PAGE信息建設(shè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息建設(shè)檔案管理，確保信息建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于信息資源的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與信息建設(shè)相關(guān)的項(xiàng)目檔案管理，包括但不限于軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、系統(tǒng)集成項(xiàng)目、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目等。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善信息建設(shè)檔案管理制度；指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目組的檔案收集、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)信息建設(shè)檔案的集中保管、維護(hù)和提供利用服務(wù)。2.項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本項(xiàng)目信息建設(shè)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作；確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交。3.各部門(mén)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，配合項(xiàng)目組做好相關(guān)資料的收集和整理工作；協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)信息建設(shè)檔案管理工作，各項(xiàng)目組分級(jí)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的管理。2.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)原則。確保信息建設(shè)檔案能夠全面反映項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.便于保管和利用原則。檔案的整理和保管應(yīng)便于查找和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案的形成與收集（一）項(xiàng)目啟動(dòng)階段1.項(xiàng)目組應(yīng)收集項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案等文件資料。2.明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員，制定項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃，確定檔案收集的范圍、內(nèi)容和要求。（二）項(xiàng)目實(shí)施階段1.各類(lèi)文件資料的形成項(xiàng)目組在開(kāi)展工作過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)形成各類(lèi)文件資料，包括項(xiàng)目文檔、技術(shù)文檔、會(huì)議紀(jì)要、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。項(xiàng)目文檔應(yīng)包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目總結(jié)等。技術(shù)文檔應(yīng)包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、程序代碼、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔、接口文檔等。2.文件資料的收集要求項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件資料提交給檔案管理人員，確保文件資料的齊全、完整。對(duì)于外來(lái)文件，如合作協(xié)議、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、用戶(hù)需求文檔等，項(xiàng)目組應(yīng)進(jìn)行登記、簽收，并及時(shí)歸檔。項(xiàng)目組應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行整理和核對(duì)，確保文件資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收階段1.項(xiàng)目組應(yīng)收集項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收文檔、驗(yàn)收意見(jiàn)等文件資料。2.檔案管理人員應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目組對(duì)驗(yàn)收相關(guān)文件資料進(jìn)行整理和歸檔，確保驗(yàn)收檔案的完整、準(zhǔn)確。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類(lèi)方法1.按照項(xiàng)目生命周期進(jìn)行分類(lèi)，可分為項(xiàng)目啟動(dòng)階段、需求分析階段、設(shè)計(jì)階段、開(kāi)發(fā)階段、測(cè)試階段及驗(yàn)收階段等。2.按照文件資料的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，可分為項(xiàng)目文檔、技術(shù)文檔、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）整理步驟1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，編制文件目錄。2.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保文件資料的整齊、牢固。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件索引，確保電子文件的可檢索性。（四）歸檔要求1.項(xiàng)目組應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)規(guī)則，對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、登記，并妥善保管。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢(xún)和利用。四、檔案的保管與維護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采用多種保管方式，如紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存，或進(jìn)行縮微處理等。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理水平。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱信息建設(shè)檔案。2.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)研等需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)信息建設(shè)檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部人員利用檔案填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的和所需檔案內(nèi)容。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好利用登記。2.外部單位利用檔案外部單位提交檔案利用申請(qǐng)函，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容及利用期限等。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)與外部單位簽訂檔案利用協(xié)議，并按照協(xié)議要求提供檔案。檔案管理部門(mén)對(duì)外部單位的檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定借閱期限和借閱范圍，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。4.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)專(zhuān)家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施