PAGE檔案信息化規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案信息的管理、利用和安全保障，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息化管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：保證檔案信息的真實、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案數(shù)據(jù)。3.保密性原則：對涉及公司機密的檔案信息進行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.完整性原則：涵蓋檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)，確保管理工作的全面性和系統(tǒng)性。5.便利性原則：以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，優(yōu)化檔案信息管理流程，方便檔案的查詢、利用和共享。二、檔案信息化管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.規(guī)劃和建設(shè)公司檔案信息化系統(tǒng)，包括系統(tǒng)選型、功能設(shè)計、數(shù)據(jù)遷移等工作。3.負責(zé)檔案信息的收集、整理、分類、存儲、保管和維護，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。4.組織開展檔案信息的數(shù)字化加工工作，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。5.建立檔案信息檢索體系，提供高效便捷的檔案查詢服務(wù)。6.監(jiān)督和指導(dǎo)各部門的檔案信息化管理工作，對違規(guī)行為進行糾正和處理。7.定期對檔案信息化管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進管理方法和技術(shù)手段。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，按照公司檔案管理要求及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門開展檔案信息化相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.負責(zé)本部門檔案信息的日常利用和管理，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度。4.對本部門產(chǎn)生的電子文件進行規(guī)范管理，確保文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行歸檔。5.及時向檔案管理部門反饋檔案信息化管理工作中存在的問題和建議。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案信息化管理業(yè)務(wù)，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.負責(zé)檔案信息的錄入、審核、存儲和維護，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。4.按照規(guī)定的流程和權(quán)限進行檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，做好相關(guān)記錄。5.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行檢查和維護，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)異常情況。6.協(xié)助開展檔案數(shù)字化加工、信息檢索體系建設(shè)等工作。三、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計分析等基本功能，滿足公司檔案管理工作的實際需求。2.在系統(tǒng)選型過程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、兼容性和擴展性，選擇具有良好口碑和技術(shù)支持的軟件產(chǎn)品。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循軟件工程的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，進行詳細的需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試和上線部署，確保系統(tǒng)功能的完整性和可靠性。4.建立系統(tǒng)用戶權(quán)限管理機制，根據(jù)不同崗位和職責(zé)設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，保證檔案信息的安全性和保密性。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門制定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)錄入規(guī)范，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)據(jù)采集和錄入。2.檔案管理人員在錄入檔案數(shù)據(jù)時，應(yīng)認真核對原始檔案信息，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對于重要檔案，應(yīng)進行雙人錄入核對。3.加強對檔案數(shù)據(jù)采集和錄入工作的質(zhì)量控制，定期對錄入數(shù)據(jù)進行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（三）數(shù)字化加工1.制定檔案數(shù)字化加工方案，明確數(shù)字化加工的范圍、流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。2.選擇具備相應(yīng)資質(zhì)和技術(shù)實力的數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)，簽訂服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.在數(shù)字化加工過程中，應(yīng)采取有效的質(zhì)量控制措施，對掃描圖像、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。4.對數(shù)字化加工過程中產(chǎn)生的中間數(shù)據(jù)和成果數(shù)據(jù)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)存儲與備份1.建立安全可靠的檔案數(shù)據(jù)存儲體系，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲設(shè)備，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的冗余存儲和異地備份。2.根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要性和使用頻率，制定不同的數(shù)據(jù)存儲策略，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)變化情況合理確定，一般每周至少進行一次全量備份，每天進行增量備份。4.對備份數(shù)據(jù)進行定期檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。四、檔案信息管理（一）檔案分類與編號1.依據(jù)國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司實際業(yè)務(wù)情況，制定統(tǒng)一的檔案分類方案，對檔案進行科學(xué)分類。2.為每類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性、邏輯性和擴展性，便于檔案的管理和查詢。3.在檔案信息化系統(tǒng)中建立檔案分類目錄和編號索引，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（二）檔案整理與歸檔1.各部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對本部門的檔案進行定期整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理完成后，應(yīng)按照檔案歸檔要求及時移交檔案管理部門進行集中歸檔。檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)對檔案的整理質(zhì)量進行檢查，不符合要求的應(yīng)退回原部門重新整理。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行整理和存儲，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。（三）檔案檢索與利用1.建立完善的檔案信息檢索體系，通過系統(tǒng)檢索、目錄檢索、關(guān)鍵詞檢索等多種方式，為用戶提供高效便捷的檔案查詢服務(wù)。2.明確檔案查閱、借閱的流程和權(quán)限，嚴(yán)格按照規(guī)定進行審批和登記。對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)實行專人專管，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)及時響應(yīng)用戶的查詢和借閱需求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息。對于借閱的檔案，應(yīng)跟蹤借閱期限，及時提醒歸還。4.鼓勵檔案信息的共享和利用，在確保檔案信息安全的前提下，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、協(xié)同辦公平臺等方式，實現(xiàn)檔案信息在公司內(nèi)部的合理流通。（四）檔案統(tǒng)計與分析1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、存儲、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類檔案統(tǒng)計報表。2.通過檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解公司檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對檔案信息進行深度挖掘，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供支持和服務(wù)。五、檔案信息安全保障（一）安全制度建設(shè)1.制定檔案信息安全管理制度，明確安全管理目標(biāo)、原則、措施和責(zé)任，確保檔案信息安全管理工作有章可循。2.建立檔案信息安全管理責(zé)任制，將安全責(zé)任落實到具體部門和個人，簽訂安全責(zé)任書，加強安全考核和獎懲。（二）人員安全管理1.加強對檔案管理人員的安全意識教育和培訓(xùn)，提高其安全防范意識和技能。2.對涉及檔案信息化管理的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員泄露檔案信息。3.規(guī)范檔案管理人員的操作行為，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程和安全制度，避免因操作失誤導(dǎo)致檔案信息安全事故。（三）系統(tǒng)安全防護1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護技術(shù)，構(gòu)建多層次的檔案信息化系統(tǒng)安全防護體系，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)安全補丁，確保系統(tǒng)的安全性。3.建立系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行實時監(jiān)測和分析，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，采用加密算法對重要數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。2.嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的崗位職責(zé)和工作需求，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保障公司業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。（五）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、處置流程和保障措施。2.定期對應(yīng)急處置預(yù)案進行演練和評估，不斷完善預(yù)案內(nèi)容，提高應(yīng)急處置能力。3.一旦發(fā)生檔案信息安全事故，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效的措施進行處理，最大限度地減少損失，并及時向上級主管部門報告。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案信息化管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、存儲、利用等方面的工作情況。2.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并及時反饋給相關(guān)部門，要求限期整改。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)運行情況的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)異常等問題，確保系統(tǒng)的正常運行。（二）考核評價1.制定檔案信息化管理工作考核評價辦法，明確考核指標(biāo)、考核方式和考核周期。2.對各部門和檔案管理人員的檔案信息化管理工作進行考核評價，考核