PAGE檔案工作制度上墻文字一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的安全和完整。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交綜合管理部歸檔。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理利用。三、檔案的分類及編號（一）文書檔案1.分類按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的方式編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1件。（二）科技檔案1.分類根據(jù)項(xiàng)目類別、階段等進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。2.編號按照項(xiàng)目編號+檔案類別代碼+流水號的方式編號。例如：XMB01001，表示項(xiàng)目編號為XMB的第1類科技檔案。（三）會(huì)計(jì)檔案1.分類按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。2.編號采用年度+類別代碼+流水號的方式編號。例如：2023KZ001，表示2023年的會(huì)計(jì)憑證第1本。（四）人事檔案1.分類按照員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等類別進(jìn)行分類。2.編號采用員工工號+檔案類別代碼+流水號的方式編號。例如：001RS001，表示工號為001的員工人事檔案第1份材料。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、函件及資料。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司內(nèi)部的會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件材料，如論文、著作、專利等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行收集，確保無遺漏。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部，不得擅自留存。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書檔案按照分類方案進(jìn)行分類，對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷。2.科技檔案按照項(xiàng)目分類，對每個(gè)項(xiàng)目的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制項(xiàng)目檔案目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的要求，對會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、裝訂和編號。4.人事檔案按照人事檔案管理規(guī)定，對員工個(gè)人檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，建立人事檔案信息庫。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改或刪除。六、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)有綜合管理部人員在場監(jiān)督。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效證件，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的和期限，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向綜合管理部繳納一定的押金，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）檔案利用登記綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。(三)鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司主要職能活動(dòng)，是否對公司具有重要查考利用價(jià)值。2.檔案的保存期限是否符合國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在重復(fù)、虛假或不完整的情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)要求1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映公司檔案工作的實(shí)際情況。（二）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度形成量、累計(jì)存量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱、借閱