PAGE公司檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，優(yōu)化檔案整理和檢索方法，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的具體實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，根據(jù)公司規(guī)定為各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。8.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。（二）檔案管理人員1.檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案管理的具體工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)，遵守職業(yè)道德，保守公司秘密。2.公司各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案管理工作的順利開展。部門檔案管理人員應(yīng)接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等公司治理文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等，公司行政事務(wù)管理文件，如公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人力資源管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同、人事任免、員工檔案等方面的文件。3.財(cái)務(wù)管理類：涵蓋公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)工作相關(guān)文件。4.市場營銷類：包含市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料、市場推廣活動(dòng)等文件。5.生產(chǎn)管理類：涉及生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、產(chǎn)品質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件。6.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研發(fā)過程記錄、技術(shù)成果、專利申請、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等文件。7.質(zhì)量管理類：主要有質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量改進(jìn)措施等。8.物資采購類：涵蓋物資采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收、庫存管理等文件。9.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)處理文件、合同審查意見及相關(guān)法律文件，公司合規(guī)管理文件，如合規(guī)檢查報(bào)告、合規(guī)培訓(xùn)記錄等。10.其他類：不屬于上述九大類的其他檔案，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對外合作協(xié)議等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)。大類代碼采用兩位數(shù)字表示，具體如下：行政管理類：01人力資源管理類：02財(cái)務(wù)管理類：03市場營銷類：04生產(chǎn)管理類：05技術(shù)研發(fā)類：06質(zhì)量管理類：07物資采購類：08法務(wù)合規(guī)類：09其他類：102.年度采用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號采用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。4.例如，行政管理類2023年的第12份檔案編號為“0120230012”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作文件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等，按規(guī)定移交公司檔案管理部門歸檔。4.公司舉辦的各類會議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、錄像等。5.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)材料。6.其他與公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，并定期移交公司檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式正確、存儲安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)注明電子文件的存儲位置及相關(guān)信息。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制頁號，頁號從“1”開始連續(xù)編號，標(biāo)注在每頁文件的右上角。3.對于有多個(gè)頁面的檔案，應(yīng)編寫目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，并置于檔案首頁之前。4.檔案材料應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，保持整齊美觀。5.對于聲像檔案，應(yīng)整理成光盤或磁帶等存儲介質(zhì)，并在光盤表面或磁帶盒上標(biāo)注檔案題名、日期、來源等信息，同時(shí)編制相應(yīng)的文字說明材料一并歸檔。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年的[具體日期]前，將上一年度形成的檔案材料整理完畢并移交公司檔案管理部門歸檔。2.對于公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求對本部門檔案進(jìn)行初步整理，編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案題名、日期、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.將初步整理好的檔案及檔案移交清單一并提交公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核通過后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃、重大項(xiàng)目文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括公司內(nèi)部管理制度、部門工作計(jì)劃與總結(jié)、一般性合同協(xié)議、員工培訓(xùn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括臨時(shí)性文件、一般性會議記錄、短期業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的實(shí)體與賬目相符，如有不符應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好存儲介質(zhì)的維護(hù)管理工作。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，按審批權(quán)限提交審批。2.審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)提供檔案供查閱人查閱。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱申請表》上注明歸還日期并簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案原則上不得外借，確因特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任和歸還期限等。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，按審批權(quán)限提交審批。2.審批通過后，借閱人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的檔案，辦理借閱登記，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案題名、借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，并將檔案交給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員核對檔案無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期并簽字確認(rèn)，同時(shí)注銷借閱登記。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評估。主要從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案清單，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見。3.檔案鑒定工作小組形成鑒定報(bào)告，明確需銷毀檔案的題名、日期、數(shù)量等信息，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，填寫《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案題名、日期、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。（四）銷毀程序1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。2.采用焚燒、粉碎等方式對需銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期和銷毀方式。3.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案資料長期保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理要求，及時(shí)收集本部門形成的電子文件，并進(jìn)行整理。電子文件應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。對于特殊格式的電子文件，應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)版本的軟件或轉(zhuǎn)換工具。3.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，遵循“分類代碼+年度+流水號+文件題名”的命名規(guī)則，便于識別和管理。（二）電子檔案的歸檔與保管1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件存儲到檔案管理部門指定的存儲介質(zhì)上，并編制電子檔案目錄，注明電子文件的存儲位置、文件名、日期等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱、借閱、檢索等功能。（三）電子檔案的查閱與借閱1.電子檔案的查閱與借閱應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的審批程序和權(quán)限規(guī)定。查閱人應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制或傳播電子檔案內(nèi)容。2.如需借閱電子檔案，借