PAGE提升檔案管理制度化一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在加強公司/組織檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。通過提升檔案管理制度化水平，提高檔案利用效率，促進公司/組織的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和工作實際情況。2.完整性原則：確保檔案的全面性，涵蓋公司/組織運營過程中的各個方面，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.時效性原則：及時收集、整理、歸檔各類檔案，確保檔案信息的時效性，以便為工作提供及時有效的參考。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。集中管理公司/組織的各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案的查詢和利用提供便利。定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和有效性。對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交至檔案管理部門。明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，按照規(guī)定及時歸還檔案。嚴格遵守公司/組織的檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在日常經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、通知等文書檔案。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備維護、技術(shù)改造等方面的科技檔案。3.員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪酬福利等人事檔案。4.財務(wù)預(yù)算報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。5.市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研報告、客戶檔案、項目文檔等。6.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進行收集，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、黨群工作類等；科技檔案可分為科研項目類、產(chǎn)品設(shè)計類、工藝技術(shù)類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對檔案進行編目，包括編制檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等。檔案目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行整齊規(guī)范的裝訂，確保檔案的牢固和美觀。裝訂時應(yīng)注意保護檔案的原始面貌，不得損壞文件內(nèi)容。三、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案行政管理類：包括公司/組織的行政公文、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政事務(wù)處理文件等。業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理等各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件。黨群工作類：如黨組織建設(shè)、工會工作、共青團工作等方面的文件。2.科技檔案科研項目類：包括科研項目立項報告、研究方案、實驗記錄、科研成果報告等。產(chǎn)品設(shè)計類：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文檔、設(shè)計變更記錄等。工藝技術(shù)類：生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝改進文件等。設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程等。3.人事檔案員工基本信息類：員工個人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等。工作經(jīng)歷類：工作調(diào)動記錄、崗位變動記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷等?？己嗽u價類：績效考核表、年度考核報告、獎懲記錄等。薪酬福利類：工資發(fā)放記錄、獎金分配記錄、社保繳納記錄等。4.財務(wù)檔案會計憑證類：記賬憑證、原始憑證等。財務(wù)報表類：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務(wù)預(yù)算類：年度預(yù)算報告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報告等。審計報告類：內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案市場營銷類：市場調(diào)研報告、客戶檔案、銷售合同、營銷活動策劃方案等?？蛻舴?wù)類：客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果、服務(wù)反饋記錄等。項目管理類：項目立項文件、項目進度報告、項目驗收報告等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為公司/組織的唯一標識符，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.目錄號：根據(jù)檔案分類類別編制，如文書檔案的行政管理類目錄號為“1”，業(yè)務(wù)管理類目錄號為“2”等。4.案卷號：按照檔案整理的順序，對每一類檔案中的案卷進行編號，一個案卷為一個獨立的保管單位。5.件號：在案卷內(nèi)，對每份文件進行編號，以便于區(qū)分和查找。例如，一份文書檔案中的行政管理類文件，其編號可能為：全宗號1001001，其中“全宗號”為公司/組織的特定代碼，“1”表示行政管理類目錄號，“001”為該類檔案中的第1個案卷號，“001”為該案卷內(nèi)的第1份文件號。四、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的章程、重要會議記錄、重大決策文件、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價值，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。如一般性的業(yè)務(wù)文件、短期的工作計劃與總結(jié)等可保管10年；重要的業(yè)務(wù)合同、項目文檔等可保管30年。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檔案庫房的溫濕度進行監(jiān)控和調(diào)節(jié)，保持適宜的環(huán)境條件。4.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。5.對于電子檔案，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)維護和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，要加強對電子檔案系統(tǒng)的安全防護，防止病毒入侵和黑客攻擊。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的利用符合公司/組織的利益和法律法規(guī)的要求。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部各項工作的需要，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.在保證檔案安全和完整的前提下，積極開展檔案的對外利用服務(wù)，但應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：對于確需借出檔案的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用需要，經(jīng)檔案管理部門同意，可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門的印章。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容的準確性和完整性。（三）審批流程1.查閱審批：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門負責(zé)人審批；涉及重要檔案或敏感信息的查閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱審批：借閱檔案的申請，由所在部門負責(zé)人初審，檔案管理部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及機密或重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.復(fù)制審批：復(fù)制檔案的申請，由所在部門負責(zé)人審批，檔案管理部門審核。對于重要檔案的復(fù)制，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準確及時的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合檔案的實際情況進行鑒定。3.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值。對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果符合公司/組織的實際情況和工作需要。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清冊報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4