PAGE財務檔案影像化制度一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，規(guī)范財務檔案影像化工作，提高財務檔案管理效率和質(zhì)量，保障財務檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務檔案影像化管理工作。（三）定義1.財務檔案：指公司在各項財務活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的歷史記錄。2.影像化：利用數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)財務檔案轉(zhuǎn)換為電子影像文件進行存儲、管理和利用的過程。（四）基本原則1.真實性原則：財務檔案影像應真實、準確、完整地反映財務業(yè)務的實際情況。2.完整性原則：確保財務檔案影像的全面收集、整理和保存，不得遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障財務檔案影像的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便利性原則：影像化管理應便于財務檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、職責分工（一）財務部門1.負責組織財務檔案的整理、裝訂和移交，確保紙質(zhì)財務檔案符合影像化要求。2.配合檔案管理部門進行財務檔案影像的采集、審核和存儲工作。3.負責財務檔案影像的日常查詢和調(diào)閱，按照規(guī)定提供相關(guān)影像資料。（二）檔案管理部門1.制定財務檔案影像化管理制度和操作流程，指導和監(jiān)督財務檔案影像化工作。2.負責財務檔案影像的采集設(shè)備、存儲系統(tǒng)的選型、采購和維護。3.對財務檔案影像進行集中存儲和管理，確保影像數(shù)據(jù)的安全和完整。4.建立財務檔案影像的索引和檢索系統(tǒng)，方便查詢和調(diào)閱。（三）信息技術(shù)部門1.提供財務檔案影像化所需的技術(shù)支持，確保影像采集、存儲和傳輸?shù)姆€(wěn)定性和可靠性。2.協(xié)助檔案管理部門對財務檔案影像存儲系統(tǒng)進行安全防護，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.負責財務檔案影像化管理系統(tǒng)的開發(fā)、升級和維護，滿足公司業(yè)務發(fā)展的需求。（四）其他部門各部門應按照本制度的要求，配合做好財務檔案影像化相關(guān)工作，及時將涉及財務業(yè)務的文件資料移交財務部門進行整理和影像化處理。三、財務檔案影像化流程（一）檔案整理1.財務人員在每月末或每季度末，對本期間的財務檔案進行分類整理。按照會計憑證類別、賬簿種類、財務報告等分別進行排序，確保檔案順序清晰。2.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)?，對破損或褪色的紙張進行修復或更換。3.將整理好的財務檔案按照一定數(shù)量（如每50頁或100頁）進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（二）影像采集1.采用專業(yè)的掃描設(shè)備對裝訂好的財務檔案進行掃描。掃描分辨率應不低于300dpi，以保證影像的清晰度和可讀性。2.掃描過程中應確保影像的完整性，避免出現(xiàn)漏掃、模糊等情況。對于雙面檔案，應進行雙面掃描，并保證掃描順序與紙質(zhì)檔案一致。3.掃描后的影像文件應按照規(guī)定的格式（如PDF）進行存儲，文件名應規(guī)范統(tǒng)一，包含檔案所屬年度、月份、類別、序號等信息，以便于識別和查詢。（三）影像審核1.財務部門安排專人對采集的財務檔案影像進行審核。審核內(nèi)容包括影像的清晰度、完整性、準確性等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，如影像模糊、頁碼錯誤、內(nèi)容缺失等，應及時通知掃描人員進行重新掃描或補充完善。3.審核通過的影像文件應進行電子簽名確認，確保影像的真實性和有效性。（四）影像存儲1.審核通過的財務檔案影像文件上傳至公司指定的存儲系統(tǒng)進行集中存儲。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復和安全防護功能，確保影像數(shù)據(jù)的安全可靠。2.按照財務檔案的類別、年度、月份等進行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。3.定期對存儲的影像數(shù)據(jù)進行備份，備份介質(zhì)應異地存放，以防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（五）影像利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢和調(diào)閱財務檔案影像時，應填寫《財務檔案影像調(diào)閱申請表》，注明調(diào)閱原因、檔案名稱、調(diào)閱期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至財務部門。財務部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中進行查詢和調(diào)閱，并將影像文件提供給申請部門。3.調(diào)閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還影像文件，不得擅自復制、傳播或用于其他非工作目的。如需復制影像文件，應另行填寫《財務檔案影像復制申請表》并經(jīng)財務部門負責人批準。四、財務檔案影像化質(zhì)量要求（一）影像清晰度掃描后的影像應清晰可辨，文字、數(shù)字、印章等信息完整、清晰，無模糊、重影、黑邊等現(xiàn)象。（二）影像完整性1.確保影像文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括封面、目錄、正文、封底等全部內(nèi)容。2.對于有附件的財務檔案，附件影像應與主件影像一并采集，且附件順序應與紙質(zhì)檔案一致。（三）影像準確性1.影像文件中的文字、數(shù)字、印章等信息應準確無誤，與紙質(zhì)檔案原件一致。2.對于掃描過程中出現(xiàn)的錯誤信息，應及時進行更正，并重新掃描和審核。（四）影像格式規(guī)范財務檔案影像文件應統(tǒng)一存儲為PDF格式，以保證文件的通用性和穩(wěn)定性，便于不同設(shè)備和軟件的讀取和使用。五、財務檔案影像化安全管理（一）存儲安全1.檔案管理部門應建立完善的存儲系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作存儲系統(tǒng)。2.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。同時，制定數(shù)據(jù)備份策略，定期進行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存儲。3.加強存儲系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵，保障影像數(shù)據(jù)的安全。（二）傳輸安全1.在財務檔案影像傳輸過程中，應采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.對傳輸過程中的數(shù)據(jù)進行監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理傳輸異常情況。（三）訪問安全1.嚴格控制財務檔案影像的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級別。例如，財務人員只能訪問其負責的財務檔案影像，檔案管理人員可進行全面的查詢和管理操作，其他部門人員如需訪問，需經(jīng)過嚴格的審批流程。2.建立用戶登錄認證機制，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。3.對訪問財務檔案影像的操作進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、操作內(nèi)容等，以便進行審計和追溯。（四）保密管理1.涉及財務檔案影像的工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.對財務檔案影像的存儲場所、傳輸網(wǎng)絡(luò)等進行保密管理，防止無關(guān)人員接觸和獲取影像數(shù)據(jù)。3.在對外提供財務檔案影像時，應嚴格按照規(guī)定進行審批，確保影像的使用符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，防止影像信息泄露。六、財務檔案影像化的保管期限（一）會計憑證會計憑證的影像保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。（二）會計賬簿會計賬簿的影像保管期限為30年。（三）財務報告月度、季度財務報告的影像保管期限為10年，年度財務報告的影像保管期限為永久。（四）其他財務檔案其他財務檔案的影像保管期限根據(jù)其重要性和實際需要，參照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定，一般不少于10年。在保管期限屆滿后，按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行銷毀處理。銷毀前應進行登記造冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門會同財務部門等相關(guān)部門共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對財務檔案影像化管理工作進行審計，檢查制度執(zhí)行情況、影像質(zhì)量、安全管理等方面存在的問題，并提出改進建議。（二）日常檢查檔案管理部門和財務部門應定期對財務檔案影像化工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時，相互配合，對影像化過程中的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，確保工作質(zhì)量。（三）違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重