PAGE干部人事檔案保管制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)干部人事檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高干部人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)全體干部人事檔案的保管工作。3.基本原則干部人事檔案保管工作應(yīng)遵循真實(shí)、完整、安全、保密的原則，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的干部人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理。2.職責(zé)分工檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)干部人事檔案管理部門的工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，組織實(shí)施檔案管理工作。監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)工作的建議和意見。三、檔案的收集與整理1.檔案收集干部人事檔案形成材料應(yīng)及時(shí)收集歸檔，確保檔案內(nèi)容的完整性。收集范圍包括干部的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料、出國(guó)（境）材料等。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)掌握干部人事變動(dòng)情況，督促相關(guān)部門按時(shí)將應(yīng)歸檔材料移交檔案管理部門。2.檔案整理按照干部人事檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或更換。整理后的檔案應(yīng)建立檔案目錄，便于查閱和管理。檔案目錄應(yīng)包括檔案材料的類別、序號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容。四、檔案的鑒別與歸檔1.檔案鑒別檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和有效性。鑒別內(nèi)容包括材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、簽字蓋章等是否符合規(guī)定，是否與干部本人情況相符。對(duì)于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)予以剔除或退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充、修正。2.檔案歸檔經(jīng)過鑒別后的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案整理的要求進(jìn)行分類存放。檔案應(yīng)按照干部的職務(wù)、級(jí)別、部門等進(jìn)行分類排列，便于查找和管理。建立檔案索引，記錄檔案的存放位置和相關(guān)信息，方便快速查閱檔案。五、檔案的保管1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境的安全可靠。2.檔案存放檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對(duì)于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取必要的安全防護(hù)措施。3.檔案保管期限干部人事檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括干部的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料、出國(guó)（境）材料等。長(zhǎng)期保管的檔案主要包括干部的一般考核材料、培訓(xùn)材料、工資待遇材料等，保管期限為50年。短期保管的檔案主要包括干部的臨時(shí)性材料，保管期限為10年。4.檔案清點(diǎn)與核對(duì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、存放位置、保管期限等信息。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。5.檔案安全防護(hù)加強(qiáng)檔案安全防護(hù)意識(shí)，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房的出入制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。備份檔案應(yīng)存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限因工作需要查閱干部人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序辦理查閱手續(xù)。查閱檔案的人員應(yīng)是公司/組織內(nèi)部的正式員工，且查閱內(nèi)容應(yīng)與工作相關(guān)。查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱程序檔案管理人員根據(jù)審批后的查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱權(quán)限因特殊原因需要借閱干部人事檔案的，應(yīng)按照更嚴(yán)格的審批程序辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的人員應(yīng)是公司/組織內(nèi)部的高級(jí)管理人員或經(jīng)授權(quán)的特定人員，且借閱內(nèi)容應(yīng)與重要工作相關(guān)。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.借閱程序檔案管理人員根據(jù)審批后的借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記手續(xù)應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、借閱檔案名稱、借閱期限等信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞范圍干部因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞程序檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。檔案管理人員根據(jù)轉(zhuǎn)遞通知單，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案材料齊全完整。核對(duì)無誤后，將檔案密封包裝，并在封口處加蓋單位公章。檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，不得個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案轉(zhuǎn)遞的有關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全。檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回檔案轉(zhuǎn)出單位?；貓?zhí)應(yīng)注明檔案收到日期、檔案內(nèi)容是否齊全完整等信息，并加蓋單位公章。八、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.信息化管理內(nèi)容將干部人事檔案的紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括檔案材料的圖像、文字信息等，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。在干部人事檔案信息管理系統(tǒng)中建立檔案目錄索引，方便快速查詢檔案信息。檔案目錄索引應(yīng)包括檔案材料的類別、序號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等信息，并與電子檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。利用干部人事檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高工作效率和管理水平。檔案管理人員應(yīng)通過系統(tǒng)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)手續(xù)，記錄業(yè)務(wù)操作過程和結(jié)果，確保業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和透明。3.信息化安全管理加強(qiáng)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。定期對(duì)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。系統(tǒng)維護(hù)和更新應(yīng)包括軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)備份、安全漏洞修復(fù)等工作。嚴(yán)格控制干部人事檔案信息管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。訪問系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和密碼設(shè)置，防止非法訪問和信息泄露。九、檔案的保密與紀(jì)律1.保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員在工作過程中接觸到的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍使用，不得超出范圍傳播和使用。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。2.紀(jì)律要求檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守