PAGE學(xué)生會(huì)個(gè)人檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生會(huì)組織的規(guī)范化管理，全面、真實(shí)、動(dòng)態(tài)地記錄學(xué)生會(huì)成員的基本信息、工作表現(xiàn)、綜合素質(zhì)等情況，建立科學(xué)合理的人才評(píng)價(jià)機(jī)制，激勵(lì)學(xué)生會(huì)成員積極進(jìn)取、更好地履行職責(zé)，特制定本學(xué)生會(huì)個(gè)人檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生會(huì)全體成員，包括學(xué)生會(huì)主席團(tuán)成員、各部門部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)及干事。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、客觀地反映學(xué)生會(huì)成員的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生會(huì)成員在學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生會(huì)成員個(gè)人檔案信息的安全與隱私，未經(jīng)授權(quán)，不得隨意泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)學(xué)生會(huì)成員的工作變動(dòng)、表現(xiàn)變化等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、民族、出生日期、政治面貌、所在學(xué)院、專業(yè)、年級(jí)、聯(lián)系方式等。2.學(xué)生會(huì)任職信息：加入學(xué)生會(huì)的時(shí)間、所在部門、擔(dān)任職務(wù)及任職期限等。（二）工作經(jīng)歷1.參與的活動(dòng)：詳細(xì)記錄參與學(xué)生會(huì)組織的各類活動(dòng)，包括活動(dòng)名稱、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、個(gè)人在活動(dòng)中承擔(dān)的角色及工作成果等。2.工作任務(wù)完成情況：對(duì)分配的各項(xiàng)工作任務(wù)，記錄任務(wù)內(nèi)容、完成時(shí)間、完成質(zhì)量及遇到的問(wèn)題和解決辦法等。3.工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)：由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事及相關(guān)部門對(duì)其工作態(tài)度、工作能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，并注明評(píng)價(jià)依據(jù)和具體事例。（三）學(xué)習(xí)情況1.學(xué)業(yè)成績(jī)：記錄每學(xué)期的課程成績(jī)，包括必修課、選修課成績(jī)，以及平均績(jī)點(diǎn)等。2.學(xué)術(shù)成果：如有發(fā)表論文、參加學(xué)科競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等學(xué)術(shù)成果，詳細(xì)記錄成果名稱、發(fā)表刊物或競(jìng)賽級(jí)別、獲獎(jiǎng)時(shí)間等。（四）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)：包括學(xué)校、學(xué)院及學(xué)生會(huì)內(nèi)部頒發(fā)的各類獎(jiǎng)項(xiàng)。記錄獎(jiǎng)項(xiàng)名稱、頒獎(jiǎng)單位、頒獎(jiǎng)時(shí)間及獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.受到的處分：如違反學(xué)校規(guī)章制度、學(xué)生會(huì)紀(jì)律等受到的處分，記錄處分類型、處分原因、處分時(shí)間及解除處分時(shí)間等。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷參加學(xué)校、學(xué)院或?qū)W生會(huì)組織的各類培訓(xùn)，記錄培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)收獲等。（六）綜合評(píng)價(jià)1.自我評(píng)價(jià)：學(xué)生會(huì)成員定期對(duì)自己在學(xué)習(xí)、工作、生活等方面的表現(xiàn)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，總結(jié)優(yōu)點(diǎn)與不足，明確改進(jìn)方向。2.他人評(píng)價(jià)：邀請(qǐng)老師、同學(xué)、其他部門成員等對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括品德修養(yǎng)、工作能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面，評(píng)價(jià)結(jié)果可作為綜合評(píng)價(jià)的參考。三、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.學(xué)生會(huì)成員加入學(xué)生會(huì)后，由所在部門負(fù)責(zé)收集其基本信息，并填寫《學(xué)生會(huì)成員基本信息登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交至學(xué)生會(huì)辦公室。2.學(xué)生會(huì)辦公室指定專人負(fù)責(zé)為每位成員建立個(gè)人檔案，檔案以電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式保存，電子文檔命名規(guī)則為：姓名+學(xué)生會(huì)個(gè)人檔案，紙質(zhì)文檔統(tǒng)一存放在檔案盒中，檔案盒上標(biāo)注成員姓名及所在部門。（二）檔案歸檔1.學(xué)生會(huì)成員在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，如活動(dòng)策劃書、工作總結(jié)、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件等，由本人或所在部門及時(shí)整理后交至學(xué)生會(huì)辦公室。2.學(xué)生會(huì)辦公室檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，定期將資料歸入相應(yīng)成員的個(gè)人檔案中，并做好登記工作。3.對(duì)于重要資料或原件，可采取掃描或拍照等方式留存電子文檔，并在紙質(zhì)檔案中注明電子文檔的保存位置。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生會(huì)成員本人有權(quán)查閱自己的個(gè)人檔案，了解檔案內(nèi)容。2.學(xué)生會(huì)主席團(tuán)成員、各部門部長(zhǎng)因工作需要，可查閱本部門成員的檔案，但需提前向?qū)W生會(huì)辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.學(xué)校相關(guān)部門因工作需要查閱學(xué)生會(huì)成員檔案的，需出具正式的查閱函，經(jīng)學(xué)生會(huì)指導(dǎo)老師批準(zhǔn)后，由學(xué)生會(huì)辦公室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《學(xué)生會(huì)個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容及查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交至學(xué)生會(huì)辦公室。3.學(xué)生會(huì)辦公室檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱學(xué)生會(huì)成員個(gè)人檔案，如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)學(xué)生會(huì)指導(dǎo)老師批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫《學(xué)生會(huì)個(gè)人檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)學(xué)生會(huì)指導(dǎo)老師審批同意后，交至學(xué)生會(huì)辦公室。3.學(xué)生會(huì)辦公室檔案管理人員將檔案借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并做好記錄。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.學(xué)生會(huì)成員每學(xué)期末應(yīng)向所在部門提交個(gè)人工作總結(jié)和自我評(píng)價(jià)，所在部門對(duì)成員的工作表現(xiàn)進(jìn)行審核評(píng)價(jià)后，將相關(guān)資料整理交至學(xué)生會(huì)辦公室。2.學(xué)生會(huì)辦公室檔案管理人員根據(jù)提交的資料，及時(shí)更新成員個(gè)人檔案中的工作經(jīng)歷、綜合評(píng)價(jià)等內(nèi)容。3.每學(xué)年結(jié)束時(shí)，學(xué)生會(huì)辦公室對(duì)全體成員的個(gè)人檔案進(jìn)行全面梳理，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（二）即時(shí)更新1.學(xué)生會(huì)成員在工作中如有重要工作成果、獲得新的獎(jiǎng)勵(lì)或受到處分等情況，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)資料交至學(xué)生會(huì)辦公室，檔案管理人員及時(shí)更新檔案內(nèi)容。2.學(xué)生會(huì)組織的各類活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)相關(guān)資料整理歸檔，確保成員個(gè)人檔案中活動(dòng)經(jīng)歷部分的內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。（三）檔案維護(hù)1.學(xué)生會(huì)辦公室定期對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案資料有缺失、損壞等情況時(shí)，及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，確保檔案信息的安全。3.根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)定及學(xué)生會(huì)發(fā)展需要，適時(shí)對(duì)檔案管理制度和檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和完善，確保檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。六、檔案保管與銷毀（一）保管期限學(xué)生會(huì)成員個(gè)人檔案自建立之日起保存[X]年，期滿后根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理。（二）保管要求1.學(xué)生會(huì)辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，保持檔案存放有序，便于查找和利用。3.嚴(yán)格遵守檔案保管的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。（三）檔案銷毀1.檔案保管期滿后，由學(xué)生會(huì)辦公室檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《學(xué)生會(huì)個(gè)人檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的清單，包括成員姓名、檔案編號(hào)、檔案內(nèi)容等。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)學(xué)生會(huì)指導(dǎo)老師審核批準(zhǔn)后實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地