PAGE博物館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)博物館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在博物館各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本博物館實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于博物館各部門(mén)及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則博物館檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映博物館各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集博物館在業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理、基本建設(shè)等方面形成的各種門(mén)類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)博物館設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全館檔案的綜合管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)具備獨(dú)立的辦公場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備和辦公設(shè)施。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本館檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用博物館各類檔案，建立健全檔案工作體系。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)。4.參與博物館重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期向上級(jí)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)報(bào)送檔案工作情況。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)形成的檔案，確保檔案的齊全、完整，并定期向檔案管理部門(mén)移交。3.在開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)注重檔案的形成和積累，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行操作，保證檔案質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍博物館檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類上級(jí)主管部門(mén)的文件、指示、批復(fù)等。博物館的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、決議等。人事檔案、工資福利、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證等。資產(chǎn)管理、物資采購(gòu)、設(shè)備維修等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)工作類展覽策劃、設(shè)計(jì)、制作、布展等過(guò)程中形成的文件材料，包括展覽大綱、展品清單、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、布展記錄等。文物征集、鑒定、保護(hù)、研究等工作中產(chǎn)生的檔案，如文物征集記錄、鑒定報(bào)告、保護(hù)方案、研究論文等。教育活動(dòng)、社教項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施等方面的檔案，包括活動(dòng)方案、教學(xué)資料、學(xué)生作品等。學(xué)術(shù)交流、科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、結(jié)題等過(guò)程中形成的檔案，如項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、會(huì)議紀(jì)要等。3.基本建設(shè)類博物館新建、擴(kuò)建、改建等基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。土地征用、規(guī)劃許可、環(huán)境影響評(píng)價(jià)等相關(guān)文件材料。4.聲像檔案類博物館舉辦的各類活動(dòng)、展覽、會(huì)議等的照片、錄像、錄音等資料。文物保護(hù)、修復(fù)、展示等過(guò)程中的影像資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中產(chǎn)生的各類檔案。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡工整，圖像清晰，載體完好。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的門(mén)類、年度、保管期限等進(jìn)行分類。一般分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、基本建設(shè)類、聲像檔案類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、唯一，便于識(shí)別和查找。編號(hào)可采用全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等必要的設(shè)施和用品。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份，并建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索。3.聲像檔案照片、錄像、錄音等聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，存儲(chǔ)在專門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映博物館主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)博物館工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)博物館工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)博物館工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案鑒定定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成鑒定小組，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。（五）檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，并向上級(jí)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)報(bào)送。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、高效的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為博物館各項(xiàng)工作服務(wù)。（二）利用范圍1.博物館內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位及社會(huì)各界因工作研究、學(xué)術(shù)交流等需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因辦案需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.博物館內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前向博物館提出申請(qǐng)，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)后，持單位介紹信或相關(guān)證明材料到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)館長(zhǎng)同意，并由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損、拆卷等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明復(fù)制日期和出處。（五）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用目的、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的博物館檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化加工，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。數(shù)字化加工應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的流程化、規(guī)范化和自動(dòng)化。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能，同時(shí)提供數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等保障措施。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)、全文信息等進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。3.建立用戶權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的操作。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。七、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專職檔案管理人員，并保持人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉博物館業(yè)務(wù)工作。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化技術(shù)等，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，并將考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤。（三）