PAGE檔案室上墻制度尺寸總則1.目的為了加強公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的安全與完整，便于檔案的查閱與利用，特制定本檔案室上墻制度尺寸規(guī)范。2.適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案室相關(guān)工作中的行為準則和操作要求。3.基本原則合法性原則：制度的制定必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。規(guī)范性原則：明確各項檔案管理工作的流程、標準和要求，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。實用性原則：制度內(nèi)容應(yīng)具有可操作性，便于檔案管理人員和使用人員理解與執(zhí)行，切實滿足檔案管理工作的實際需求。檔案室布局與設(shè)施尺寸規(guī)范1.檔案室選址與空間要求檔案室應(yīng)選擇在干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的區(qū)域，遠離易燃、易爆、易污染場所。檔案室的使用面積應(yīng)根據(jù)公司檔案數(shù)量及未來發(fā)展需求合理確定，一般每1000卷檔案需使用面積1520平方米。2.檔案架（柜）尺寸檔案架的高度一般不宜超過2.2米，以方便工作人員取放檔案，同時保證檔案架的穩(wěn)定性。檔案架的層數(shù)應(yīng)根據(jù)檔案存放量和分類需求合理設(shè)置，每層高度一般為3040厘米，以適應(yīng)不同厚度檔案的存放。檔案架的長度根據(jù)檔案室空間和使用需求確定，一般為90120厘米，便于檔案的分類排列和標識。檔案柜的尺寸應(yīng)與檔案架相匹配，確保檔案能夠整齊、有序地存放。檔案柜的柜門應(yīng)采用玻璃或透明材質(zhì)，便于查看檔案標識。3.檔案存儲區(qū)域劃分尺寸檔案室應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等因素進行合理分區(qū)，每個區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌。永久檔案存儲區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的區(qū)域，面積根據(jù)檔案數(shù)量確定，一般不少于檔案室總面積的20%。定期檔案存儲區(qū)應(yīng)按照保管期限分別設(shè)置，如10年、30年等，每個區(qū)域之間應(yīng)保持一定的間隔，便于檔案的查找和管理。電子檔案存儲區(qū)應(yīng)配備專門的服務(wù)器和存儲設(shè)備，存儲區(qū)域應(yīng)保持良好的通風和散熱條件，溫度控制在1827℃之間，濕度控制在40%60%之間。檔案收集與整理制度尺寸規(guī)范1.檔案收集范圍與標準各部門應(yīng)明確本部門產(chǎn)生的各類檔案的收集范圍，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案資料的原始性和真實性。對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時收集歸檔。檔案收集時應(yīng)檢查文件的完整性，包括文件的正件、附件、簽字頁、蓋章頁等是否齊全。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時補充或更正。2.檔案整理流程與尺寸要求檔案整理應(yīng)按照分類、編號編碼、裝訂、上架等流程進行。檔案分類應(yīng)根據(jù)公司檔案管理辦法和實際工作需要，采用科學合理的分類方法，如年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等。分類標識應(yīng)清晰、準確，便于查找和管理。檔案編號編碼應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保每個檔案都有唯一的編號。編號應(yīng)標注在檔案的封面、脊背等明顯位置，便于識別和檢索。檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，采用A4紙規(guī)格的檔案盒進行裝訂。裝訂時應(yīng)注意文件的順序和方向，確保文件內(nèi)容完整、可讀。檔案上架應(yīng)按照分類和編號順序進行排列，確保檔案存放有序、便于查找。檔案架上應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，標明檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案保管與保護制度尺寸規(guī)范1.檔案保管環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。檔案室的溫度應(yīng)控制在1424℃之間，濕度應(yīng)控制在45%60%之間。溫度和濕度的變化應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免劇烈波動。檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲劑、鼠夾等。2.檔案保管期限與標識尺寸檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，分為永久、定期（10年、30年等）。檔案保管期限標識應(yīng)采用耐久性好的材料制作，如金屬牌、塑料牌等，尺寸一般為1015厘米長，58厘米寬，標識應(yīng)清晰、醒目，標注在檔案盒的脊背或封面等明顯位置。3.檔案保護措施與尺寸規(guī)范對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行數(shù)字化備份，以防止檔案原件損壞或丟失。數(shù)字化檔案應(yīng)按照相關(guān)標準進行存儲和管理，存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護。對于易褪色、易損壞的檔案，如照片、音像資料等，應(yīng)采取特殊的保護措施，如進行翻拍、轉(zhuǎn)錄、封裝等。保護措施應(yīng)符合檔案管理的要求，確保檔案的完整性和可讀性。檔案庫房應(yīng)設(shè)置防火分隔，采用防火墻、防火門等設(shè)施將庫房與其他區(qū)域進行有效分隔，防止火災蔓延。防火分隔設(shè)施的尺寸應(yīng)符合相關(guān)消防標準要求。檔案查閱與利用制度尺寸規(guī)范1.檔案查閱流程與要求公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案室查閱。外部單位查閱檔案應(yīng)提前與公司檔案室聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱單位、查閱人員、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。查閱人員如需復印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記和收費。復印、摘錄的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改內(nèi)容。2.檔案利用范圍與審批程序檔案利用范圍應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，主要用于公司內(nèi)部的工作查考、決策參考、業(yè)務(wù)辦理等。對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會審批，并采取相應(yīng)的保密措施。檔案利用審批程序應(yīng)明確審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批權(quán)限等，確保檔案利用的合法性和安全性。3.檔案查閱場所與設(shè)施尺寸規(guī)范檔案室應(yīng)設(shè)置專門的查閱場所，查閱場所應(yīng)寬敞、明亮、通風良好，便于查閱人員進行查閱工作。查閱場所應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備、電腦等設(shè)施設(shè)備，以滿足查閱人員的工作需求。桌椅的尺寸應(yīng)符合人體工程學原理，保證查閱人員的舒適度。查閱場所應(yīng)設(shè)置檔案展示架，展示架的尺寸應(yīng)根據(jù)展示檔案的數(shù)量和大小合理確定，展示架應(yīng)便于檔案的展示和更換，同時保證展示效果。檔案鑒定與銷毀制度尺寸規(guī)范1.檔案鑒定流程與標準檔案鑒定工作應(yīng)定期進行，一般每5年進行一次全面鑒定。鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)、公司檔案管理辦法以及檔案的實際價值等因素進行，確定檔案的保管期限和存毀價值。檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷審查，填寫《檔案鑒定意見書》，并提出鑒定意見和處理建議。2.檔案銷毀程序與要求經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，方可實施。檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、《檔案鑒定意見書》等相關(guān)資料整理歸檔，作為檔案管理工作的重要記錄保存。3.檔案鑒定與銷毀場所及設(shè)備尺寸規(guī)范檔案鑒定與銷毀場所應(yīng)選擇在安全、保密的區(qū)域，遠離人員密集場所和重要設(shè)施。場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮等條件，確保檔案鑒定與銷毀工作的安全進行。檔案銷毀設(shè)備應(yīng)根據(jù)銷毀檔案的數(shù)量和方式合理選擇，如焚