PAGE學校檔案、資料借閱制度一、總則1.目的為了加強學校檔案、資料的管理，確保檔案、資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案、資料在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本借閱制度。2.適用范圍本制度適用于學校全體教職員工、學生以及因工作需要借閱學校檔案、資料的校外單位或個人。3.基本原則檔案、資料借閱應遵循嚴格審批、保證安全、限期歸還的原則。借閱者必須遵守本制度，愛護檔案、資料，不得擅自涂改、損壞、丟失。二、檔案、資料分類及借閱權限1.檔案分類教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、課程教案、學生成績單、教學評估資料等。科研檔案：涵蓋科研項目申報書、研究成果報告、學術論文、專利申請材料等。人事檔案：包含教職工個人基本信息、履歷、考核、晉升、獎懲等資料。行政檔案：如學校各類文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。學生檔案：涉及學生入學登記表、學籍變動材料、畢業(yè)登記表等。2.資料分類圖書資料：各類紙質圖書、期刊、雜志等。電子資料：學校購買或自建的電子數據庫資源、教學課件、科研數據等。3.借閱權限教學檔案任課教師可借閱所授課程相關的教學檔案，用于教學參考和課程建設。教學管理人員因工作需要，可查閱和借閱相關教學檔案。科研檔案項目負責人可借閱所負責科研項目的全部檔案資料。參與科研項目的研究人員，經項目負責人同意，可借閱與本人研究工作相關的檔案資料。人事檔案人事部門工作人員在職責范圍內可查閱和借閱人事檔案。因工作需要，經人事部門負責人批準，相關部門工作人員可查閱特定人員的部分人事檔案信息。行政檔案學校各部門工作人員可借閱與本部門工作相關的行政檔案。學校領導可根據工作需要，查閱各類行政檔案。學生檔案學生本人可查閱和復印本人學籍檔案中的部分材料。因就業(yè)、升學等特殊原因，經學校批準，學生可借閱或復印相關學籍檔案材料。圖書資料學校師生可按照圖書館規(guī)定借閱圖書資料。校外單位或個人因工作需要，經學校圖書館同意，可辦理借閱手續(xù)。電子資料學校教職工根據工作需要，可在規(guī)定權限內查閱和使用電子資料。學生需經相關部門或教師批準，方可查閱特定的電子資料。三、借閱流程1.提出申請借閱者需填寫《學校檔案、資料借閱申請表》，詳細注明借閱檔案、資料的名稱、數量、借閱目的、預計歸還日期等信息。申請表應提交給檔案、資料管理部門負責人或指定的受理人員。2.審批檔案、資料管理部門受理人員收到申請表后，應根據借閱者的借閱權限進行審核。對于符合借閱條件的申請，及時提交部門負責人審批。部門負責人應在申請表上簽署審批意見，明確是否同意借閱以及借閱期限等。對于涉及重要或機密檔案、資料的借閱申請，需經學校主管領導批準。3.借閱登記經審批同意后，檔案、資料管理人員應按照申請表內容進行詳細登記。登記內容包括借閱者姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案、資料名稱、數量、借閱日期、預計歸還日期、審批意見等。同時，為借閱的檔案、資料建立借閱記錄檔案，以便跟蹤管理。4.領取檔案、資料借閱者憑審批通過的申請表到檔案、資料管理部門領取檔案、資料。管理人員應與借閱者當面核對檔案、資料的名稱、數量等信息，并向借閱者說明檔案、資料的保管要求和注意事項。借閱者需在借閱登記表上簽字確認領取。5.歸還借閱者應在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的檔案、資料歸還至檔案、資料管理部門。管理人員應認真核對歸還的檔案、資料，檢查是否有損壞、涂改、丟失等情況。如發(fā)現問題，應及時向借閱者查明原因，并按照相關規(guī)定處理。借閱者歸還檔案、資料后，在借閱登記表上簽字注明歸還日期。四、借閱期限1.一般檔案、資料普通教學檔案、行政檔案等借閱期限一般為[X]個工作日。借閱者應在規(guī)定期限內歸還，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案、資料涉及學校核心機密、重大科研項目等重要檔案、資料的借閱期限一般不超過[X]個工作日，確因工作需要延長借閱期限的，需經檔案、資料管理部門負責人和學校主管領導批準。3.圖書資料圖書資料的借閱期限按照學校圖書館相關規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]天至[X]天不等。借閱者應按時歸還，如需續(xù)借，可在到期前辦理續(xù)借手續(xù)，但續(xù)借期限不得超過規(guī)定的最長借閱期限。4.電子資料電子資料的借閱期限根據具體情況而定，一般為[X]個工作日至[X]個月不等。借閱者應在規(guī)定期限內妥善使用，并按時歸還。如需繼續(xù)使用，應重新辦理借閱手續(xù)。五、借閱要求1.遵守保密規(guī)定：借閱者應對所借閱的檔案、資料內容嚴格保密，不得向無關人員泄露。對于涉及學校機密的檔案、資料，借閱者應按照學校保密制度的要求進行保管和使用，不得擅自復制、傳播。2.愛護檔案、資料：借閱者應愛護所借閱的檔案、資料，不得隨意折疊、裁剪、污損、涂改。如發(fā)現檔案、資料有損壞情況，應及時向檔案、資料管理部門報告，并承擔相應的修復或賠償責任。3.不得轉借他人：借閱者不得將所借閱的檔案、資料轉借他人，如有特殊情況需要委托他人代還，應提前向檔案、資料管理部門說明，并辦理相關委托手續(xù)。代還人員應按照規(guī)定按時歸還檔案、資料。4.在指定地點查閱：借閱檔案、資料后，借閱者應在檔案、資料管理部門指定的地點查閱，不得擅自將檔案、資料帶出指定場所。如需復印檔案、資料內容，應按照規(guī)定辦理復印手續(xù)，經檔案、資料管理部門同意后，在指定地點進行復印。5.及時歸還：借閱者應嚴格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案、資料，如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案、資料管理部門將采取相應措施，如限制借閱權限、收取逾期滯納金等。拖欠時間較長且無正當理由的，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，并追究其法律責任。六、檔案、資料的復印與摘錄1.復印申請借閱者如需復印檔案、資料內容相關部分，應填寫《學校檔案、資料復印申請表》，注明復印的檔案、資料名稱、頁碼范圍、復印用途等信息，并提交給檔案、資料管理部門負責人審批。2.審批權限對于一般性檔案、資料的復印申請，由檔案、資料管理部門負責人審批。涉及重要檔案、資料或機密信息的復印申請，需經學校主管領導批準。3.復印登記經審批同意后，檔案、資料管理人員應按照申請表內容進行復印登記。登記內容包括復印者姓名、單位、聯(lián)系方式、復印檔案資料名稱、頁碼范圍、復印日期、審批意見等。同時，記錄復印的份數和用途。4.復印要求檔案、資料管理人員應按照審批意見進行復印操作，確保復印內容清晰、完整。對于重要檔案、資料的復印，應采用安全可靠的方式進行，如使用專門的復印設備，并對復印過程進行監(jiān)控。復印完成后，管理人員應將復印件與原件進行核對，無誤后將復印件交給借閱者，并在申請表上簽字確認。5.摘錄規(guī)定借閱者如需摘錄檔案、資料內容，應經檔案、資料管理部門同意，并在指定地點進行摘錄。摘錄內容應保持原意，不得斷章取義或進行歪曲。摘錄完成后，借閱者應將摘錄內容交檔案、資料管理人員審核，審核通過后方可帶走。摘錄的內容應注明出處和頁碼等信息。七、特殊情況處理1.檔案、資料損壞或丟失如借閱者在借閱過程中發(fā)現檔案、資料有損壞情況，應立即停止使用，并及時向檔案、資料管理部門報告。檔案、資料管理部門應組織相關人員對損壞情況進行評估，并根據實際情況要求借閱者采取修復、賠償等措施。如檔案、資料丟失，借閱者應承擔相應的賠償責任，賠償金額按照檔案、資料的價值和造成的損失確定。賠償后，檔案、資料管理部門應根據實際情況決定是否補充相應的檔案、資料。2.緊急借閱需求因工作緊急需要借閱檔案、資料，而當時無法按照正常借閱流程辦理手續(xù)的，借閱者可向檔案、資料管理部門負責人或學校主管領導說明情況，經同意后可先行借閱，但事后應及時補辦相關手續(xù)。3.涉及法律糾紛的檔案、資料借閱如因法律糾紛需要查閱、借閱學校相關檔案、資料，借閱者應按照法律程序辦理手續(xù)。檔案、資料管理部門應積極配合，提供必要的協(xié)助，但在提供檔案、資料時應嚴格遵循法律法規(guī)和學校相關規(guī)定，確保檔案、資料的安全和合法使用。八、監(jiān)督與檢查1.學校檔案、資料管理部門應定期對檔案、資料的借閱情況進行檢查，包括借閱登記記錄、歸還情況、檔案、資料的保管狀況等。發(fā)現問題及時督促整改，并對違規(guī)行為進行處理。2.學校紀檢監(jiān)察部門應對檔案、資料借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，對違反制度的行為進行調查和處理，確保制度