PAGE水電工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水電工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為水電工程建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有水電工程項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收至運(yùn)行維護(hù)全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)水電工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門、各項(xiàng)目參建單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范原則檔案資料應(yīng)全面反映水電工程建設(shè)和管理的全過程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范，保持檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.有效利用、安全保密原則充分發(fā)揮檔案資料的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案資料的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司水電工程檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司水電工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定水電工程檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，明確檔案管理工作目標(biāo)和任務(wù)。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門、各項(xiàng)目參建單位的檔案收集、整理、歸檔和保管工作，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改意見。4.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂和保管公司水電工程檔案資料，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的真實(shí)性和完整性。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）項(xiàng)目檔案管理小組各水電工程項(xiàng)目應(yīng)成立項(xiàng)目檔案管理小組，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)組織制定項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確項(xiàng)目檔案管理的具體要求和流程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查項(xiàng)目各部門的檔案收集、整理、歸檔和保管工作，確保項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位之間的檔案管理工作，及時(shí)解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，對(duì)檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行審核，確保檔案符合驗(yàn)收要求。5.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將整理好的項(xiàng)目檔案資料移交公司檔案管理部門。（三）各部門職責(zé)1.工程管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔水電工程建設(shè)過程中的各類技術(shù)文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等工程技術(shù)資料。2.安全管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔水電工程建設(shè)過程中的安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理等安全管理資料。3.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔水電工程建設(shè)過程中的質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等質(zhì)量管理資料。4.物資管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔水電工程建設(shè)過程中的物資采購合同、物資到貨驗(yàn)收記錄、物資領(lǐng)用記錄等物資管理資料。5.財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔水電工程建設(shè)過程中的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、資金使用計(jì)劃、費(fèi)用報(bào)銷憑證等財(cái)務(wù)管理資料。6.其他部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔本部門在水電工程建設(shè)過程中形成的與項(xiàng)目相關(guān)的各類文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告等。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目規(guī)劃階段包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件資料。2.設(shè)計(jì)階段包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)交底記錄等文件資料。3.施工階段包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底記錄、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程變更通知、工程簽證單、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、材料設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部（分項(xiàng)）工程驗(yàn)收記錄、單位工程驗(yàn)收記錄等文件資料。4.調(diào)試階段包括調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告及相關(guān)技術(shù)文件等。5.竣工驗(yàn)收階段包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工驗(yàn)收備案表等文件資料。6.運(yùn)行維護(hù)階段包括設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、運(yùn)行日志、水質(zhì)檢測報(bào)告、安全運(yùn)行記錄等文件資料。（二）收集要求1.各部門、各項(xiàng)目參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、可靠，不得偽造、篡改。收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.對(duì)工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，并按照檔案管理要求進(jìn)行命名和分類。4.檔案資料的收集應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，做到隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理和歸檔，不得積壓。（三）整理原則1.遵循水電工程建設(shè)的規(guī)律和特點(diǎn)，按照項(xiàng)目建設(shè)程序和檔案形成的自然規(guī)律進(jìn)行整理。2.保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案資料能夠全面、系統(tǒng)地反映水電工程建設(shè)的全過程。3.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類按照水電工程檔案的形成階段、專業(yè)類別和載體形式等進(jìn)行分類。具體分類如下：項(xiàng)目前期文件設(shè)計(jì)文件施工文件調(diào)試文件竣工驗(yàn)收文件運(yùn)行維護(hù)文件聲像檔案電子檔案2.編號(hào)對(duì)分類后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法如下：項(xiàng)目前期文件：以“XQ”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、文件序號(hào)，如“XQ202301001”。設(shè)計(jì)文件：以“SJ”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、專業(yè)類別代碼、文件序號(hào)，專業(yè)類別代碼按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定設(shè)置，如“SJ20230101001”。施工文件：以“SG”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、分部（分項(xiàng)）工程代碼、文件序號(hào)，分部（分項(xiàng)）工程代碼按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定設(shè)置，如“SG20230101001”。調(diào)試文件：以“TS”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、調(diào)試階段代碼、文件序號(hào)，調(diào)試階段代碼按照公司規(guī)定設(shè)置，如“TS20230101001”。竣工驗(yàn)收文件：以“JY”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、文件序號(hào)，如“JY202301001”。運(yùn)行維護(hù)文件：以“YW”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、設(shè)備類別代碼、文件序號(hào)，設(shè)備類別代碼按照公司規(guī)定設(shè)置，如“YW20230101001”。聲像檔案：以“SX”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、聲像載體類型代碼、文件序號(hào)，聲像載體類型代碼按照公司規(guī)定設(shè)置，如“SX20230101001”。電子檔案：以“DZ”開頭，后面依次為年份、項(xiàng)目序號(hào)、文件類別代碼、文件序號(hào)，文件類別代碼按照公司規(guī)定設(shè)置，如“DZ20230101001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各項(xiàng)目參建單位應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交公司檔案管理部門。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案資料應(yīng)及時(shí)退回原部門或單位進(jìn)行整改，直至符合要求為止。3.歸檔的檔案資料應(yīng)一式兩份，一份由公司檔案管理部門保管，另一份根據(jù)需要移交相關(guān)部門或單位。（二）保管期限水電工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定執(zhí)行。1.永久保管的檔案資料項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件可行性研究報(bào)告環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告初步設(shè)計(jì)文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告竣工決算報(bào)告工程質(zhì)量保修書工程竣工驗(yàn)收備案表等。2.長期保管的檔案資料施工組織設(shè)計(jì)施工方案施工技術(shù)交底記錄施工日志工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄工程變更通知工程簽證單材料設(shè)備質(zhì)量證明文件材料設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)告隱蔽工程驗(yàn)收記錄分部（分項(xiàng)）工程驗(yàn)收記錄單位工程驗(yàn)收記錄等。保管期限一般為工程竣工后50年。3.短期保管的檔案資料一般性的會(huì)議紀(jì)要工作匯報(bào)請(qǐng)示報(bào)告等。保管期限一般為工程竣工后5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放索引，方便查找。2.聲像檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等載體進(jìn)行存儲(chǔ)，并按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、編目和分類。聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等條件。3.電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)和檢索。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案保管檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置、保管條件、數(shù)量、質(zhì)量等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。同時(shí)，應(yīng)建立檔案保管檢查記錄，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。五檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案資料的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)滿足公司各項(xiàng)工作的需要，為公司的決策、管理、生產(chǎn)、科研等提供可靠依據(jù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)定期催還借閱的檔案資料，確保檔案按時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案資料。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制記錄應(yīng)包括復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人員、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.重要檔案資料的查閱、借閱和復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和權(quán)威性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案資料進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性檢查檔案資料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。2.檔案資料的保管價(jià)值根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷檔案資料的保管價(jià)值，確定是否需要繼續(xù)保管。3.檔案資料的密級(jí)檢查檔案資料的密級(jí)是否符合國家有關(guān)規(guī)定，是否需要調(diào)整密級(jí)。（四）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限表，定期對(duì)到期檔案資料進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案資料進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案銷毀、延長保管期限或繼續(xù)保管的意見。3.檔案鑒定小組將鑒定意見提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)