PAGE科技檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的保管工作，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各類科技檔案的保管工作，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、技術(shù)合同檔案、設(shè)備儀器檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則科技檔案應(yīng)如實(shí)反映公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)等活動(dòng)的真實(shí)情況，不得擅自篡改、偽造。3.完整性原則保證科技檔案的內(nèi)容完整，涵蓋項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束的全過(guò)程資料，包括文件、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等各類載體。4.安全性原則采取有效措施確保科技檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、科技檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.科研項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)文件等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、用戶反饋等。3.技術(shù)合同檔案合同文本、技術(shù)協(xié)議、合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件等。4.設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書、操作規(guī)程、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他科技檔案與公司科技活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流材料、調(diào)研報(bào)告等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，分類編號(hào)。3.歸檔時(shí)間應(yīng)及時(shí)，一般在項(xiàng)目結(jié)束或任務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門在項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行收集、整理，填寫《科技檔案歸檔清單》。2.將整理好的檔案提交至公司檔案管理部門，檔案管理人員進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)。三、科技檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息，便于查找和管理。（三）保管方式1.按照檔案的類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存放，便于檢索和利用。2.對(duì)重要的科技檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。（四）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的日常巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。四、科技檔案的借閱（一）借閱范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可借閱科技檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫《科技檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后發(fā)放檔案，并做好借閱登記。（三）借閱期限一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。2.借閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。五、科技檔案的利用（一）利用方式除借閱外，科技檔案還可通過(guò)查閱、復(fù)制、咨詢等方式為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用流程1.利用部門或人員填寫《科技檔案利用申請(qǐng)表》，說(shuō)明利用目的、利用檔案的名稱和內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)利用需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好利用記錄。（三）統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)科技檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用方向等，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。六、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)科技檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)專家等人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)等工作的參考作用，以及是否涉及公司機(jī)密等。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用情況，是否還有利用需求。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理檔案，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷毀的檔案，填寫《科技檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方式對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱和數(shù)量等。七、科技檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司科技檔案保管工作制度的貫徹執(zhí)行，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的開(kāi)展情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等日常管理工作。2.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和安全存儲(chǔ)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)