PAGE銀行檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于信貸檔案、會計(jì)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，涵蓋業(yè)務(wù)活動的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等符合實(shí)際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止丟失、損壞、泄密。5.便利性原則：便于檔案的整理、查閱、利用和保管。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.信貸檔案：包括貸款申請、審批、發(fā)放、回收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。2.會計(jì)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)合同檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議。4.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等資料。5.其他檔案：除上述類別外的其他業(yè)務(wù)活動相關(guān)檔案。（二）編號規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，確保檔案編號的唯一性。2.編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息。例如，信貸檔案編號為“XD[年份][順序號]”，會計(jì)檔案編號為“KJ[年份][順序號]”等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范。（二）整理方法1.按照檔案分類進(jìn)行整理，同一類檔案按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)流程順序排列。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案鑒定與保管期限確定（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定依據(jù)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際業(yè)務(wù)情況，確定檔案的保管期限。一般分為永久、定期（如3年、5年、10年等）。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的保管期限。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施。（二）保管方式1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份存儲，如電子檔案備份至光盤、磁帶等存儲介質(zhì)，并異地存放。（三）保管期限管理1.定期對檔案保管期限進(jìn)行檢查，對到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。2.對超過保管期限但仍有查考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本行內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有合法有效的證明文件，經(jīng)本行相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（三）利用管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括但不限于信貸檔案、會計(jì)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。（二）數(shù)字化流程1.掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備，對檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與檔案目錄進(jìn)行掛接，建立電子索引。4.存儲：將數(shù)字化檔案存儲至電子檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行備份。（三）數(shù)字化管理要求1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、利用和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案移交與交接（一）移交規(guī)定1.部門撤銷、合并或人員調(diào)動時(shí)，應(yīng)將所保管的檔案及時(shí)移交檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）交接程序1.檔案移交人員應(yīng)將檔案整理齊全，向檔案接收人員詳細(xì)介紹檔案情況。2.檔案接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對、清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)。九、檔案保密與安全管理（一）保密制度1.明確檔案管理人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，采取嚴(yán)格的保密措施。（二）安全管理措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)