門(mén)和師生提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）食堂負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本食堂檔案管理工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管。2.督促本食堂工作人員及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料、記錄等移交檔案管理人員。3.確保檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等條件得到保障。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.建立檔案借閱、利用登記制度，做好檔案的借閱、歸還和利用效果跟蹤工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.食堂管理文件：包括上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的各類文件、學(xué)校制定的相關(guān)規(guī)章制度、食堂內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.食品安全文件：食品經(jīng)營(yíng)許可證、從業(yè)人員健康證、食品采購(gòu)索證索票記錄、食品檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、食品安全自查記錄等。3.物資采購(gòu)文件：物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、物資驗(yàn)收記錄等。4.財(cái)務(wù)管理文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、收支憑證、賬目明細(xì)等。5.人員管理文件：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、考勤記錄等。6.服務(wù)質(zhì)量文件：師生投訴記錄、意見(jiàn)建議、滿意度調(diào)查結(jié)果等。7.其他文件：食堂設(shè)施設(shè)備檔案、維修記錄、會(huì)議記錄、活動(dòng)資料等。（二）收集要求及時(shí)間1.各部門(mén)和崗位工作人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件、資料、記錄移交檔案管理人員，確保檔案的及時(shí)收集。2.對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)隨時(shí)收集，確保檔案信息的完整性。3.每年年底，各食堂應(yīng)對(duì)本年度形成的檔案進(jìn)行全面清理和收集，統(tǒng)一移交檔案管理部門(mén)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政管理類、食品安全類、物資采購(gòu)類、財(cái)務(wù)管理類、人員管理類、服務(wù)質(zhì)量類、其他類等七大類。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用光盤(pán)、磁帶等，備份應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.永久保管：涉及食堂重大決策、重要事件、長(zhǎng)期有效的規(guī)章制度等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）查閱1.學(xué)校各部門(mén)和師生因工作需要查閱食堂檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱食堂檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和食堂負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的完整和安全。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）復(fù)制1.查閱人員如需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制情況進(jìn)行登記，記錄復(fù)制人員姓名、單位、復(fù)制時(shí)間、復(fù)制內(nèi)容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、食堂負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、食堂負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立高校食堂檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合高校食堂檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)將檔案信息