PAGE機關(guān)文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)文件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則。文件檔案應(yīng)如實反映機關(guān)工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理機關(guān)工作中形成的各類文件檔案，保證其完整無缺。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件檔案進行保密管理。5.便捷利用原則。優(yōu)化文件檔案管理流程，提高檢索和利用效率，方便機關(guān)工作人員查閱和使用。二、文件管理（一）文件的起草與審核1.各部門負責(zé)文件的起草工作，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求和機關(guān)工作實際。2.文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。涉及多個部門的文件，應(yīng)進行會簽。3.重要文件或涉及重大事項的文件，需經(jīng)機關(guān)負責(zé)人審定后簽發(fā)。（二）文件的印發(fā)1.文件審核通過后，由辦公室統(tǒng)一編號、排版并印發(fā)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，避免浪費。2.文件印發(fā)時，應(yīng)加蓋機關(guān)印章，并注明印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等信息。3.對于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行印制和分發(fā)，嚴格控制知悉范圍。（三）文件的收發(fā)與登記1.辦公室負責(zé)文件的收發(fā)工作，設(shè)立專門的文件收發(fā)登記簿，對收到和發(fā)出的文件進行詳細登記。2.收到文件時，應(yīng)及時拆封，核對文件數(shù)量和完整性，并按照文件的緊急程度、密級等進行分類處理。3.對于上級機關(guān)發(fā)來的文件，應(yīng)及時呈送機關(guān)負責(zé)人閱批，并根據(jù)批示意見進行傳閱、辦理或存檔。（四）文件的傳閱與辦理1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確。傳閱過程中，應(yīng)做好簽收和登記工作，防止文件丟失或延誤。2.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)抓緊辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。對于需要回復(fù)的文件，應(yīng)按照要求及時起草回復(fù)文件，經(jīng)審核后報機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)。3.文件辦理過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要協(xié)調(diào)解決的事項，承辦部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)商，確保文件辦理順利進行。（五）文件的歸檔與保管1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，移交辦公室檔案管理部門。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.辦公室檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對歸檔文件進行整理、裝訂、編目等工作，并將其存入檔案庫房妥善保管。3.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件檔案的安全。同時，應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。三、檔案管理（一）檔案的收集1.檔案管理部門應(yīng)定期向各部門收集在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像等。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的收集工作，按照要求及時整理并移交本部門的檔案材料。對于重要的檔案材料，應(yīng)提前通知檔案管理部門進行收集。3.在收集檔案過程中，應(yīng)注意檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門進行補充或修正。（二）檔案的整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類方案進行整理。檔案分類應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。2.整理檔案時，應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和檢索。3.對于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，便于查閱和核對。（三）檔案的鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已歸檔的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.鑒定檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)認真審查檔案材料，形成鑒定意見，并報機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。（四）檔案的保管1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和類別，將檔案分別存放在不同的檔案庫房或存儲設(shè)備中。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編目、裝盒等整理工作，并按照檔案排列順序上架存放。同時，應(yīng)建立檔案檢索工具，便于查找和利用。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（五）檔案的利用1.機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用，限制知悉范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。4.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為機關(guān)工作提供參考和依據(jù)。同時，應(yīng)根據(jù)機關(guān)工作需要，及時提供檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用效率。四、保密管理（一）保密制度1.建立健全機關(guān)保密制度，明確保密工作的職責(zé)、范圍和要求。加強對機關(guān)工作人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確定密級和保密期限，并采取相應(yīng)的保密措施。3.加強對檔案庫房、辦公場所等重點區(qū)域的安全防范，安裝必要的保密設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備，防止文件檔案被盜、被篡改或泄露。（二）保密措施1.對涉密文件檔案應(yīng)實行專人專管，嚴格控制知悉范圍。涉密文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格按照保密程序進行操作。2.涉密文件檔案應(yīng)存放在專門的保密柜中，并加鎖保管。檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.在利用涉密文件檔案時，應(yīng)采取必要的數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)措施，確保信息安全。同時，應(yīng)嚴格按照審批程序進行查閱和復(fù)制，對復(fù)制件應(yīng)進行登記和管理。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對機關(guān)保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。2.加強對檔案管理部門工作人員的保密培訓(xùn)和考核，提高其保密業(yè)務(wù)水平。檔案管理部門工作人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。3.鼓勵機關(guān)工作人員積極參與保密工作，對發(fā)現(xiàn)保密問題或及時制止保密違規(guī)行為的人員，應(yīng)給予表彰和獎勵。五、信息化管理（一）文件檔案信息化建設(shè)1.推進文件檔案管理信息化建設(shè)，建立文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用。2.加強對電子文件的收集、整理、存儲和利用，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)建立電子文件與紙質(zhì)文件的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的一體化管理。3.利用信息技術(shù)手段，對文件檔案進行分類、編目、檢索等管理工作，提高文件檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)建立文件檔案信息共享平臺，方便機關(guān)工作人員查閱和使用文件檔案。（二）信息安全管理1.加強文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止信息泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。同時，應(yīng)制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.加強對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的文件檔案信息。同時，應(yīng)定期對用戶賬號進行清理和審計，防止非法用戶登錄系統(tǒng)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立文件檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份制度，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟