PAGE檔案館檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案向檔案館的移交。（三）基本原則1.依法移交原則：檔案移交工作必須遵守國家法律法規(guī)，確保檔案的合法合規(guī)管理。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)保持其形成時(shí)的原始狀態(tài)，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.及時(shí)移交原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至檔案館，不得拖延積壓。4.規(guī)范有序原則：檔案移交過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案移交主體及職責(zé)（一）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將應(yīng)移交的檔案編制詳細(xì)的移交清單，向檔案館提出移交申請(qǐng)。3.協(xié)助檔案館進(jìn)行檔案移交的核對(duì)、清點(diǎn)等工作，解答檔案館在檔案移交過程中提出的有關(guān)問題。（二）檔案館1.負(fù)責(zé)制定檔案移交計(jì)劃，明確各部門檔案移交的時(shí)間、范圍和要求。2.組織開展檔案移交工作，對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、接收和登記。3.負(fù)責(zé)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、編目、上架等后續(xù)管理工作，確保檔案的妥善保管和有效利用。4.定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議，不斷完善檔案移交制度。三、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司/組織在行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件材料，以及本公司/組織向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間形成的文件材料，如工作聯(lián)系函、業(yè)務(wù)往來文件等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品生產(chǎn)、科研項(xiàng)目、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件材料，包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。2.設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、改造等過程中形成的文件材料，如設(shè)備說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、竣工圖等。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（四）人事檔案1.員工的個(gè)人基本信息材料，如履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等。2.員工的工作經(jīng)歷材料，包括工作調(diào)動(dòng)通知、任免文件、考核評(píng)價(jià)材料等。3.員工的工資福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。4.員工的黨團(tuán)組織關(guān)系材料、政審材料等。（五）聲像檔案1.公司/組織在重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)、產(chǎn)品形象等方面的聲像資料。（六）電子檔案1.以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件材料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。2.經(jīng)過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的電子副本。四、檔案移交時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年完成整理歸檔后，于[具體時(shí)間]前移交至檔案館。2.定期保管的文書檔案，保管期滿后，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值的，經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)移交至檔案館進(jìn)行銷毀；仍需繼續(xù)保存的，繼續(xù)在原部門保管，并于每年[具體時(shí)間]將上一年度到期的檔案移交至檔案館。（二）科技檔案1.產(chǎn)品生產(chǎn)、科研項(xiàng)目、基本建設(shè)等活動(dòng)結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理歸檔，并移交至檔案館。2.設(shè)備儀器報(bào)廢后，使用部門應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將設(shè)備檔案整理移交至檔案館。（三）會(huì)計(jì)檔案1.年度終了后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將會(huì)計(jì)檔案整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，移交至檔案管理部門保管。2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交至檔案管理部門統(tǒng)一保管。（四）人事檔案1.員工離職后，人事部門應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將其人事檔案整理歸檔，并移交至檔案館。2.人事檔案中的新增材料，應(yīng)在形成后[具體時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔，并定期移交至檔案館。（五）聲像檔案1.重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等結(jié)束后，承辦部門應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將聲像檔案整理編輯，并移交至檔案館。2.日常收集的聲像檔案，應(yīng)定期（每季度或半年）移交至檔案館。（六）電子檔案1.電子文件形成部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期（每月或每季度）將電子文件整理歸檔，并移交至檔案館。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，應(yīng)及時(shí)將數(shù)字化成果移交至檔案館，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。五、檔案移交要求（一）質(zhì)量要求1.檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體和書寫材料符合耐久性要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，分類科學(xué)，組卷合理，編目規(guī)范，便于保管和利用。3.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、真實(shí)有效，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）整理要求1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，采用“件”或“卷”的形式進(jìn)行裝訂和編目。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立完整的項(xiàng)目檔案體系，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，封面應(yīng)填寫規(guī)范。4.人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案目錄，便于查找和利用。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，配以文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。6.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理和檢索利用。（三）編目要求1.檔案應(yīng)編制完整的目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、電子檔案目錄等。2.目錄應(yīng)填寫準(zhǔn)確、清晰，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等項(xiàng)目。3.電子檔案目錄應(yīng)包含文件的名稱、格式、大小、存儲(chǔ)位置、元數(shù)據(jù)等信息，便于計(jì)算機(jī)檢索和管理。（四）移交清單要求1.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制詳細(xì)的移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、移交日期等。2.移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后，一份由移交部門留存，一份由檔案館歸檔保存。3.移交清單應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式同時(shí)保存，以便于核對(duì)和查詢。六、檔案移交程序（一）移交申請(qǐng)檔案形成部門在檔案整理歸檔完畢后，填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間等信息，并加蓋部門公章，提交至檔案館。（二）審核檔案館收到《檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及移交清單的填寫是否準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行整改。（三）清點(diǎn)核對(duì)審核通過后，檔案館與移交部門共同對(duì)移交檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。按照移交清單逐一核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，確保雙方賬目一致。在清點(diǎn)核對(duì)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、內(nèi)容缺失等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。（四）簽字確認(rèn)清點(diǎn)核對(duì)無誤后，檔案館與移交部門在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（五）接收登記檔案館對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案接收臺(tái)賬，記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、移交日期、移交部門等信息。同時(shí)，將檔案按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理上架，納入檔案館統(tǒng)一管理。七、檔案移交后的管理（一）保管檔案館應(yīng)按照檔案保管的有關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）利用檔案館應(yīng)建立健全檔案利用制度，為公司/組織各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案的合理利用和安全保密。（三）鑒定與銷毀檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的存毀價(jià)值。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（四）統(tǒng)計(jì)檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）公司/組織內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案移交情況進(jìn)行通報(bào)，確保檔案移交工作按時(shí)、按質(zhì)完成。2.各部門應(yīng)