PAGE員工檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司員工檔案由人力資源部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.保密原則：對(duì)員工檔案中的個(gè)人信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)：包括最高學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件及學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。3.身份證復(fù)印件：?jiǎn)T工身份證正反兩面復(fù)印件。4.入職登記表：記錄員工入職時(shí)填寫(xiě)的各項(xiàng)信息。5.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同。（二）員工培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃：公司為員工制定的培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)記錄：?jiǎn)T工參加各類(lèi)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績(jī)等。3.培訓(xùn)證書(shū)：?jiǎn)T工獲得的培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件。（三）員工考核檔案1.績(jī)效考核記錄：?jiǎn)T工月度、季度、年度績(jī)效考核結(jié)果及考核評(píng)價(jià)。2.晉升考核記錄：?jiǎn)T工晉升時(shí)的考核記錄，包括考核內(nèi)容、考核成績(jī)、考核結(jié)論等。3.獎(jiǎng)懲記錄：?jiǎn)T工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰記錄，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、處罰原因、處罰時(shí)間等。（四）員工薪酬福利檔案1.工資表：?jiǎn)T工每月的工資發(fā)放明細(xì)。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：?jiǎn)T工獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)金發(fā)放記錄。3.福利記錄：?jiǎn)T工享受的各項(xiàng)福利待遇記錄，如社保、公積金、年假、病假等。（五）員工職業(yè)發(fā)展檔案1.職業(yè)規(guī)劃書(shū)：?jiǎn)T工個(gè)人的職業(yè)規(guī)劃書(shū)。2.崗位變動(dòng)記錄：?jiǎn)T工崗位變動(dòng)的記錄，包括變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)原因、新崗位名稱(chēng)等。3.職業(yè)技能鑒定記錄：?jiǎn)T工職業(yè)技能鑒定的記錄，包括鑒定時(shí)間、鑒定等級(jí)、鑒定證書(shū)等。（六）其他檔案1.離職手續(xù)辦理記錄：?jiǎn)T工離職時(shí)的離職手續(xù)辦理記錄，包括離職申請(qǐng)、離職面談?dòng)涗?、工作交接清單等?.特殊情況記錄：如員工工傷、患病等特殊情況的記錄。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集員工檔案材料，確保檔案材料的及時(shí)更新。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合人力資源部門(mén)，及時(shí)將員工的相關(guān)檔案材料移交至人力資源部門(mén)。3.員工本人應(yīng)按照公司要求，及時(shí)提交個(gè)人檔案材料，如學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)證書(shū)等。（二）檔案整理1.人力資源部門(mén)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案內(nèi)容的不同類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)、裝訂。2.檔案材料應(yīng)保持整潔、完整，如有破損、缺失應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和補(bǔ)充。3.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案內(nèi)容及存放位置，便于查閱和管理。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的員工檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份檔案應(yīng)與原件分開(kāi)存放，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入檔案室的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱員工檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱員工檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱檔案期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人力資源部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱審批流程1.查閱或借閱申請(qǐng)人填寫(xiě)申請(qǐng)表。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。4.檔案室根據(jù)審批結(jié)果提供查閱或借閱服務(wù)。六、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)員工檔案中的個(gè)人信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個(gè)人泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反檔案保密制度給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立員工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱和借閱等功能。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪(fǎng)問(wèn)、篡改和刪除。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工檔案超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致部分員工檔案不再需要的，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.人力資源部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門(mén)會(huì)同檔案管理人員共同對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.對(duì)確認(rèn)無(wú)誤的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等，由