PAGE檔案管理制度工作機(jī)構(gòu)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，作為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置檔案管理崗位，配備專職或兼職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放。6.開展檔案宣傳和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。8.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，做好檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全存放。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.積極開展檔案利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。8.做好檔案的保密工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案泄密。9.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。10.完成檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備儀器、基本建設(shè)等方面的檔案。3.會(huì)計(jì)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、工資檔案、考核晉升、獎(jiǎng)懲等方面的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、合同協(xié)議等方面的檔案。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。7.電子檔案：包括公司/組織在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集，確保電子檔案的原始性和可讀性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立科技檔案案卷目錄。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立人事檔案案卷目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案案卷目錄。6.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄。7.電子檔案：按照電子文件的分類方案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，用于存放檔案。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全存放。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的文書檔案主要包括本公司/組織制定的重要規(guī)章制度、年度總結(jié)報(bào)告、重要會(huì)議文件等。長(zhǎng)期保管的文書檔案主要包括本公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)文件等，保管期限為10年至50年。短期保管的文書檔案主要包括本公司/組織的臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件等，保管期限為1年至10年。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度和使用壽命確定。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案的保管期限為員工離職后5年。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定。6.聲像檔案的保管期限根據(jù)內(nèi)容的重要程度確定。7.電子檔案的保管期限與紙質(zhì)檔案相同。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）檔案查閱制度1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。5.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案借閱制度1.本公司/組織員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.外單位人員借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照檔案查閱制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]天。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和無(wú)損情況，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取防火墻、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全保密。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，嚴(yán)格遵守檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)程。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案信息的備份管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案信息安全保密制度，防止檔案信息的泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)