PAGE檔案資料柜管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的管理，確保檔案資料的安全、完整和有效利用，特制定本檔案資料柜管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用檔案資料柜的部門(mén)和個(gè)人。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案資料的安全和保密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)。二、檔案資料柜的配置與管理（一）檔案資料柜的配置1.根據(jù)公司檔案資料的分類(lèi)和數(shù)量，合理配置檔案資料柜。檔案資料柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.檔案資料柜應(yīng)按照檔案資料的類(lèi)別和保管期限進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。（二）檔案資料柜的管理1.檔案資料柜由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料柜進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料柜的正常使用。2.檔案資料柜應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，不得存放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品。3.檔案資料柜應(yīng)加鎖保管，鑰匙由管理人員專(zhuān)人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。三、檔案資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案資料的分類(lèi)1.公司檔案資料分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類(lèi)別。2.各類(lèi)檔案資料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，確保分類(lèi)清晰合理。（二）檔案資料的編號(hào)1.檔案資料的編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.文書(shū)檔案的編號(hào)按照年度、保管期限、類(lèi)別、順序號(hào)進(jìn)行編制，例如：2023長(zhǎng)期行政001。3.科技檔案的編號(hào)按照項(xiàng)目名稱(chēng)、階段、類(lèi)別、順序號(hào)進(jìn)行編制，例如：XX項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段圖紙001。4.會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)按照年度、類(lèi)別、順序號(hào)進(jìn)行編制，例如：2023會(huì)計(jì)憑證001。5.人事檔案的編號(hào)按照員工編號(hào)進(jìn)行編制，例如：001號(hào)員工的人事檔案編號(hào)為001。6.業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)按照業(yè)務(wù)類(lèi)型、年度、順序號(hào)進(jìn)行編制，例如：銷(xiāo)售業(yè)務(wù)2023001。四、檔案資料的歸檔與整理（一）檔案資料的歸檔1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，不得積壓。歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)要求進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.歸檔的檔案資料應(yīng)具備真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，不得擅自修改、偽造檔案資料。（二）檔案資料的整理1.檔案資料的整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，并編制文件目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目的階段、類(lèi)別進(jìn)行整理，并編制檔案目錄。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別進(jìn)行整理，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.人事檔案應(yīng)按照員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核情況等進(jìn)行整理，并編制人事檔案目錄。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行整理，并編制業(yè)務(wù)檔案目錄。五、檔案資料的查閱與借閱（一）檔案資料的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案資料名稱(chēng)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案資料上亂寫(xiě)亂畫(huà)。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案資料的借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案資料名稱(chēng)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案資料借閱協(xié)議》，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照《檔案資料借閱協(xié)議》的要求，妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人、復(fù)制、泄露檔案資料的內(nèi)容。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)后及時(shí)歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案資料的保管與維護(hù)（一）檔案資料的保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案資料的類(lèi)別和保管期限，選擇合適的保管方式和保管地點(diǎn)，確保檔案資料的安全和完整。2.檔案資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案資料柜中，并按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容，確保賬實(shí)相符。（二）檔案資料的維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.檔案資料的保管環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案管理設(shè)備和工具，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案資料的安全。七、檔案資料的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案資料的鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料是否仍具有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員共同進(jìn)行。2.檔案資料的鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，結(jié)合檔案資料的內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素進(jìn)行綜合判斷。3.經(jīng)鑒定確定已失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀的檔案資料名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）檔案資料的銷(xiāo)毀1.檔案資料的銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和保密。銷(xiāo)毀人員應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，不得擅自離開(kāi)。2.檔案資料的銷(xiāo)毀方式一般采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案資料無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀