PAGE檔案四參加四同時制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案工作與公司各項業(yè)務(wù)活動同步規(guī)劃、同步組織、同步實施、同步考核，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中貫徹執(zhí)行“四參加四同時”制度的相關(guān)活動。（三）基本原則1.檔案工作與公司業(yè)務(wù)活動緊密結(jié)合原則，確保檔案能夠真實反映公司各項工作的歷史全貌。2.全過程管理原則，對檔案工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，做到無縫銜接。3.依法依規(guī)原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案四參加四同時制度的具體內(nèi)容（一）參加項目立項，同時提出項目文件材料的歸檔范圍和保管期限1.在公司各類項目立項階段，檔案管理部門應(yīng)及時介入，與項目負(fù)責(zé)人共同研究項目的性質(zhì)、任務(wù)、流程等，根據(jù)項目特點和公司檔案管理要求，提出該項目文件材料的歸檔范圍和保管期限建議。對于科研項目，應(yīng)包括項目申請書、研究計劃、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、成果鑒定材料等，保管期限根據(jù)項目重要性和相關(guān)規(guī)定確定，一般為長期或永久。對于工程項目，歸檔范圍涵蓋項目可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收文件等，保管期限根據(jù)工程性質(zhì)和使用年限確定，如基礎(chǔ)設(shè)施項目一般為長期，重要建筑項目可能為永久。對于營銷項目，包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等，保管期限根據(jù)營銷活動的時效性和對公司業(yè)務(wù)的影響程度確定，一般為短期至長期不等。2.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)將檔案管理部門提出的歸檔范圍和保管期限納入項目整體規(guī)劃，在項目實施過程中確保文件材料的收集、整理符合要求。（二）參加項目可行性研究和初步設(shè)計審查，同時審查項目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性1.檔案管理部門應(yīng)派專人參加項目可行性研究和初步設(shè)計審查會議，對項目文件材料進(jìn)行同步審查。審查項目前期文件是否齊全，如項目立項批復(fù)、環(huán)境影響評價報告等是否完整。檢查項目設(shè)計文件中的圖紙、說明等是否準(zhǔn)確表達(dá)設(shè)計意圖，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤。評估項目文件材料的分類、編號等是否符合邏輯，是否能夠全面反映項目建設(shè)過程，保證系統(tǒng)性。2.對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時與項目團隊溝通，提出整改意見，要求項目負(fù)責(zé)人在規(guī)定時間內(nèi)補充、完善或修正相關(guān)文件材料。（三）參加項目設(shè)備開箱驗收，同時檢查隨機文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，并做好登記1.在項目設(shè)備到貨開箱驗收時，檔案管理部門必須參與。對照設(shè)備采購合同和裝箱清單，檢查隨機文件材料是否齊全，包括設(shè)備操作手冊、維護(hù)手冊、合格證、質(zhì)量檢驗報告等。核對文件材料的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，與設(shè)備實際情況是否相符，如設(shè)備型號、技術(shù)參數(shù)等是否一致。2.驗收人員應(yīng)認(rèn)真做好登記工作，記錄設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、隨機文件材料名稱、數(shù)量、驗收情況等信息，形成設(shè)備開箱驗收記錄檔案。對于驗收不合格的設(shè)備及文件材料，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。（四）參加項目竣工驗收，同時審查項目檔案的整理質(zhì)量，并簽署檔案驗收意見1.檔案管理部門作為項目竣工驗收的重要成員之一，負(fù)責(zé)對項目檔案的整理質(zhì)量進(jìn)行審查。檢查項目檔案的分類是否合理，是否按照歸檔范圍進(jìn)行了科學(xué)分類。查看文件材料的編號是否規(guī)范，編目是否清晰準(zhǔn)確，便于查找和利用。審核檔案的裝訂是否整齊，紙張質(zhì)量是否符合要求，字跡是否清晰可辨。2.根據(jù)審查結(jié)果，檔案管理部門簽署檔案驗收意見。如檔案整理質(zhì)量符合要求，簽署“同意驗收”意見；如存在問題，應(yīng)明確指出問題所在，并要求項目團隊限期整改，整改完成后重新組織驗收。只有檔案驗收合格的項目，才能通過整體竣工驗收。三、檔案管理部門職責(zé)（一）組織協(xié)調(diào)1.負(fù)責(zé)組織檔案四參加四同時制度的貫徹實施，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，確保制度執(zhí)行的順暢。2.定期召開檔案工作協(xié)調(diào)會議，通報檔案四參加四同時制度的執(zhí)行情況，研究解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，部署下一階段的檔案管理工作任務(wù)。（二）業(yè)務(wù)指導(dǎo)1.為公司各部門提供檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的知識培訓(xùn)和操作指導(dǎo)。2.深入項目現(xiàn)場，對項目文件材料的形成、積累過程進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，確保項目文件材料符合歸檔要求。（三）監(jiān)督檢查1.對公司各部門檔案四參加四同時制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括項目文件材料的歸檔范圍是否準(zhǔn)確、保管期限是否合理、文件材料的完整性和準(zhǔn)確性是否達(dá)標(biāo)、檔案整理質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。對違反檔案四參加四同時制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）檔案驗收1.按照規(guī)定組織對項目檔案進(jìn)行驗收，制定詳細(xì)的檔案驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和程序。2.在項目竣工驗收前，對項目檔案進(jìn)行全面審查，確保檔案能夠真實、完整地反映項目建設(shè)全過程，為項目竣工驗收提供可靠的檔案支持。四、項目部門職責(zé)（一）明確專人負(fù)責(zé)1.各項目部門應(yīng)指定一名檔案管理專員，負(fù)責(zé)本項目文件材料的收集、整理、歸檔等工作，并與公司檔案管理部門保持密切聯(lián)系。2.檔案管理專員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉項目業(yè)務(wù)流程，能夠準(zhǔn)確判斷文件材料的價值和歸檔要求。（二）落實歸檔責(zé)任1.在項目實施過程中，項目部門各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時將各自工作中形成的文件材料收集齊全，移交檔案管理專員進(jìn)行整理。2.檔案管理專員負(fù)責(zé)對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保項目檔案的質(zhì)量。同時，按照檔案管理部門提出的歸檔范圍和保管期限，將整理好的檔案及時移交公司檔案管理部門歸檔。（三）配合檔案驗收1.在項目竣工驗收階段，項目部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的檔案驗收工作，提供完整的項目檔案資料，并協(xié)助檔案管理部門對檔案進(jìn)行審查。2.對于檔案驗收中提出的整改意見，項目部門應(yīng)組織力量進(jìn)行整改，確保項目檔案能夠順利通過驗收。五、檔案收集與整理（一）收集要求1.項目部門應(yīng)按照檔案管理部門提出的歸檔范圍，全面收集項目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、偽造或銷毀。對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.在項目建設(shè)過程中，各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)及時收集整理，并移交檔案管理專員，避免文件材料的散失或積壓。（二）整理方法1.檔案管理專員應(yīng)按照檔案分類方案對收集到的文件材料進(jìn)行分類，一般可按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進(jìn)行劃分。2.對每一類文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，如項目前期文件可編號為“XQ001”，設(shè)計文件編號為“SJ001”等。3.編制文件材料的目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、編號、日期、責(zé)任者等信息，確保編目清晰準(zhǔn)確。同時，對重要文件材料應(yīng)編寫摘要，以便快速了解文件內(nèi)容。4.將整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于長期保存。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。六、檔案保管與利用（一）保管措施1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進(jìn)行分類存放。永久檔案和長期檔案應(yīng)專柜存放，短期檔案可根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)存放。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的質(zhì)量不受影響。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.對于涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案培訓(xùn)計劃，針對公司各部門檔案管理人員和項目工作人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案意識和檔案管理水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案四參加四同時制度、檔案收集與整理方法、檔案保管與利用規(guī)定等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場指導(dǎo)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）考核機制1.建立檔案工作考核機制，將檔案四參加四同時制度的執(zhí)行情況納入公司各部門績效考核體系?？己藘?nèi)容包括項目文件材料歸檔的及時性、完整性、準(zhǔn)確性，檔案整理質(zhì)