PAGE檔案館委托保管制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案館委托保管行為，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本檔案館實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館與其他單位或個人簽訂委托保管協(xié)議，委托其代為保管檔案的活動。（三）基本原則1.合法性原則：委托保管行為必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律強制性要求。2.安全性原則：確保委托保管的檔案在保管期間的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進行委托保管操作，保證各項工作規(guī)范有序。4.責(zé)任明確原則：明確委托方和受托方在檔案保管過程中的權(quán)利和義務(wù)，避免責(zé)任不清。二、委托方職責(zé)（一）檔案移交1.委托方應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和要求，將擬委托保管的檔案整理齊全，并編制詳細的檔案清單。檔案清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時間、保管期限等信息。2.在移交檔案時，委托方應(yīng)確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，不得隱瞞或篡改檔案內(nèi)容。（二）提供必要信息委托方應(yīng)向受托方提供與檔案相關(guān)的背景信息、利用要求等，以便受托方更好地履行保管職責(zé)。（三）監(jiān)督檢查1.委托方有權(quán)對受托方的檔案保管情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管環(huán)境、保管措施、檔案利用情況等。2.對于受托方在檔案保管過程中存在的問題，委托方有權(quán)要求受托方限期整改，并跟蹤整改情況。（四）費用支付委托方應(yīng)按照協(xié)議約定及時向受托方支付檔案保管費用，費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、明確。三、受托方職責(zé)（一）接收檔案1.受托方應(yīng)在協(xié)議約定的時間內(nèi)接收委托方移交的檔案，并對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等進行核對。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與委托方溝通解決。2.接收檔案后，受托方應(yīng)按照檔案管理的要求，對檔案進行妥善整理和存放。（二）檔案保管1.受托方應(yīng)建立健全檔案保管制度，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。2.采取有效的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，防止檔案受到損壞。3.對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向委托方報告，并采取相應(yīng)的補救措施。（三）檔案利用1.受托方應(yīng)按照委托方的利用要求，為合法利用檔案的單位或個人提供便利。在提供檔案利用服務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息安全。2.對檔案利用情況進行登記，記錄利用時間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等信息。（四）檔案歸還1.在委托保管期限屆滿或委托方要求提前收回檔案時，受托方應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和要求，將檔案完整歸還委托方。2.歸還檔案時，受托方應(yīng)確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與移交時一致，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）保密義務(wù)1.受托方應(yīng)對委托保管的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向任何無關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案保管和利用過程中，如因工作需要接觸檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大知悉范圍。四、檔案保管要求（一）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.溫度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，一般為14℃24℃；相對濕度應(yīng)控制在45%60%。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案整理1.按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，對委托保管的檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，便于查找和利用。2.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的信息化管理。（四）檔案安全防護1.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案保管場所進行實時監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。2.對檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞或丟失。備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保管期限合理確定。五、檔案利用規(guī)定（一）利用申請1.需要利用委托保管檔案的單位或個人，應(yīng)向委托方提出書面申請，說明利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.委托方對利用申請進行審核，審核通過后，向受托方出具利用通知書。（二）利用手續(xù)1.受托方在收到利用通知書后，應(yīng)按照規(guī)定的程序為利用人辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。利用人應(yīng)在規(guī)定的時間和地點利用檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。2.利用人查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案利用登記表，注明利用時間、利用人、利用目的、利用內(nèi)容等信息。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進行利用，限制知悉范圍。2.檔案利用不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。六、檔案保管期限與處置（一）保管期限確定1.委托方應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等因素，合理確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案應(yīng)是對國家和社會具有重要保存價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為50年左右；短期保管的檔案保管期限一般為10年左右。（二）期滿處置1.檔案保管期限屆滿后，委托方應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，決定是否繼續(xù)保管或進行處置。2.如需繼續(xù)保管，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)；如需處置，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息徹底銷毀。七、違約責(zé)任（一）委托方違約責(zé)任1.委托方未按照協(xié)議約定移交檔案、提供必要信息、支付費用等，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，并賠償受托方因此遭受的損失。2.委托方擅自變更或解除協(xié)議，給受托方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）受托方違約責(zé)任1.受托方未按照協(xié)議約定接收、保管、歸還檔案，未履行保密義務(wù)等，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，并賠償委托方因此遭受的損失。2.受托方擅自利用委托保管的檔案或向第三方泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償委托方的全部損失。八、協(xié)議變更與解除（一）變更1.在委托保管協(xié)議履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更協(xié)議內(nèi)容的雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的事項、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。（二）解除1.委托保管協(xié)議可以根據(jù)雙方協(xié)商一致或出現(xiàn)法定解除情形時解除。2.協(xié)議解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定辦理檔案交接、費用結(jié)算等手續(xù)。九