PAGE社保局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社保局檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保局各部門(mén)及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社保局檔案室對(duì)全局各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社保局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社保局各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和安全。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.組織檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為社保局各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.對(duì)本局各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案室要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案室歸檔。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)歸還檔案材料。4.配合檔案室開(kāi)展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。（三）檔案形成人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案管理要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交本部門(mén)兼職檔案員。2.對(duì)所形成檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合實(shí)際工作情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)檔案等。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.本局工作人員在工作中形成的重要書(shū)信、手稿、照片、音像資料等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門(mén)的檔案材料，確保檔案收集的及時(shí)性。2.檔案形成人員應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時(shí)將其整理好，移交兼職檔案員，不得積壓。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同載體，如紙質(zhì)、電子等。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表，裝訂成冊(cè)。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類別，按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4.照片檔案：按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，編寫(xiě)照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等，裝入照片檔案冊(cè)。5.音像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等，刻錄成光盤(pán)保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本局制定的重要政策法規(guī)文件、全局性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要會(huì)議記錄紀(jì)要、涉及重大權(quán)益的合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：一般性的業(yè)務(wù)文件、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性會(huì)議記錄紀(jì)要等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：臨時(shí)性的文件材料及不需要長(zhǎng)期保存的一般性文件等。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序依次排列上架存放，不得隨意堆放。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）查閱利用1.本局工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及機(jī)密、秘密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱利用1.本局工作人員因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由和歸還時(shí)間，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過(guò)規(guī)定期限，并應(yīng)按時(shí)歸還。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）檔案利用統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)剔除銷毀；對(duì)仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行短期保存或延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.填寫(xiě)《檔案鑒定審批表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本情況、鑒定意見(jiàn)和銷毀理由，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間等。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，如焚燒、粉碎等。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為社保局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)本局保存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線檢索和利用，方便工作人員隨時(shí)隨地查閱檔案資料。3.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（四）安全管理1.加