PAGE工會部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工會部門在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工會部門的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工會工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集和整理工會工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則。對涉及工會秘密、會員隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工會部門檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理工會部門的各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保證檔案存放環(huán)境符合要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.積極為工會工作提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助各部門查閱和利用檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會組織建設(shè)方面的文件，如成立批復(fù)、換屆選舉資料等。2.會員管理文件，包括會員入會、轉(zhuǎn)會、退會記錄，會員名冊等。3.職工權(quán)益維護(hù)相關(guān)文件，如勞動爭議處理記錄、職工訴求反饋等。4.工會活動策劃與組織文件，如活動方案、通知、總結(jié)等。5.經(jīng)費(fèi)收支文件，如預(yù)算、決算、報銷憑證等。6.與上級工會、其他單位的往來文件。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類。按照檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和來源進(jìn)行分類，如分為組織建設(shè)類、會員管理類、活動類等。2.編號。對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則。3.裝訂。對紙張較小、零散的文件進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。4.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及工會組織重大決策、重要?dú)v史事件記錄、職工權(quán)益重大事項(xiàng)等檔案。2.定期保管：分為[X]年、[X]年，具體期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。（三）檔案保管期限的劃分與鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。3.對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，并報工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益和工會權(quán)益。2.服務(wù)工會工作原則。以服務(wù)工會各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，積極為工會組織、會員和職工提供檔案信息服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則。查閱、借閱檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案的安全。（二）利用方式1.查閱。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.借閱。確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、利用目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工會部門檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的電子檔案進(jìn)行分類存儲，并編制電子檔案目錄。（三）信息系統(tǒng)功能1.檢索功能強(qiáng)大，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、日期、檔案類別等多種條件快速檢索到所需檔案。2.具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問相應(yīng)的檔案信息。3.支持檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等操作，并記錄操作日志。4.能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行備份和恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)安全。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.安排專人負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及工會秘密、會員隱私等重要檔案，實(shí)行專人專柜保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用，不得傳播。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案庫