PAGE研會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強研究生會（以下簡稱“研會”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研會各部門及全體成員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義研會檔案是指研會在組織各項活動、開展日常工作等過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則研會檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映研會工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，嚴禁虛假和錯誤信息進入檔案。3.完整系統(tǒng)原則全面收集研會工作各方面形成的檔案，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性，避免遺漏重要信息。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。5.方便利用原則建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門研會設立檔案管理小組，負責研會檔案的具體管理工作。檔案管理小組由研會主席團指定專人擔任組長，成員包括各部門檔案聯(lián)絡員。（二）職責分工1.檔案管理小組組長職責全面負責研會檔案管理工作，制定檔案工作計劃和管理制度。組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，定期檢查檔案管理情況。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，對重大問題及時向研會主席團匯報。負責與學校檔案館及其他相關部門的溝通與聯(lián)系，確保檔案管理工作符合學校檔案管理要求。2.檔案聯(lián)絡員職責負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期將整理好的檔案移交檔案管理小組。協(xié)助檔案管理小組開展檔案的日常管理工作，如檔案的借閱登記、歸還檢查等。及時向本部門成員傳達檔案管理的相關要求和規(guī)定，督促成員做好檔案材料的形成和保管工作。對本部門檔案管理工作中存在的問題提出建議和意見，協(xié)助檔案管理小組不斷完善檔案管理制度。三、檔案分類及歸檔范圍（一）組織建設類1.研會章程、組織架構圖、成員名單及通訊錄。2.研會換屆選舉相關材料，包括換屆方案、候選人名單、選舉結果等。3.研會會議記錄，包括主席團會議、部長例會、全體成員大會等會議的紀要、決議等。4.研會內(nèi)部管理制度，如考勤制度、財務制度、工作流程等。（二）活動策劃與執(zhí)行類1.各類活動策劃書，包括活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容、參與人員、預算等。2.活動籌備過程中的相關材料，如活動宣傳資料（海報、宣傳單頁、推文等）、活動場地布置方案、物資采購清單、嘉賓邀請函及回復等。3.活動現(xiàn)場照片、視頻、音頻等資料，以及活動總結報告。（三）學術交流類1.學術講座、研討會、學術競賽等活動的策劃方案、通知、嘉賓介紹、活動記錄、獲獎名單等。2.研究生學術成果相關材料，如發(fā)表的論文、參加學術會議的報告、科研項目結題報告等。（四）社會實踐與志愿服務類1.社會實踐活動策劃書、實踐基地協(xié)議、實踐團隊成員名單、實踐活動記錄、實踐成果報告等。2.志愿服務活動方案、志愿者招募信息、服務記錄、志愿者表彰材料等。（五）宣傳工作類1.研會官方微信公眾號、微博、抖音等新媒體平臺的運營記錄，包括發(fā)布內(nèi)容、閱讀量、點贊數(shù)、評論數(shù)等數(shù)據(jù)統(tǒng)計。2.研會制作的各類宣傳視頻、音頻、圖文資料等原始素材及成品。3.與媒體合作的相關協(xié)議、報道稿件等。（六）財務管理類1.研會年度預算報告、決算報告。2.經(jīng)費收支憑證、報銷單據(jù)、賬目明細等財務資料。3.固定資產(chǎn)清單及管理記錄。（七）其他類1.上級部門及學校領導對研會工作的批示、指示、表揚信等。2.研會獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物照片及相關文件。3.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案歸檔范圍及時收集本部門工作中形成的各類檔案材料。2.檔案材料應真實、完整、清晰，不得隨意涂改、偽造。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并定期進行備份。（二）整理方法1.檔案管理小組對收集到的檔案材料進行集中整理。按照檔案分類標準，對各類檔案進行分類、編號、編目。2.每份檔案應編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。3.對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂、編頁，去除金屬物等影響檔案保存的物品；對于電子檔案，應按照一定的命名規(guī)則進行命名和存儲，確保便于查找和使用。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案整理完成后，檔案聯(lián)絡員應填寫檔案移交清單，將檔案材料移交檔案管理小組。2.檔案管理小組對移交清單進行審核，確認無誤后，將檔案材料正式歸檔入柜，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（二）保管期限1.研會檔案保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括研會章程、重要會議記錄、重大活動資料、財務決算報告、上級批示及榮譽證書等具有長遠歷史價值和憑證作用的文件材料。定期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的活動策劃與執(zhí)行資料、學術交流記錄、社會實踐與志愿服務材料、宣傳工作資料等。2.檔案保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。（三）保管方式1.檔案管理小組應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。六、檔案借閱與利用（一）借閱權限1.研會成員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理小組辦理借閱手續(xù)。2.涉及機密的檔案，須經(jīng)研會主席團批準后方可借閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人在檔案管理小組填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表進行審核，確認無誤后，向借閱人提供檔案，并在檔案借閱登記冊上進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復印。2.檔案僅供借閱人本人在工作范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。3.如需利用檔案進行對外宣傳、交流等活動，須經(jīng)檔案管理小組審核，并報研會主席團批準。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理小組定期對保管期滿的檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理小組組長牽頭，組織相關人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理小組填寫檔案銷毀清單，報研會主席團批準。2.檔案銷毀清單應包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.批準后的檔案銷毀清單交檔案管理小組負責組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案全部銷毀，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)研會應建立檔案管理信息化系統(tǒng)，對檔案進行電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將檔案的相關信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制研會設立檔案管理監(jiān)督小組，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由研會成員代表組成，定期對檔案管理情況進行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案材料的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.檔案管理設施設備的運行情況，如檔案庫房的溫濕度、防火防盜防蟲等措施是否