PAGE三農(nóng)團隊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強三農(nóng)團隊檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在三農(nóng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于三農(nóng)團隊全體成員在工作中形成的各類檔案，包括但不限于項目文件、調(diào)研資料、政策文件、會議記錄、培訓材料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：三農(nóng)團隊檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映三農(nóng)團隊的工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理三農(nóng)團隊在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及三農(nóng)團隊機密的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為三農(nóng)團隊成員提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定三農(nóng)團隊檔案管理制度并組織實施。2.負責三農(nóng)團隊檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的實體安全和信息安全。5.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，并辦理檔案移交手續(xù)。6.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高三農(nóng)團隊成員的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.對本部門形成的檔案進行分類整理，確保檔案的分類準確、編號規(guī)范、內(nèi)容完整。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.遵守檔案管理制度，在檔案形成過程中注意保護檔案的原始性和真實性。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.不斷學習檔案管理業(yè)務知識，提高檔案管理技能，積極參與檔案管理創(chuàng)新工作。4.協(xié)助檔案形成部門做好檔案的整理和立卷工作，對檔案形成過程進行指導和監(jiān)督。5.及時向檔案管理部門負責人匯報檔案管理工作情況，提出改進檔案管理工作的意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.三農(nóng)團隊開展的各類項目文件，包括項目申報書、立項批復、項目實施方案、項目總結報告、項目驗收材料等。2.三農(nóng)領域的調(diào)研資料，如調(diào)研報告、問卷調(diào)查、訪談記錄等。3.國家和地方出臺的有關三農(nóng)政策文件、法規(guī)規(guī)章、規(guī)范性文件等。4.三農(nóng)團隊組織召開的各類會議記錄、會議紀要、決議等。5.三農(nóng)團隊成員參加的培訓材料、學習心得、培訓證書等。6.三農(nóng)團隊與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同、往來信函等。7.三農(nóng)團隊獲得的榮譽證書、獎勵文件、宣傳報道等。8.其他與三農(nóng)團隊工作相關的重要文件和資料。（二）收集要求1.檔案形成部門應在工作完成后及時將檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，不得涂改、偽造、損毀。3.對收集的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類，剔除無關材料。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為項目檔案、政策法規(guī)檔案、會議檔案、培訓檔案、合作檔案、榮譽檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”，如“2023XM001”表示2023年的項目檔案第1號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應一式兩份，一份隨檔案保存，一份單獨裝訂成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，檔案架應標明檔案類別和編號范圍，便于快速查找檔案。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測量設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的保管方式。紙質(zhì)檔案應按照分類編號順序上架存放，電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地保存。2.對重要檔案應進行特殊保管，如采用專柜存放、加密存儲等方式，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。（三）保護措施1.防火：檔案庫房應安裝防火報警裝置，配備滅火器材，嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：檔案庫房應做好防潮措施，如安裝除濕設備、密封門窗等，防止檔案受潮霉變。3.防蟲：定期對檔案進行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取措施進行防治，如使用防蟲藥品、放置驅蟲物品等。4.防盜：檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等，加強安全防范，防止檔案被盜。5.防光：檔案庫房應采用防光窗簾、燈具等，避免檔案長時間暴露在陽光下，防止檔案褪色、老化。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合三農(nóng)團隊的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、價值等方面進行綜合分析，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值確定其保管期限。2.分析比較法：對同類檔案進行分析比較，參照以往的鑒定經(jīng)驗和標準，確定檔案的保管期限。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關領域的專家，聽取專家意見，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映三農(nóng)團隊主要職能活動和歷史面貌的，對三農(nóng)工作具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對三農(nóng)團隊工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。3.短期保管：短期保管的檔案保管期限為15年。凡是在較短時間內(nèi)對三農(nóng)團隊工作有參考價值的檔案，可列為短期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案管理部門負責人對檔案銷毀清冊進行審核，報三農(nóng)團隊負責人批準。3.經(jīng)批準后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并在檔案銷毀清冊上簽字。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應妥善保管，保存期限為永久。六、檔案的利用與服務（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和三農(nóng)團隊檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性、規(guī)范性。2.服務三農(nóng)原則：以服務三農(nóng)工作為宗旨，積極為三農(nóng)團隊成員提供檔案利用服務，滿足工作需要。3.保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，保護檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.三農(nóng)團隊成員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、有關單位因工作需要查閱、借閱三農(nóng)團隊檔案。3.因開展三農(nóng)研究、學術交流等活動需要查閱、借閱檔案。（三）利用方式1.查閱：三農(nóng)團隊成員可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。查閱檔案時，應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復制：如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可復制。復制檔案時，檔案管理人員應按照規(guī)定進行操作，確保復制件與原件一致，并在復制件上加蓋檔案管理部門印章。（四）服務措施1.建立檔案利用服務平臺，提供檔案在線查詢、借閱申請、檔案信息咨詢等服務，方便三農(nóng)團隊成員利用檔案。2.定期開展檔案利用效果跟蹤調(diào)查，了解三農(nóng)團隊成員對檔案利用服務的需求和意見，不斷改進檔案利用服務工作。3.加強檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、年鑒等，為三農(nóng)團隊成員提供更多的檔案信息服務。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的三農(nóng)團隊檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為三農(nóng)團隊成員提供便捷、高效的檔案信息服務。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對三農(nóng)團隊現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設：選用適合三農(nóng)團隊檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)備份與存儲：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲設備應異地保存。同時，建立數(shù)據(jù)存儲安全管理制度，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。4.信息安全保障：加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理、數(shù)據(jù)加密、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（三）信息化管理流程1.檔案錄入：檔案管理人員將紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描后的圖像信息錄入檔案管理系統(tǒng)，錄入內(nèi)容應準確、完整，與紙質(zhì)檔案一致。2.檔案分類編目：在檔案管理系統(tǒng)中對錄入的檔案進行分類編目，按照檔案分類標準和編號規(guī)則進行操作，確保檔案分類準確、編號規(guī)范。3.檔案檢索利用：三農(nóng)團隊成員可通過檔案管理系統(tǒng)進行檔案檢索和利用，檔案管理人員應及時提供幫助和支持。4.檔案數(shù)據(jù)維護：定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.三農(nóng)團隊成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督檢查小組應由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用及鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范化、標準化程度，如檔案分類、編號、編目、裝訂等是否符合要求。3.檔案管理設施設備的配備和使用情況，如檔案庫房的安全防護設施、溫濕度控制設備等是否正常運行。4.檔案信息化管理工作的開展情況，如檔案數(shù)字化進度、檔案管理系統(tǒng)的運行情況等。5.檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心，如檔案管理人員是否熟悉檔案管理業(yè)務知識，是否認真履行崗位職責。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對檔案管理工作進行全面檢查，檢查周期為[X]年。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督檢查小組不定期對檔案管理工作的某個環(huán)節(jié)或部分檔案進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或突發(fā)事件，開展專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）監(jiān)督檢