PAGE制定企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的具體業(yè)務(wù)操作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行整理、分類，并移交檔案管理部門(mén)。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全保密。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。4.積極開(kāi)展檔案的編研工作，為公司提供有價(jià)值的檔案信息。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的文件、證照等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等。3.公司內(nèi)部會(huì)議、工作會(huì)議形成的文件、記錄等。4.公司對(duì)外交往中形成的信函、傳真件、電子郵件等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。7.公司的工程建設(shè)檔案、設(shè)備檔案等。8.公司的聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保檔案的整潔、有序。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、工程管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放公司的各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在專門(mén)的音像設(shè)備或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的重要文件、證照，公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括公司的重要合同、協(xié)議，公司的重大決策文件，公司的人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括公司的一般性文件、報(bào)表，公司的日常工作記錄等，保管期限為[X]年。（四）檔案的清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整和安全。清查工作每年至少進(jìn)行一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的人員參加。（二）鑒定方法1.對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.公司外部單位因合法事由查閱公司檔案的。3.公司員工因個(gè)人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案的。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.公司外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.公司員工查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得涂改、損壞檔案。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的電子檔案收集齊全，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理。2.電子檔案的整理應(yīng)包括文件的命名規(guī)范、分類存儲(chǔ)等，確保電子檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.公司外部單位查閱電子檔案，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理部門(mén)提供必要的技術(shù)支持。（四）電子檔案的安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的正常運(yùn)行。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的聲像檔案收集齊全，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理。2.聲像檔案的整理應(yīng)包括對(duì)音像資料的分類、編號(hào)、編目等，確保聲像檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（二）聲像檔案的保管1.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門(mén)的音像設(shè)備或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。2.聲像檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保聲像檔案的安全。（三）聲像檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱聲像檔案，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.公司外部單位查閱聲像檔案，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理部門(mén)提供必要的技術(shù)支持。（四）聲像