PAGE縣政府檔案三合一制度一、總則（一）目的為了加強縣政府檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本縣實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣政府各部門、各直屬機構(gòu)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣政府檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確，如實反映各項工作的實際情況。3.安全保密原則：加強檔案安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為縣政府各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案分類（一）文書檔案1.收文：包括上級機關(guān)文件、下級機關(guān)請示報告、平行機關(guān)函件等。2.發(fā)文：縣政府制發(fā)的各類文件、通知、通報等。3.內(nèi)部文件：縣政府各部門之間的工作往來文件、會議紀要等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.經(jīng)濟發(fā)展類：包括招商引資、項目建設(shè)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等檔案。2.社會事務(wù)類：涵蓋民政、教育、衛(wèi)生、文化等方面的檔案。3.行政管理類：如人事任免、機構(gòu)編制、財政財務(wù)等檔案。（三）專門檔案1.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。2.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件和數(shù)據(jù)。3.實物檔案：具有保存價值的獎?wù)?、證書、紀念品等。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案。（二）收集要求1.齊全完整：確保檔案收集的全面性，不得遺漏重要文件和資料。2.真實準確：收集的檔案必須真實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.整理規(guī)范：對收集的檔案進行初步整理，確保文件格式統(tǒng)一、字跡清晰。（三）收集時間1.定期收集：各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案收集整理完畢，移交至縣政府檔案室。2.即時收集：對于重要緊急文件和資料以及臨時性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理。四、檔案整理（一）文書檔案整理1.分類：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類。2.編號：對每份文件進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制文件目錄，包括文件編號、文號、標題、日期、責任者等信息。4.裝訂：將文件按照順序排列，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。（二）業(yè)務(wù)檔案整理1.按照業(yè)務(wù)流程分類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，對檔案進行詳細分類。2.建立檔案索引：編制業(yè)務(wù)檔案索引，方便查找和利用。3.數(shù)字化處理：對重要業(yè)務(wù)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）專門檔案整理1.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等資料進行分類編號，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并制作相應(yīng)的文字說明。2.電子檔案整理：按照電子文件管理要求，對電子檔案進行分類存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。3.實物檔案整理：對實物檔案進行登記造冊，注明名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案保管（一）保管場所縣政府設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案安全保管。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。具體劃分標準按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.定期檢查：定期對檔案進行檢查，確保檔案無損壞、無霉變、無蟲蛀等情況。2.安全防護：加強檔案室的安全管理，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。3.環(huán)境維護：保持檔案室適宜的溫濕度，確保檔案保存環(huán)境良好。六、檔案利用（一）利用范圍縣政府各部門及相關(guān)單位因工作需要，可查閱利用縣政府檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱者可到縣政府檔案室查閱紙質(zhì)檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還時間。3.復制：根據(jù)查閱者需求，可為其提供檔案復制服務(wù)，但涉及保密內(nèi)容的檔案需經(jīng)批準后方可復制。（三）利用審批查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報縣政府辦公室審核批準。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由縣政府辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限劃分標準，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出鑒定意見。2.小組審議：檔案鑒定工作小組對初步篩選的檔案進行審議，確定檔案的存毀意見。3.審批備案：鑒定結(jié)果報縣政府領(lǐng)導審批后，進行備案登記。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：對擬銷毀的檔案編制詳細的銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批簽字：銷毀清單經(jīng)縣政府領(lǐng)導簽字批準。3.現(xiàn)場監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)安排專人現(xiàn)場監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程