PAGE會計檔案制度誰設計一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，由公司財務部門負責組織實施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導。二、會計檔案的內容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據總分類賬戶開設的，用以記錄全部經濟業(yè)務的賬簿；明細賬是根據明細分類賬戶開設的，用以分類登記某一類經濟業(yè)務詳細情況的賬簿；日記賬是按照經濟業(yè)務發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是記錄固定資產詳細情況的卡片式賬簿。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財務狀況和某一會計期間的經營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，包括會計報表、會計報表附注和其他應當在財務會計報告中披露的相關信息和資料。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間會計年度終了后，由財務部門負責整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務部門臨時保管一年，期滿之后，應當由財務部門編制移交清冊，移交本公司檔案管理部門統(tǒng)一保管；未設立檔案管理部門的，應當在財務部門內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。（二）歸檔要求1.會計憑證應按記賬憑證編號順序，連同所附的原始憑證一并整理立卷，裝訂成冊。記賬憑證應連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應在年度終了后，按時整理立卷?；铐撡~簿應撤出空白頁，填寫好賬頁目錄，裝訂成冊。訂本賬簿應保持原裝訂成冊，不得隨意拆封。3.財務會計報告應按時間順序整理，裝訂成冊，加蓋公章。財務會計報告封面應注明單位名稱、年度、月份、報表名稱、報表編號、編制日期等內容。4.其他會計資料應分類整理，按順序編號，裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、年度、月份、起訖日期、資料種類、起訖號碼等內容。（三）歸檔程序1.財務部門各崗位人員按照職責分工，負責收集、整理本崗位形成的會計資料，并于每月末將整理好的數(shù)據資料移交至檔案管理人員。2.檔案管理人員對接收的會計資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的資料及時退回相關人員進行補充或更正。3.審核通過的會計資料按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂，編制會計檔案保管清冊，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交財務部門備查。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務會計報告、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管要求1.公司應設置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的安全防護設施，確保會計檔案的安全保管。庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜通風、防光、防塵等條件。2.會計檔案應分類存放，按保管期限和類別順序排列，便于查找和利用。同時，應建立會計檔案索引目錄，注明檔案的存放位置、保管期限、檔案編號等信息。3.采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。4.檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、變質的會計檔案，應及時進行修復或復制。5.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會計檔案的查閱與復制（一）查閱權限1.公司內部人員查閱會計檔案，需填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.外部單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經公司總經理批準后，由財務部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱會計檔案應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將會計檔案攜帶外出或轉借他人。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會計檔案查閱申請表》，提交相關審批人簽字。2.檔案管理人員根據審批后的申請表，查找并提供相應的會計檔案。3.查閱人員在查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得在會計檔案上進行標記、涂改、拆封等操作。如需復印，應經檔案管理人員同意，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將會計檔案歸還檔案管理人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）復制規(guī)定1.內部人員因工作需要復制會計檔案，需填寫《會計檔案復制申請表》，注明復制內容、用途、份數(shù)等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.外部單位復制會計檔案，需經公司總經理批準，并簽訂保密協(xié)議。復制費用由申請單位承擔。3.檔案管理人員負責辦理會計檔案的復制手續(xù)，并對復制過程進行監(jiān)督。復制完成后，應在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復制日期、份數(shù)等信息。六、會計檔案的移交（一）移交范圍1.公司因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。交接雙方應在會計檔案交接清冊上簽字或蓋章。3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。4.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（二）移交程序1.移交單位應編制會計檔案移交清冊，詳細列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。2.移交單位在辦理會計檔案移交手續(xù)時，應將會計檔案移交清冊及相關會計檔案一并移交給接收單位，并由雙方經辦人員在會計檔案移交清冊上簽字或蓋章。3.接收單位應認真核對移交的會計檔案，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交單位溝通解決。核對無誤后，接收單位應在會計檔案移交清冊上注明接收日期，并將會計檔案妥善保管。（三）交接責任1.移交單位應對所移交會計檔案的真實性、完整性負責，如因移交單位原因導致會計檔案缺失、損壞等問題，由移交單位承擔相應責任。2.接收單位應對接收的會計檔案進行妥善保管，如因接收單位原因導致會計檔案丟失毀損等問題，由接收單位承擔相應責任。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。機關、團體和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；國有企業(yè)經企業(yè)領導審查，報經上級主管單位批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。（三）特殊情況處理1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽