PAGE檔案利用借閱制度制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的管理，規(guī)范檔案利用借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案利用借閱方面的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保檔案在利用借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)高效原則：在保證檔案安全的前提下，為公司各項工作提供及時、有效的檔案利用服務(wù)，提高工作效率。二、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展日常工作、進行項目研究、制定決策等過程中，需要查閱檔案資料以獲取相關(guān)信息和依據(jù)。2.員工因工作需要，在履行工作職責(zé)范圍內(nèi)，可利用檔案進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗借鑒、工作指導(dǎo)等。（二）利用方式1.查閱：員工可到公司檔案室查閱檔案資料，由檔案室工作人員提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.復(fù)?。簩τ诖_需留存檔案資料的，經(jīng)檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)后，可進行復(fù)印。復(fù)印時應(yīng)確保復(fù)印件清晰、完整，與原件內(nèi)容一致。3.摘錄：員工可根據(jù)工作需要，對檔案資料中的相關(guān)內(nèi)容進行摘錄，但摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得擅自更改或歪曲原意。（三）利用流程1.申請：利用檔案的部門或員工應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：申請表提交至檔案室后，檔案室工作人員應(yīng)進行審核，重點審核利用目的是否合理、利用范圍是否恰當(dāng)?shù)?。對于涉及重要檔案或機密檔案的利用申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批通過后，利用者憑有效證件到檔案室查閱檔案。檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、利用者姓名、檔案名稱及編號、查閱內(nèi)容等。4.歸還：利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。三、檔案借閱（一）借閱范圍1.因工作需要，確需將檔案帶出公司檔案室的，可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在工作必需的范圍內(nèi)，不得擅自擴大借閱范圍或用于非工作目的。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.對于重要檔案或機密檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況從嚴(yán)掌握，原則上不得超過[X]個工作日。（三）借閱流程1.申請：借閱檔案的部門或員工應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍、借閱期限等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：申請表提交至檔案室后，檔案室工作人員應(yīng)進行審核，重點審核借閱目的是否合理、借閱范圍是否恰當(dāng)、借閱期限是否符合規(guī)定等。對于涉及重要檔案或機密檔案的借閱申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱：經(jīng)審批通過后，借閱者憑有效證件到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員應(yīng)向借閱者發(fā)放《檔案借閱登記簿》，詳細記錄借閱檔案的名稱、編號、數(shù)量、借閱時間、借閱期限等信息，并要求借閱者簽字確認(rèn)。同時，檔案室工作人員應(yīng)向借閱者提供必要的檔案保管知識和注意事項。4.歸還：借閱期限屆滿前，借閱者應(yīng)按時將檔案歸還檔案室。檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時間。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如紙張老化、字跡褪色等。3.在檔案利用借閱過程中，利用者和借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的利用場所或借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。（二）保密管理1.公司檔案分為不同的密級，如絕密、機密、秘密等。檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案的密級進行管理，確保檔案信息不泄露。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要檔案，利用者和借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密風(fēng)險，檔案室工作人員應(yīng)及時采取措施，如收回檔案、更換借閱者等，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案利用借閱情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查利用借閱手續(xù)是否齊全、檔案是否按時歸還、檔案安全保密措施是否落實等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將檔案利用借閱制度的執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對各部門及員工在檔案管理方面的工作進行考核評價。2.對于在檔案利用借閱工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰和獎勵；對于違反檔案利用借閱制度的部門和員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、經(jīng)濟處罰或紀(jì)律處分。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部