PAGE試驗檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司試驗檔案資料的管理，確保試驗檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮試驗檔案資料在公司生產(chǎn)、科研、質(zhì)量管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與試驗相關(guān)的檔案資料管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)試驗、質(zhì)量檢測試驗、工藝驗證試驗等各類試驗活動所產(chǎn)生的文件、記錄、報告等資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：試驗檔案資料由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負責收集、整理、保管和利用，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實性和準確性原則：試驗檔案資料應如實反映試驗過程和結(jié)果，數(shù)據(jù)準確可靠，嚴禁偽造、篡改檔案資料。3.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的試驗檔案資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理部門應建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用試驗檔案資料。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善試驗檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責試驗檔案資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責建立試驗檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的檢索和利用效率。4.負責對試驗檔案資料的保管情況進行定期檢查，確保檔案資料的安全和完整。5.負責按照公司規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部人員提供試驗檔案資料的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理工作。6.負責對到期或失去保存價值的試驗檔案資料進行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。（二）試驗部門職責1.負責本部門試驗檔案資料的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.負責對本部門試驗人員進行檔案資料管理知識培訓，提高試驗人員對檔案資料管理工作的認識和重視程度。3.負責在試驗過程中嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范填寫試驗記錄、報告等資料，確保資料的真實性和準確性。4.負責配合檔案管理部門做好試驗檔案資料的整理、歸檔和查閱等工作。（三）其他部門職責1.涉及試驗工作的其他部門應積極配合試驗部門和檔案管理部門做好試驗檔案資料的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在工作中形成的與試驗相關(guān)的檔案資料，應及時移交試驗部門或檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.試驗項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復等。2.試驗方案，包括試驗設(shè)計、試驗方法、試驗步驟、試驗儀器設(shè)備清單等。3.試驗原始記錄，包括試驗過程中的各項觀察記錄、測量數(shù)據(jù)、樣品采集記錄等。4.試驗報告，包括試驗總結(jié)報告、數(shù)據(jù)分析報告、試驗結(jié)果評價報告等。5.試驗儀器設(shè)備的使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、校準記錄等。6.試驗樣品的管理記錄，包括樣品的采集、制備、保存、流轉(zhuǎn)等記錄。7.與試驗相關(guān)的質(zhì)量文件，如質(zhì)量標準、檢驗操作規(guī)程等。8.試驗過程中產(chǎn)生的其他文件和資料，如會議紀要、往來信函、照片、圖表等。（二）收集要求1.試驗部門應指定專人負責試驗檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.試驗人員應在試驗過程中及時記錄試驗數(shù)據(jù)和相關(guān)信息，做到字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確，并妥善保管好原始記錄。3.試驗報告應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編寫，經(jīng)試驗負責人審核簽字后及時提交。4.對于外來文件和資料，如項目批復、質(zhì)量標準等，試驗部門應及時收集并進行登記。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的試驗檔案資料進行分類整理，按照試驗項目、文件類型等進行分類編號。2.對試驗原始記錄進行整理時，應按照試驗時間順序進行排列，并確保記錄的完整性和準確性。對于記錄中的錯誤或涂改，應按照規(guī)定的程序進行更正，并由更正人簽字確認。3.試驗報告應與原始記錄、試驗方案等相關(guān)資料進行配套整理，確保資料之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。4.對試驗儀器設(shè)備的使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、校準記錄等進行整理時，應按照儀器設(shè)備的類別和編號進行分類歸檔，并與儀器設(shè)備檔案相結(jié)合。5.對于試驗樣品的管理記錄，應按照樣品的名稱、編號、來源、去向等進行詳細記錄，并與試驗記錄、報告等資料相互印證。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.試驗檔案資料應在試驗項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成整理歸檔工作。2.歸檔的檔案資料應齊全完整，裝訂整齊，編目清晰，并按照規(guī)定的格式填寫檔案封面和目錄。3.檔案管理部門應對歸檔的試驗檔案資料進行質(zhì)量檢查，對不符合要求的檔案資料應及時退回試驗部門進行補充完善。（二）保管期限試驗檔案資料的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、重要質(zhì)量事故等具有長期保存價值的試驗檔案資料。2.長期保管：與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)，在一定時期內(nèi)具有參考價值的試驗檔案資料，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性的試驗檔案資料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.試驗檔案資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。電子檔案應建立嚴格的管理制度，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。3.檔案管理部門應建立試驗檔案資料臺賬，詳細記錄檔案資料的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱試驗檔案資料時，應填寫《試驗檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案資料查閱規(guī)定。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等，如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱試驗檔案資料時，應填寫《試驗檔案資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明理由。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。如因特殊情況需要帶出公司，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。4.借閱人員借閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.試驗檔案資料的鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同試驗部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、使用價值等因素進行綜合評估。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期或失去保存價值的試驗檔案資料進行清理，列出擬鑒定銷毀的檔案資料清單，并通知鑒定小組進行鑒定。2.鑒定小組對擬鑒定銷毀的檔案資料進行逐一審查，根據(jù)檔案資料的實際情況，確定其是否仍具有保存價值。對于仍具有保存價值的檔案資料，應重新確定其保管期限；對于確已失去保存價值的檔案資料，應填寫《試驗檔案資料鑒定銷毀審批表》，注明檔案資料的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字確認。3.《試驗檔案資料鑒定銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準后，方可進行銷毀處理。（三）銷毀方法1.對于紙質(zhì)試驗檔案資料，應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底，無法恢復。2.對于電子試驗檔案資料，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲設(shè)備進行物理損壞，防止數(shù)據(jù)恢復。3.檔案管理部門應安排專人負責試驗檔案資料的銷毀工作，并對銷毀過程進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀檔案資料清單等信息。銷毀記錄應保存[X]年。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應定期對試驗檔案資料的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.公司將試驗檔案資料管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案管理工