PAGE廣西科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣西科研檔案管理，確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在科技創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合廣西實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動的各類企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校等組織（以下統(tǒng)稱“科研單位”）。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。各科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則科研檔案應(yīng)真實(shí)反映科研活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性?？蒲腥藛T在科研活動中應(yīng)及時形成、積累和整理科研檔案，保證檔案資料的真實(shí)可靠。3.便于利用原則科研檔案管理應(yīng)便于科研人員和其他相關(guān)人員查閱和利用，提高檔案的使用效率。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案檢索體系和利用制度，為科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.安全保密原則科研檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的科研檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、科研檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各科研單位應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和科研活動特點(diǎn)，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)或在綜合管理部門下設(shè)檔案管理崗位。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備與科研檔案管理工作相適應(yīng)的專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)科研檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位科研檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.建立健全科研檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便科研人員查詢和利用檔案。4.負(fù)責(zé)科研檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.按照規(guī)定向廣西檔案行政管理部門和有關(guān)部門移交科研檔案，并接收上級主管部門和有關(guān)部門移交的科研檔案。6.開展科研檔案的開發(fā)利用工作，為科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展科研檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.對本單位科研項(xiàng)目承擔(dān)部門和科研人員的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確?？蒲袡n案管理工作規(guī)范有序。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍科研檔案的收集范圍包括科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程中形成的各類文件材料，主要包括：項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、科研合同、開題報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、科研數(shù)據(jù)、論文著作、成果鑒定材料、獎勵申報(bào)材料、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料等。（二）收集要求1.科研項(xiàng)目承擔(dān)部門和科研人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時將科研活動中形成的文件材料收集齊全，并定期向檔案管理機(jī)構(gòu)移交。2.對重要的科研文件材料，如科研合同、成果鑒定證書等，應(yīng)收集原件；對無法收集原件的，可收集復(fù)印件，并注明原件保存處。3.科研文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類科研檔案按照項(xiàng)目類別、學(xué)科領(lǐng)域、時間順序等進(jìn)行分類。一般可分為基礎(chǔ)研究檔案、應(yīng)用研究檔案、開發(fā)研究檔案等。在每一大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如基礎(chǔ)研究檔案可分為數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)等學(xué)科檔案。2.編號對分類后的科研檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用項(xiàng)目編號、年份、流水號等組合方式，便于檔案的標(biāo)識和管理。3.編目編制科研檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)科研檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。對不符合裝訂要求的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊、修復(fù)等處理。四、科研檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和管理。3.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材，確保檔案的安全。（二）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的科研檔案主要包括：具有重要?dú)v史價(jià)值和科學(xué)價(jià)值的科研項(xiàng)目檔案；涉及國家機(jī)密、重大科研成果、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案；對本單位科研工作具有長期指導(dǎo)作用的檔案等。2.長期保管的科研檔案保管期限為16年至50年，主要包括：一般科研項(xiàng)目檔案；在一定時期內(nèi)具有參考價(jià)值的科研檔案等。3.短期保管的科研檔案保管期限為15年以下，主要包括：臨時性科研項(xiàng)目檔案；在短期內(nèi)具有參考價(jià)值的科研檔案等。（三）檔案鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對科研檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)專家組成的鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)科研檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（四）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)科研檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.對電子科研檔案應(yīng)采取備份、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄密。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更換，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對磁性載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢測，防止磁性消退。對光盤、磁帶等存儲介質(zhì)應(yīng)存放在防磁、防潮的環(huán)境中。4.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全。五、科研檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍科研檔案的利用范圍包括科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、科研人員職稱評定、學(xué)術(shù)交流、項(xiàng)目申報(bào)等方面。（二）利用方式1.查閱科研人員和其他相關(guān)人員可根據(jù)需要查閱科研檔案。查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱科研檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.復(fù)制對確需復(fù)制的科研檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）服務(wù)措施1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科研檔案信息服務(wù)平臺，提供檔案目錄查詢、在線借閱、遠(yuǎn)程利用等服務(wù)，方便科研人員和其他相關(guān)人員利用檔案。2.檔案管理人員應(yīng)積極主動為科研人員提供檔案信息服務(wù)，解答檔案利用過程中遇到的問題。對科研項(xiàng)目承擔(dān)部門和科研人員提出的檔案利用需求，應(yīng)及時予以辦理。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開展科研檔案利用效果跟蹤調(diào)查，了解科研人員和其他相關(guān)人員對檔案利用服務(wù)的滿意度，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。六、科研檔案的信息化建設(shè)（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立科研檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的在線查詢、借閱、利用等功能，方便科研人員和其他相關(guān)人員獲取檔案信息。3.加強(qiáng)科研檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對科研檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)建立科研檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。3.信息安全保障加強(qiáng)科研檔案信息安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（三）信息化建設(shè)實(shí)施1.制定信息化建設(shè)方案檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本單位科研檔案管理實(shí)際情況，制定信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟、資金預(yù)算等。信息化建設(shè)方案應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.組織實(shí)施按照信息化建設(shè)方案，組織開展檔案數(shù)字化工作和系統(tǒng)建設(shè)工作。在實(shí)施過程中，應(yīng)加強(qiáng)與科研項(xiàng)目承擔(dān)部門和科研人員的溝通協(xié)調(diào)，確保信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。3.培訓(xùn)與推廣對檔案管理人員和科研人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其熟悉科研檔案管理信息系統(tǒng)的操作和使用。同時，積極推廣信息化建設(shè)成果，提高科研檔案管理工作的信息化水平。七、科研檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體廣西檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)科研單位的科研檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各科研單位的上級主管部門負(fù)責(zé)對所屬單位的科研檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各科研單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位科研檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.科研檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.科研檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。3.科研檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.科研檔案信息化建設(shè)情況。5.科研檔案管理工作中的安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查廣西檔案行政管理部門和各科研單位的上級主管部門應(yīng)定期對所屬單位的科研檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期抽查廣西檔案行政管理部門和各科研單位的上級主管部門可根據(jù)工作需要，不定期對所屬單位的科研檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查對涉及重大科研項(xiàng)目、重要科研成果等方面的