PAGE雙重預防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司安全風險分級管控和隱患排查治理雙重預防機制建設，規(guī)范雙重預防檔案管理工作，確保檔案資料真實、完整、有效，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各車間、各班組在雙重預防機制建設過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理職責1.安全管理部門負責制定雙重預防檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。指導、協(xié)調(diào)各部門開展雙重預防檔案的收集、整理、歸檔工作。負責對雙重預防檔案進行審核、保管和定期檢查。2.各部門負責本部門雙重預防檔案資料的收集、整理、分類和初步歸檔工作。按照安全管理部門的要求，及時將檔案資料移交歸檔。配合安全管理部門做好雙重預防檔案的查閱、借閱等工作。二、檔案內(nèi)容（一）安全風險分級管控檔案1.風險管理制度公司風險分級管控制度文件，明確風險識別、評估、分級、管控等工作流程和要求。風險分級管控工作方案，包括工作目標、工作步驟、責任分工等內(nèi)容。2.風險識別記錄各部門、各崗位風險識別清單，詳細記錄風險點名稱、所在位置、可能導致的事故類型等信息。風險識別過程中采用的方法和工具，如安全檢查表、工作危害分析（JHA）、故障模式與影響分析（FMEA）等。3.風險評估報告風險評估記錄，包括風險發(fā)生可能性、嚴重性、風險值計算等內(nèi)容。風險分級結(jié)果，按照風險等級劃分標準，確定重大風險、較大風險、一般風險和低風險。風險評估過程中邀請的專家名單及評估意見。4.風險管控措施針對不同等級風險制定的管控措施，包括工程技術措施、管理措施、培訓教育措施、應急處置措施等。風險管控責任清單，明確各風險點的管控責任人、責任部門和監(jiān)督部門。5.風險告知與警示標識風險告知牌、風險告知卡等資料，向員工告知風險點的基本情況、危險有害因素、防控措施等信息?，F(xiàn)場設置的警示標識照片及分布示意圖，確保風險點得到有效警示。（二）隱患排查治理檔案1.隱患排查制度公司隱患排查治理制度文件，明確隱患排查的周期、方式、內(nèi)容、責任分工及隱患治理流程等要求。隱患排查治理工作方案，包括排查計劃、排查重點、排查人員安排等內(nèi)容。2.隱患排查記錄定期隱患排查記錄，包括排查時間、排查人員、排查范圍、發(fā)現(xiàn)的隱患問題等詳細信息。專項隱患排查記錄，如季節(jié)性隱患排查、節(jié)假日隱患排查、重大活動前隱患排查等記錄。隱患排查過程中發(fā)現(xiàn)的問題照片及視頻資料。3.隱患治理臺賬隱患治理臺賬，詳細記錄隱患編號、隱患描述、隱患等級、治理措施、治理責任人、治理期限、治理完成情況等信息。隱患治理過程中的跟蹤記錄，包括治理進度、遇到的問題及解決措施等。4.隱患整改報告隱患整改報告，對隱患治理情況進行總結(jié)分析，評估隱患治理效果，提出改進措施和建議。隱患整改前后對比照片，直觀展示隱患治理成效。（三）培訓教育檔案1.雙重預防培訓計劃年度雙重預防培訓計劃，明確培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。培訓計劃的制定依據(jù)和調(diào)整記錄。2.培訓教材與資料雙重預防培訓教材，包括安全風險分級管控知識、隱患排查治理方法、相關法律法規(guī)和標準等內(nèi)容。培訓過程中使用的課件、視頻、案例分析等資料。3.培訓記錄每次培訓的簽到表、培訓內(nèi)容記錄、培訓效果評估等資料。員工培訓筆記及考試試卷，檢驗員工對雙重預防知識的掌握程度。4.培訓效果評估報告對培訓效果進行評估的報告，分析培訓目標達成情況，提出改進培訓工作的建議。（四）應急管理檔案1.應急預案公司綜合應急預案、專項應急預案和現(xiàn)場處置方案，明確應急組織機構(gòu)、應急響應程序、應急處置措施等內(nèi)容。應急預案的評審記錄、修訂記錄及備案證明。2.應急演練計劃與記錄年度應急演練計劃，包括演練項目、演練時間、演練地點、參演人員等安排。應急演練記錄，如演練方案、演練過程照片及視頻、演練總結(jié)報告等。3.應急物資儲備清單應急物資儲備清單，詳細記錄應急物資的名稱、型號、數(shù)量、存放位置、保管責任人等信息。應急物資的定期檢查記錄和維護保養(yǎng)記錄。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照制度要求，及時收集本部門在雙重預防機制建設過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報告等資料。2.收集的資料應真實、準確、完整，能夠反映雙重預防工作的實際情況。3.對于外來文件，如法律法規(guī)、標準規(guī)范、上級文件等，應及時收集并進行有效識別和傳達。（二）整理原則1.檔案資料應按照分類標準進行整理，確保同一類資料集中存放，便于查找和管理。2.整理過程中應保持資料的原始順序，不得隨意打亂或丟失。3.對于破損、褪色、字跡模糊的資料，應進行修復或復制，確保檔案資料的完整性和可讀性。（三）分類方法1.安全風險分級管控檔案按照風險管理制度、風險識別記錄、風險評估報告、風險管控措施、風險告知與警示標識等類別進行分類。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如風險識別記錄可按照部門、崗位等進行分類。2.隱患排查治理檔案按照隱患排查制度、隱患排查記錄、隱患治理臺賬、隱患整改報告等類別進行分類。隱患排查記錄可按照定期排查、專項排查等進行細分，隱患治理臺賬可按照隱患等級、治理責任人等進行細分。3.培訓教育檔案按照雙重預防培訓計劃、培訓教材與資料、培訓記錄、培訓效果評估報告等類別進行分類。培訓記錄可按照培訓時間、培訓內(nèi)容等進行細分。4.應急管理檔案按照應急預案、應急演練計劃與記錄、應急物資儲備清單等類別進行分類。應急預案可按照綜合預案、專項預案、現(xiàn)場處置方案等進行細分，應急演練記錄可按照演練項目、演練時間等進行細分。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門整理好的檔案資料應定期移交安全管理部門進行統(tǒng)一歸檔。2.歸檔時應編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.檔案資料應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進行裝盒、裝袋，并在盒、袋上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（二）保管期限1.雙重預防檔案的保管期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，一般分為長期和短期。2.安全風險分級管控檔案、隱患排查治理檔案、培訓教育檔案、應急管理檔案中的重要文件和記錄應長期保管，保管期限不少于[X]年。3.一般性文件和記錄可短期保管，保管期限不少于[X]年。（三）保管場所1.公司應設立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，并具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案保管場所應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、滅火器等。3.檔案管理人員應定期對檔案保管場所進行檢查，確保檔案資料的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱雙重預防檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，交安全管理部門審核。3.安全管理部門審核通過后，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果等信息。4.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。查閱結(jié)束后，應及時將檔案資料歸還保管人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱雙重預防檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字同意后，交安全管理部門審核。3.安全管理部門審核通過后，報公司分管領導批準。4.借閱人員應持批準后的《檔案借閱申請表》到檔案保管人員處辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱結(jié)束后，應按時歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。檔案保管人員應對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立雙重預防檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、查詢和統(tǒng)計分析等功能。2.通過信息化管理，提高檔案管理工作效率，方便員工查閱和使用檔案資料，為公司安全生產(chǎn)決策提供及時、準確的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安全管理部門應指定專人負責雙重預防檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.檔案資料發(fā)生變更時，應及時在信息化管理系統(tǒng)中進行更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案資料一致。3.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強雙重預防檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保只有授權人員才能訪問系統(tǒng)。2.對系統(tǒng)操作人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因操作不當導致數(shù)據(jù)泄露或系統(tǒng)故障。3.嚴格遵守國家有關信息安全和保密的法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案資料進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.雙重預防檔案保管期滿，且確無保存價值的，可按照本制度規(guī)定進行銷毀。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，導致部分檔案資料不再適用或不需要保存的，經(jīng)安全管理部門審核后，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對保管期滿的檔案進行清查，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息